주식회사 델피스가 전신인 토요타 코닉 프로 주식회사는 2021년 1월에 토요타 자동차와 덴츠 그룹이 공동 투자하여 설립한 기업입니다. 주요 사업 분야는 토요타 자동차 및 토요타 그룹 등의 마케팅 서비스, 컨설팅 사업, 모빌리티 서비스 사업 등입니다.
토요타 코닉 프로가 설립될 당시에 코로나19 영향으로 재택근무를 시행하게 되었고, 새로운 직원들과 원활하게 업무를 시작하기 위해서는 원격을 활용한 소통이 필수였습니다. 하지만 그 당시는 거의 메일로 소통했기 때문에, 효율성 면에서 해결해야 할 문제가 있었다고 합니다.
따라서 토요타 코닉 프로는 업무 효율을 높이고 회사에 협업 환경을 조성하기 위해, Slack이라는 새로운 커뮤니케이션 플랫폼을 도입했습니다. 토요타 코닉 프로 기업 디자인 본부의 기업 디자인부 관리 팀 주임인 혼마 에이지 씨와 미쓰타케 히로시 씨에게 Slack 도입 과정에 관한 이야기를 들어 보았습니다.
원격으로 새 회사를 설립하는 어려움에 회사 외부로의 확장성이라는 승부수를 던지다
코로나19 시국에 새 회사를 세우기에 앞서, 토요타 코닉 프로의 IT 업무를 담당하는 기업 디자인부는 토요타 자동차와 덴츠 그룹에서 새로 합류할 직원들이 원격으로 활발히 소통할 수 있는 방법을 찾기 시작했습니다.
당시 토요타 코닉 프로의 전신인 델피스 시절에 도입한 클라우드형 커뮤니케이션 앱이 있었지만, 평소에 직원들은 이 앱보다 메일을 주로 사용했습니다. 새 회사 설립과 동시에 처음 만난 직원 간에 원활히 프로젝트를 진행하려면 메일이 아닌 새로운 커뮤니케이션 툴이 필요했습니다.
“새로 합류한 직원들과 원격으로 업무를 시작하려면 메일처럼 시간이 걸리는 정보 공유 방식이 아니라, 빠르고 개방된 정보 공유 방식으로 이뤄진 새로운 툴이 필요했죠.”라고 미쓰타케 씨는 그때를 회상합니다. 또, 신규 회사를 세운 이후 다른 토요타 그룹 기업과의 협업도 한층 강화되어, 회사 외부와도 활발하게 의사소통을 해야만 했습니다. 개방적인 소통 방식을 회사 외부로도 확장할 수 있다는 점이 결정적인 요인으로 작용하여, Slack 도입이 추진되었습니다.
“새로 합류한 직원들과 원격 환경에서 업무를 시작하려면 메일처럼 시간이 걸리는 정보 공유 방식이 아니라, 빠르고 개방된 정보 공유 방식으로 이뤄진 새로운 툴이 필요했죠.”
3개월간의 시범 도입을 통해 여러 문제점을 적극적으로 해결
이로써 신규 회사를 발족하는 2021년 1월을 기점으로 새로운 커뮤니케이션 툴인 Slack을 사내에 도입하기로 합니다. 혼마 씨와 미쓰타케 씨 두 사람을 중심으로 프로젝트 팀을 결성하여 Slack 도입을 추진했으며, 약 200명의 직원을 대상으로 3개월간 시범 체험을 진행했습니다. 토요타 코닉 프로 직원 수는 약 600명인데, 왜 그중 3분의 1만 Slack 체험에 참여했는지에 대해 질문하자, “많은 인원이 미리 체험하고 다양한 피드백을 미리 받아서, 정식 사용 시에 발생할 문제를 최소화하고자 했죠.”라며 미쓰타케 씨가 답했습니다.
기업 디자인부는 시범 도입 기간에 보안성 확보와 안정된 운용을 확립하는 데 주력했습니다. 부주의로 인한 정보 유출 및 제삼자의 악의적인 접근을 막기 위해 회사에서 제공한 기기에서만 Slack을 이용할 수 있도록 했고, 토요타 코닉 프로의 ID 관리 툴인 Azure AD와 연동하여 통합 인증을 사용하는 등 보안 대책을 세웠습니다.
“자사 정보 보안은 오늘날 IT 부서가 힘써야 할 중요한 업무 중 하나입니다. IT 담당자로서 보안 관리에 불안정한 요소가 없는지 확인해야 했죠.”(혼마 씨)
또, 시범 도입 기간 중 직원이 직접 사용자 등록을 하다 보니, 이에 대한 부담 및 실수가 발생했습니다. 예를 들어, 직원이 계정을 비활성화하지 않고 퇴사하면 퇴사 후 누군가 사내 정보에 접근할 위험이 있었습니다. 이러한 부분에 대해 미쓰타케 씨는 “시범 도입 기간 중 Slack 담당자가 Azure AD와 Slack 계정을 연동하여 직원이 퇴사했을 때 계정을 비활성화하면 된다는 아이디어를 주셨습니다. 이 방법을 통해 입사 시 개별적으로 사용자 등록할 필요가 없어, 정식으로 사용할 때 체력적, 심리적 부담이 줄어들고 안전한 운용 체제를 갖출 수 있었습니다. 이런 조언을 받을 수 있어 참 좋았습니다.”라고 말합니다. 이렇게 시범 도입 기간 내 검증을 거쳐, 2021년 5월부터 Slack을 정식으로 사용하게 됩니다.
