Pour affronter la pandémie, beaucoup d’entreprises de l’Hexagone ont adopté le télétravail au pied levé. Face à une crise qui s’éternise, cette solution que certains pensaient provisoire est devenue une nouvelle norme. Or, selon une étude récente, 84 % des télétravailleurs déclarent vouloir continuer à télétravailler au moins quelques jours par semaine.
Dans ce contexte inédit, la communication interne doit faire peau neuve pour rester efficace. Tout comme le travail à proprement parler, les échanges en entreprise doivent s’adapter à l’ère du numérique. Cet enjeu est crucial, car à l’heure actuelle, 40 % des télétravailleurs observent une dégradation de la qualité du lien avec leurs collègues et 32 % d’entre eux disent souffrir d’un manque d’accompagnement.
Redéfinir les besoins
À l’échelle de l’entreprise, le passage au télétravail est un changement profond qui implique de revoir ses priorités. Pour une communication digitale réussie, il faut adapter ses modes de fonctionnement en présentiel au travail à distance. Pour bien cerner vos nouvelles contraintes, l’idéal est de dresser la liste des changements induits par la désertion des bureaux. Voici les questions que vous devez vous poser :
- Qu’est-ce qui n’est plus d’actualité ?
Exemples : la convivialité offerte par un lieu partagé, l’affichage d’informations dans les locaux (circulaires, comptes rendus du CE…), la gestion des salles de réunion, etc.
- Qu’est-ce qu’il faut revoir ?
Exemples : charte de travail, flexibilité des horaires, formation du personnel, etc.
- Qu’est-ce qui devient essentiel ?
Exemples : outils de communication digitale, annonces régulières sur la gestion de crise, gestion du matériel de télétravail, etc.
Il est fortement conseillé de consulter tous les services impliqués dans la chaîne de communication (ressources humaines, managers ou encore équipe informatique) pour avoir une vision claire et exhaustive des nouveaux besoins soulevés par le télétravail. Ces informations vous serviront de guide pour adapter la communication interne aux spécificités du travail à distance, choisir les outils qui vous aideront dans cette tâche et revoir la répartition du budget entre les différents postes de dépenses.
Choisir les bons outils
Pour adopter les bons outils, il faut d’abord analyser les modes de communication au sein de l’entreprise. Dans ce domaine, on opère une distinction entre la communication synchrone – qui englobe les échanges en temps réel comme les réunions, les discussions impromptues et les appels téléphoniques – et la communication asynchrone – qui regroupe tous les échanges en différé, notamment les e-mails et certains outils de messagerie pro.
Au bureau, c’est souvent la communication synchrone qui prime. Le problème ? On peut avoir le réflexe de vouloir transposer cette habitude au télétravail pour conserver un semblant de normalité. Pourtant, ce sont bien vos modes de communication qui doivent s’adapter au contexte de distanciation sociale, et non l’inverse.
Prenons un exemple concret. Au début de la crise, beaucoup de sociétés ont multiplié les visioconférences pour remplacer les échanges en présentiel. Aujourd’hui, les études démontrent que cette pratique est source de fatigue pour les salariés. La solution ? Substituer certaines de ces réunions par des modes de communication asynchrones. Le grand avantage, c’est que chacun pourra répondre quand il le souhaite, lorsque toute son attention sera disponible. Mieux que les e-mails, les plateformes collaboratives offrent la possibilité d’échanger dans des canaux de conversations prédéfinis, de marquer les messages comme lus/non lus, de définir des rappels, ce qui est très utile pour garder une traçabilité et une bonne coordination à distance.
En matière de communication digitale, la clé est d’agir avec méthode. Vous devrez tester différentes options et affiner vos réglages. Plutôt que de mettre au banc d’essais une multitude d’outils strictement synchrones ou asynchrones, nous vous recommandons d’opter pour une plateforme unique regroupant tous les modes d’échanges dont vous pourrez avoir besoin – appels audio, visioconférence, messagerie personnelle et discussions de groupe – et proposant un grand nombre d’intégrations. Vous pourrez ainsi optimiser votre communication digitale en un rien de temps sans avoir à jongler entre différentes solutions !
Miser sur la transparence
En situation de crise, une communication transparente en interne est plus que jamais essentielle. Informer les salariés sur les réussites, les objectifs, mais aussi sur les freins et les obstacles que rencontre l’entreprise, c’est renforcer leur engagement au travail. En exposant clairement votre stratégie, chacun aura à cœur de vous aider dans cette mission.
