轉型

未來工作藍圖

在彈性的原則下,工作會更加輕鬆、完善、有效率,甚至可能更有樂趣。

作者:Nadia Rawlinson2021 年 6 月 28 日圖片作者:Abbey Lossing

自從世界衛生組織宣布 Covid-19 進入全球大流行以來已經過了 500 天,這次疫情徹底改變了世界:雖然疫苗像是隧道盡頭的曙光,給許多人帶來希望,但是仍有不少人還在掙扎中。

在最平凡的工作中,幾乎所有人都要面對失落與渴望、無法解答的問題以及每天層出不窮的難題。但我們也打破了常規,摒棄了舊有慣例,改寫了我們曾經認為是牢不可破的工作規則。雖然起因是一場不幸的疫情,但我們也迎來了千載難逢的機會,重新思考和重塑我們的工作方式和地點。(劇透:辦公室與遠端工作孰優孰劣的爭論一直相持不下,但這並不是非黑即白的選擇題。) 當然,我們不會每天都到辦公室,但也不必扼殺所有相處的時間;未來工作更需要妥善運用數位工具,讓我們能夠在充實的工作與美好的生活之間取得平衡。

改變不是一件容易的事。改變整個世代更難,不僅對個人,社會來說,更是如此。我們習慣安於現狀,並在已知的事物當中尋求慰藉。但是當變革強加在我們身上時,有時會現出裂痕,而這就是曙光照進來的契機了。Slack 認為這是改善工作生涯的機會。我們目前的工作方式是偶然下的產物,但不必非得照這條路走。我們可以把握這個機會,用想像力和意志力重新塑造工作方式。在思考工作未來的樣貌時,不應該考慮恢復疫情前的工作方式,因為整個大環境改變太多了。在此同時,我們不該只是想辦法讓員工回到辦公室,或是幫助他們永遠在家工作,而是該因應員工的需求,不論他們在哪裡工作,都要協助他們以最合適的生活方式來實現最佳工作效率。Slack 認為數位優先的工作方式即是解決之道。

首先,我們知道:Slack 的 Future Forum (未來論壇) 顯示,有 93% 的知識員工希望工作時間更有彈性,而 76% 的人希望工作地點更有彈性總而言之,分散式工作已成常態。其他研究也得到相同的結論。我們也知道,在家工作一樣能維持工作效率、創造力和生產力。事實上,以全球規模數一數二的銀行和科技公司為例,儘管過去以辦公室作為營運據點,有些卻在去年憑藉遠端人力創造了破紀錄的利潤。

我們改變了工作地點、在 Zoom 會議中與意外出現的客串來賓打招呼,也有機會瞭解到同事比較人性化的一面。我們甚至找到更好的方法來平衡工作和生活。這是一種以數位優先的嶄新工作方式。換言之,無論在哪裡工作,我們都具備了因應的工具,得以兼顧效率和平衡。這不只是「在家工作」,而是能夠「樂在工作」。

在過去 16 個月裡,我看到人們努力貢獻所長,也意識到需要嶄新的工作方式。儘管凡事沒有十全十美,也尚未寫出真正的勝利方程式,但只要我們一直秉持對彈性包容性連結的追求,就能持續改善我們的工作與生活。

彈性

數位總部的重要性不下於實體總部,這是員工可以預期的。辦公室成為我們生產力工具箱的一把利器,但「數位優先」並不表示完全捨棄面對面的方式, 而是讓人們可以在最適合自己的時間和地點工作。盯著螢幕的時數或是進辦公室的人數不再是重要的指標;我們不該以僵化的標準和活動來衡量績效,而該以影響力與成果作為衡量標準。

我們有各種義務,無論是對於孩子、父母、朋友或喜好;我們有自己的生活;我們也享受努力工作與達成出色成果所帶來的平衡。與其從遠端進行微管理,我們需要的是自主的能力,以及優先考量新工具,以協助我們隨處以最合適的時程來保持連結和參與度,進而提高生產力和士氣。

包容性

透過分散式工作,我們就能將知識經濟中的機會擴展到一向處於邊緣的領域和族群。由於移轉為遠端的分散式工作型態,Slack 雇用從事遠端工作的少數族群 (URM) 較辦公室員工多出 50%。有別於傳統在「總部」進行的人才招聘,我們能深入發掘、廣納多元化的人才。不只如此,為了加強分散式型態的包容性,我們必須有意識地建立更明確的期望和更好的團隊習慣。透過透明的知識分享來營造公平的競爭環境,移除限制人才發展機會的障礙。

連結

Slack 是讓所有人串連在一起的樞紐,而關鍵就在於我們的數位總部。在頻道中進行公開透明的溝通,隨之而來的速度和敏捷性可以強化一致性、促進協作並建立連結,完全不受時區影響。但 Slack 只能提供工具,就像所有實用的軟體一樣,組織應該向員工灌輸正確的價值觀、建立防護機制並劃定警示區,以強化交流並減少干擾。

準則

Slack 致力於設計史上最好用的商業通訊工具,並精益求精,將未來的工作需求納入考量。我們相信這些後疫情指南 (如今已納入 Slack 指南) 可以幫助不同型態的公司形塑未來:

  • 以數位優先的管理團隊。我們的辦公室沒有專門的主管樓層,管理團隊將專心處理團隊活動和客戶互動。管理人員奉行每週少於三天辦公室時間的準則。
  • 舉辦面對面團隊聚會應該要有一個目的,例如建立團隊共識、啟動專案,或是其他提前規劃的活動,這些聚會要將彈性和可預測性互相結合。
  • 「一個簡單的登入動作,即可讓全員到齊。」大多數會議應該是分散和數位化的,並且登入即可參加。此外也應優先採用音訊,其次再考慮視訊
  • 團隊合作適合共享空間。雖然我們向來支援個人空間的需求,但辦公室是以團隊和客戶為中心。我們有必要測試和重新設計共享空間,以提供更加靈活的活動型工作環境,來支援團隊協作。
  • 重視非同步工具。Slack 透過頻道進行狀態更新和非同步工作,並使用「永不中斷的音訊」進行團隊聊天和臨時通話,以及透過手機進行一對一對話!
  • 所有員工都隸屬於一個「主要」團隊,其核心工作時間會與團隊時區綁定,並應定下團隊級的協議,以協調員工時間與無會議時間。例如,協作時間 (上午 10 點至下午 2 點)、專業工作時間 (週二至週四上午 9 點至上午 11 點) 或無會議時間。

要接納這種數位優先的做法並非一蹴可幾,而是有賴於持續推動,歷經不斷的試驗與發展才能看見改變。不同的員工會有不同的需求,不可能有一體適用的準則。但是有了新工具之後,我們就能讓同事之間保持連結,並且跨地點和時區參與彼此的工作。在彈性的原則下,工作會更加輕鬆、完善、有效率,甚至可能更有樂趣。我們都應該能夠「樂在工作」。

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