Konflikte am Arbeitsplatz mit offener Kommunikation vermeiden

Konflikte am Arbeitsplatz: Häufige Ursachen

Wo gehobelt wird, da fallen auch Späne. Das gilt auch für den Arbeitsplatz, wo unterschiedliche Menschen aufeinandertreffen und in verschiedenen Situationen miteinander zurechtkommen müssen. Daher ist es ganz natürlich, dass es im Arbeitsalltag mal zu Konflikten kommt. Zu den häufigsten Ursachen für Reibereien im Unternehmen gehören:

• Dauerstress: Neun von zehn Angestellten in Deutschland fühlen sich gestresst. Das hat eine Studie der Serviceplattform Wellnow ergeben. Gründe dafür sind etwa die zunehmende Erreichbarkeit auch außerhalb der Bürozeiten sowie das höhere Arbeitsaufkommen. Wer unter Dauerbelastung arbeitet und nicht genug Zeit zum Abschalten hat, erbringt auf Dauer schlechtere Leistungen und ist reizbarer.
• Mangelnde Kommunikation: Ein Mitarbeiter vergisst, ein wichtiges Datum in der Gruppenmail mitzuteilen, oder die Chefin drückt sich bei der Aufgabenverteilung nur vage aus. Schnell kann es zu Missverständnissen kommen, die die Abwicklung des Tagesgeschäfts beeinträchtigen und somit zu Stress und Spannungen führen.
• Unterschiedliche Ansichten: Ein Projekt-Team lebt von der Vielfalt seiner einzelnen Mitglieder. Doch nicht immer ist man sich einig – vor allem, wenn die individuellen Wertevorstellungen und Überzeugungen zu stark voneinander abweichen, kann es auch mal krachen.
• Fehlende Motivation: Unzufriedenheit, Frust und Nichterfüllung sind wahre Produktivitätskiller und zudem ansteckend. Nicht selten leidet gleich das gesamte Projekt-Team darunter, wenn jemand nicht mehr richtig bei der Sache ist. Und mit der allgemeinen Unzufriedenheit steigt wiederum auch das Konfliktpotenzial.

Warum ist offene Kommunikation am Arbeitsplatz zur Konfliktlösung so wichtig?

Grundsätzlich gilt: Konflikte verschwinden nicht von allein. Werden Probleme einfach unter den Teppich gekehrt, kommen sie an anderer Stelle wieder zum Vorschein und dann meistens in geballter Form. Besser ist es, Differenzen gleich aus dem Weg zu schaffen. Eine offene Kommunikation am Arbeitsplatz kann dazu maßgeblich beitragen. Die Vorteile sind so vielseitig wie attraktiv:

• Reduzierung von krankheitsbedingten Ausfällen: Dauerstress und Konflikte erschweren nicht nur den Alltag, sondern gehen auch auf die mentale Gesundheit. Laut einer von LinkedIn in Auftrag gegebenen Studie ist die häufigste Folge von Stress am Arbeitsplatz Anspannung (57 %), gefolgt von Unruhe (44 %) und Schlafstörungen (40 %).Wer dauerhaft übermüdet und gestresst ist, hat irgendwann sogar Probleme, zu regenerieren. Ein Zustand, den niemand lange aushält. Gesundheitsbedingte Ausfälle sind dann oft die Folge, was wiederum mehr Stress für die anderen Mitglieder bedeutet. Eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz hilft dir und deinem Projekt-Team dabei, rechtzeitig die Notbremse zu ziehen und euch bei Bedarf gegenseitig zu entlasten.
• Bekämpfung von Mobbing: Egal, in welcher Branche oder Unternehmensebene – Mobbing ist ein geläufiges und gravierendes Problem, das den betroffenen Personen sowie dem Unternehmen erheblich schaden kann. Oft bleibt der bzw. dem Betroffenen nichts anderes übrig, als zu kündigen. Laufende Aufklärungsarbeit, die Sensibilisierung für Mobbingfälle sowie die Förderung eines offenen Dialogs können dazu beitragen, dass es gar nicht erst soweit kommt.
• Bessere Leistungen: Glücklichere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten bessere Arbeit. Laut einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Staufen tragen dazu vor allem nette Kolleginnen und Kollegen bei. Kein Wunder, arbeitet man doch besser und motivierter in einem Umfeld, in dem man sich wohlfühlt.
• Bindung an das Unternehmen: Ein weiterer Vorteil einer offenen Kommunikation ist das Aufbauen von Vertrauen. Denn nimmt ein Unternehmen die Probleme und Bedürfnisse seiner Angestellten ernst, fühlen sich diese gut aufgehoben und darin bestärkt, sich im Fall von Konflikten auch die nötige Unterstützung zu holen. Das stärkt die Beziehung und mindert gleichzeitig das Risiko, dass eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter dem Unternehmen den Rücken kehrt.

5 Tipps für eine offenere Kommunikation am Arbeitsplatz

Die gute Nachricht: Man muss nicht immer einer Meinung sein, um erfolgreich zusammenarbeiten zu können. Eine gute Streitkultur kann sogar förderlich sein, um voranzukommen: Vor allem in der Planungsphase hilft es, unterschiedliche Ansichten miteinander zu vergleichen, etwaige Schwachstellen zu ermitteln und Vorschläge aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.