Pour cela, l’idéal est de créer une chaîne de communication ouverte rassemblant l’ensemble des effectifs qui servira non seulement à publier toutes les annonces de l’entreprise, mais aussi à répondre directement aux interrogations de chaque salarié. Pour fédérer tous les collaborateurs malgré la distance, vous pouvez également organiser une réunion générale par visioconférence, comme le fait régulièrement Twitter depuis que ses talents ont adopté le télétravail.
Lors de ces échanges, les salariés peuvent poser des questions aux animateurs et réagir en direct dans un canal dédié. À chaque fois, la participation affiche des taux record ! « C’est très transparent. Tout le monde peut prendre connaissance des questions et des réponses. Désormais, il semble difficile de fonctionner différemment », explique Jennifer Christie, responsable des ressources humaines chez Twitter. De plus, ce mode de communication digitale permet aux collaborateurs réservés de prendre plus facilement la parole. Résultat ? De nouvelles voix s’élèvent, et avec elles des idées et discussions très intéressantes. D’ailleurs, on observe ce même phénomène vertueux sur les canaux de chat.
Mais le télétravail, c’est aussi une occasion unique de faciliter la communication ascendante et transversale. En optant pour une plateforme qui permet de créer des ponts entre les équipes, vous pourrez renforcer le partage de connaissances, encourager la formation d’idées nouvelles et faciliter la résolution des problèmes. Comment faire ? Nous vous invitons à lire le témoignage de Hubspot, qui a mis en place une communication digitale placée sous le signe de l’ouverture et de la transparence.
Continuer à garder du lien
Le bureau est un lieu convivial. On y travaille, mais c’est aussi un espace de vie où chacun tisse des liens avec ses collègues. C’est pourquoi le travail à domicile est parfois source d’angoisse : pour 62 % de la population active, son inconvénient majeur est l’absence de cohésion. La bonne nouvelle, c’est qu’on peut passer au télétravail sans faire une croix sur le lien social !
Toutefois, pour maintenir un vrai sentiment d’appartenance, il faut s’en donner les moyens. Si les échanges informels se font naturellement dans un open-space, il n’en est pas de même lorsque chacun travaille de chez soi. Vous devrez activement encourager les discussions où chacun peut parler de tout et de rien. C’est d’ailleurs une condition essentielle pour veiller au moral des équipes : une préoccupation prioritaire pour 81 % des salariés.
On peut parfois l’oublier face aux affres de la crise, mais dans le cadre du télétravail, la communication digitale vise aussi à assurer la cohésion du personnel. Concrètement, cela passe par la mise en place de rituels qui viennent rompre l’isolement. Vous pouvez par exemple instaurer une pause-café virtuelle ou réserver une heure en fin de semaine dédiée aux discussions informelles (à la façon d’un after-work). Les managers peuvent aussi proposer une ligne de communication directe où chaque membre d’équipe est invité à s’exprimer dès qu’il en ressent le besoin.
Par exemple, chez Figaro Classifieds, les ressources humaines ont eu la bonne idée de créer un groupe de discussion consacré à la vie de l’entreprise. Des animations y sont fréquemment organisées et chacun peut participer, comme nous l’explique Justine Reure, chargée de développement RH : « L’idée était d’apporter un nouveau souffle pour être ensemble malgré les kilomètres qui nous séparent. Cuisine, sport, photographie, culture et loisirs pour petits et grands… Chaque jour, les collaborateurs découvrent des idées à reproduire ou des défis à relever. »
Demander l’avis de chacun
Comme le dit l’expression, Rome ne s’est pas faite en jour. Le télétravail est une transition qui nécessite un travail continu en amont comme en aval. Pour parfaire sa communication digitale et optimiser l’organisation du travail à distance, une seule solution : l’itération. Vous devez essayer de nouvelles choses et recueillir l’avis de vos collaborateurs.
Pour cela, nous vous conseillons de faire régulièrement le point avec vos équipes pour savoir ce qui fonctionne bien et identifier les zones à améliorer. Vous pouvez également vous fixer une période d’essai de quelques semaines et dresser une liste d’objectifs quantifiables (taux d’engagement, participation aux visioconférences, nombre de messages envoyés, etc.) que vous utiliserez pour mesurer l’efficacité de vos efforts. Au sein de votre plateforme de communication, vous pouvez aussi créer un canal dédié aux retours et aux suggestions des collaborateurs afin de mieux comprendre leurs attentes. Pour aller encore plus loin, nous conseillons d’utiliser l’outil SurveyMonkey, qui est idéal pour réaliser des sondages et connaître l’avis de chacun.
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