Slack Connect를 사용하여 콘텐츠 제작 시 그룹 간 협업 가속화
토요타 코닉 프로는 Slack을 정식 사용하는 시점에 회사 외부와의 정보 공유 툴로서 Slack Connect도 사용하기 시작했습니다. Slack Connect를 사용하기 전에는 회사 외부와 공유하는 정보에 관한 가이드라인을 세우고, 안전한 정보 공유를 위한 의식를 고취시킬 방법에 대해 직원이 고민해야 했다고 합니다. 토요타 코닉 프로는 Slack Connect로 보안 위험성을 없애고, 사내뿐만 아니라 회사 외부와 정보를 공유하는 속도도 높여갔습니다. “Slack Connect에 접속하는 외부 고객사별로 접근 가능한 정보 권한을 설정할 수 있어서, 보안 면에서도 안심할 수 있습니다.”(미쓰타케 씨) 현재 토요타 코닉 프로는 콘텐츠 제작 시 그룹 간 정보를 공유할 수 있는 기능을 Slack Connect이 가진 가장 큰 장점으로 꼽고 있습니다. 토요타와 같은 우량 고객사이자 그룹 기업인 회사의 콘텐츠를 기획하고 편집할 때는 그룹 간의 협업이 매우 중요합니다. 기존에는 전화나 메일로 사내, 또는 외부와 소통했기 때문에 의견 조율에 시간이 걸릴 때가 많았다고 합니다. 하지만 지금은 Slack Connect를 통해 사내뿐만 아니라 회사 외부를 포함한 관계자 전원에게 정보를 때맞춰 공유할 수 있게 되었습니다. Slack Connect를 통한 그룹 간 정보 공유에 대해 미쓰타케 씨는 다음과 같이 이야기합니다. “Slack Connect라는 기반을 통해 정보 공유가 실시간으로 이루어지면서, 그룹 전체의 시너지 효과가 커진 것 같습니다. 앞으로 더 많은 곳과 Slack Connect를 통해 협업하려고 합니다.”
개방된 정보로 빠른 인수인계 및 협업 환경 조성
미쓰타케 씨는 메일과 Slack의 또 다른 점으로 정보의 개방성을 언급했습니다. “메일은 수신자만 정보를 확인할 수 있고, 하나의 메일에 여러 주제가 포함되어 있습니다. 하지만 Slack은 주제별로 채널이 정리되어 있어 알고 싶은 정보에 바로 접근할 수 있으며, 과거의 내용까지 확인할 수 있습니다. 그동안은 프로젝트에 새로운 직원이 합류하면, 몇 시간에 걸쳐 인수인계 미팅을 진행해야 했습니다. 하지만 Slack을 도입한 후로는 ‘이 채널의 대화를 읽어 두세요’라는 한 마디로 인수인계를 마칠 수 있습니다. 이것이 정말 큰 차이점이죠.”라고 미쓰타케 씨가 설명합니다. 또한, 정보가 개방되면서 사내 조직 간에 정보 단절의 벽이 허물어지는 효과도 생겼다고 합니다. 이에 대해 혼마 씨는 사장과 직원이 직접 소통하는 채널을 예로 들었습니다. 이 채널에서는 직원과 다른 임원을 포함한 관리자가 직접 참여하여 자유롭게 질의응답을 나눈다고 합니다. “경영진과 직원은 물론 직원들 간의 거리가 가까워진 것 같습니다. 직원들이 경영진과 대화할 때 느끼는 심리적 부담이 전반적으로 감소하면서, 사내 결속력이 좋아졌습니다. 이는 Slack이 다른 비즈니스용 툴보다 쉽고 재미있게 사용할 수 있어서 발생한 효과라고 생각합니다.”라며 혼마 씨는 Slack이 가져온 변화에 대해 말합니다.
향후 더 강한 추진력으로 업무 효율화 기대
토요타 코닉 프로가 예전에 다른 툴을 도입했을 때, 툴 사용을 강력히 권장했지만 업무에 깊이 활용되지는 못했습니다. 기업 디자인 부문은 이 때를 반면교사로 삼아, 직원에게 기존 툴에서 Slack으로 전환하도록 따로 요구하지 않았다고 합니다. 그 결과, Slack 도입 후 6개월이 지난 시점에 약 70%의 직원이 주 4회 Slack을 사용하게 되었으며, Slack은 토요타 코닉 프로의 표준 커뮤니케이션 툴로서 입지를 굳히게 되었습니다. 이에 대해 혼마 씨는 “직원들에게 Slack으로 전환할지의 여부를 선택할 수 있도록 결정을 맡긴 결과, 오히려 Slack 사용률이 급증했습니다. 사용하기 편리한 툴은 누구나 자연스럽게 찾게 된다는 사실을 깨달았습니다.”라고 말합니다. 마지막으로 미래에 대한 전망을 묻자, 미쓰타케 씨는 “업무 효율성이라는 원점으로 돌아가, Slack을 허브로 하여 파일 공동 편집, 근태 관리, 워크플로 등 다른 업무 앱 통합 등을 고려하고 시도해 보려 합니다.”라며 열의를 내비쳤습니다. 토요타 코닉 프로는 회사 설립 시기에 Slack을 도입하여 직원 단결력뿐만 아니라, 그룹사 간의 안전하고 빠른 정보 공유를 실현했습니다. 향후 진행할 새 프로젝트에도 추진력이 더해질 것으로 기대됩니다.
“직원들에게 Slack으로 전환할지의 여부를 선택할 수 있도록 결정을 맡긴 결과, 오히려 Slack 사용률이 급증했습니다. 사용하기 편리한 툴은 누구나 자연스럽게 찾게 된다는 사실을 깨달았습니다”