Aber Vorsicht: Streitkultur heißt nicht, um jeden Preis dagegen zu sein. Vielmehr geht es darum, Auseinandersetzungen auf einer konstruktiven, sachlichen Ebene zu führen. Hierbei ist die Pflege einer offenen Kommunikationskultur sinnvoll. Sie hilft dabei, Missverständnissen und unnötigen Konflikten vorzubeugen. Mit diesen 5 Tipps macht ihr den Anfang:

1. Transparenz ist das Zauberwort

Zu den Grundsteinen einer offenen Kommunikation am Arbeitsplatz gehört es, alle Beteiligten an einem Projekt auf dem Laufenden zu halten. So könnt ihr eure Zusammenarbeit besser koordinieren und Missverständnissen vorbeugen.

Hierzu stehen euch verschiedene digitale sowie analoge Möglichkeiten zur Verfügung: Kurze Standup-Meetings sind ideal, um euch schnell über die wichtigsten Neuerungen der Woche auszutauschen. Wichtige Eckdaten und Lieferfristen könnt ihr in einem gemeinsamen Gruppenkalender festhalten und Zusammenarbeitstools erleichtern die Koordination.

Extra-Tipp: Channels sind eine praktische Alternative zur Gruppen-E-Mail, um alle in ein neues Thema einzuweihen und einfach auf dem Laufenden zu halten.

2. Der Ton macht die Musik

Der Feierabend naht und du musst noch eine ganze Reihe von E-Mails beantworten. Selbst, wenn die Zeit knapp ist: Achte auch bei der schriftlichen Kommunikation am Arbeitsplatz stets auf einen freundlichen Ton und drücke dich klar und verständlich aus, damit deine Botschaft nicht falsch aufgenommen wird.

In der Alltagskommunikation sind auch Emojis erlaubt, die die Gestik und Mimik ersetzen und deine Nachrichten freundlicher wirken lassen. Wenn du ein besonders heikles Thema ansprichst, gilt erst recht: Vor dem Abschicken nochmal genau durchlesen, um möglichst wenig Raum für Interpretation zu lassen. Und im Zweifelsfall am besten das persönliche Gespräch suchen.

3. Zeige Gesicht

Videogespräche bieten eine gute Gelegenheit, eure Arbeit auch ortsunabhänig zu koordinieren. Im Sinne einer offenen Kommunikation solltest du dabei unbedingt deine Kamera einschalten. Denn deinen Gesprächspartnern und -partnerinnen in die Augen sehen zu können, fördert den Dialog und schafft Vertrauen. Außerdem können alle Teilnehmer und Teilnhemerinnen direkt sehen, wer etwas sagt – was vor allem bei größeren Video-Meetings von Vorteil ist.

Plus: Vor allem in Zeiten des Home-Office bekommt man zwischendurch auch mal witzige Einblicke in das Leben von Kolleginnen und Kollegen. Da kann es schon passieren, dass die Kinder des Chefs durch den Raum laufen oder die Katze auf die Tastatur springt. Die perfekte Gelegenheit, um zusammen zu lachen und sich auch mal über Privates auszutauschen.

4. Ehrlich währt am längsten

Eine offene Kommunikation am Arbeitsplatz bedeutet auch, miteinander ehrlich sein zu können. Dabei geht es weniger darum, unnötig verletzend zu sein: Dem Kollegen zu sagen, dass er heute schlecht aussieht, ist meist unnötig und hat wenig mit Aufrichtigkeit zu tun. Vorteile guter Kommunikation am Arbeitsplatz führen darum, allen Beteiligten das Gefühl zu geben, dass ihre persönliche Meinung respektiert und geschätzt wird. Denn vor allem bei der Findung wichtiger Entscheidungen ist es wichtig zu sagen, was Sache ist.

Auch nach Abschluss eines Projektes solltet ihr euch nochmal zusammensetzen und besprechen, was gut gelaufen ist, womit ihr nicht zufrieden wart und was man zukünftig besser machen könnte. So ist es einfacher, gemeinsame Lösungen zu entwickeln und im weiteren Verlauf Konflikten vorzubeugen. Übrigens: Ehrlichkeit muss nicht immer mit Kritik verbunden sein. Auch Lob gehört dazu und kann ein wahrer Motivations-Boost sein.

5. Einen kühlen Kopf bewahren

Falls es trotzdem mal knallt, solltest du den Konflikt nicht ignorieren – das geht selten gut. Besser ist es, eine Nacht darüber zu schlafen. Hilfreich ist es auch, erstmal aufzuschreiben, was dir durch den Kopf geht. So kannst du besser über die Situation sowie über dich selbst reflektieren und Ordnung in deine Gedanken bringen.

Anschließend solltest du zwecks schneller Klärung das Gespräch suchen. Höre deinem Gegenüber genau zu, um angemessen darauf reagieren zu können. Langfristig gesehen ist es für dich und dein Projekt-Team hilfreich, die eigenen Kommunikations-Skills zur Konfliktbewältigung für zukünftige Situationen zu schärfen und zu pflegen, z. B. im Rahmen regelmäßiger Workshops.

Erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz als Chance betrachten

Spannungen innerhalb des Teams sind im hektischen Alltag ganz normal. Wichtig ist, wie du und dein Projekt-Team mit Konflikten umgeht. Mithilfe einer offenen Kommunikation und der Wahrung eines respektvollen Umgangs miteinander könnt ihr unnötige Reibungen von vornherein vermeiden und besser einschätzen, wann es sich doch lohnt, miteinander konstruktiv zu „streiten“. Denn Konflikte bieten oft auch die Chance, aus den eigenen Fehlern zu lernen und sich weiterzuentwickeln.