Entschärfe Konflikte bei der Arbeit mit diesen Kommunikationsstrategien

Wenn ein Konflikt dein ansonsten positives Arbeitsumfeld negativ beeinflusst, ist es wichtig, schnell Maßnahmen zu ergreifen, um ihn zu lösen. Hier sind daher fünf Möglichkeiten, wie du mit Kommunikationsstrategien Probleme bei der Arbeit lösen und ein Gefühl der Kameradschaft und des gegenseitigen Respekts wiederherstellen kannst.

1. Lege Parameter für den entsprechenden Konflikt fest

Die Autorin und Beraterin für Team-Effektivität Liane Davey sagt, dass es für ein wettbewerbsfähiges, innovatives Unternehmen nicht nur normal, sondern auch gesund ist, dass es Spannungen zwischen verschiedenen Rollen und Abteilungen gibt – vor allem, wenn alle verstehen, wie diese Spannungen zu positiven Ergebnissen führen können.

Damit Mitarbeitende lernen, Konflikte anzunehmen, empfiehlt sie Führungskräften, ihr Projekt-Team durch diese Schritt-für-Schritt-Übung zu leiten:

• Zeichne einen Kreis und teile ihn in Bereiche ein, einen für jede einzelne Rolle
• Sprecht nun nacheinander über die verschiedenen Rollen, den Wert, den sie mit sich bringen, die Stakeholder:innen, zu denen sie gehören, und die Probleme, die sie lösen
• Sprecht über die besonderen Spannungen, die jede Rolle mit sich bringt; wen verärgern sie normalerweise und warum?

Laut Davey hilft diese Tätigkeit den Teammitgliedern zu erkennen, dass Konflikte aus einem bestimmten Grund existieren; sie dienen für ihre jeweilige Position einem bestimmten Zweck und bringen die Mitarbeitenden voran.

„Mit einem geschärften Bewusstsein und einer gemeinsamen Sprache wird dein Projekt-Team erkennen, dass vieles von dem, was es als zwischenmenschliche Reibereien interpretiert hat, in Wirklichkeit völlig gesunde rollenbasierte Spannungen waren“, sagt Davey. „Sie werden erkennen, dass Konflikte und Spannungen nicht das Gegenteil von funktionsübergreifenden Projekt-Teams sind, sondern einer ihrer größten Vorteile.“

2. Passe deine Kommunikationsstrategien an die unterschiedlichen Konfliktstile an

Genauso wie Menschen eigene Vorlieben hinsichtlich der Kommunikation haben, so gehen sie auch ganz unterschiedlich mit Konflikten um. Amy Gallo, Redakteurin bei der Harvard Business Review, sagt, dass es „Vermeidende“ gibt, die Konfrontationen aus dem Weg gehen, und „Suchende“, die brutale Ehrlichkeit und eine gute Debatte lieben. Ihre Ratschläge für den Umgang mit diesen verschiedenen Persönlichkeitstypen sind unter anderem folgende:

• Wenn du ein:e Vermeidende bist, fordere dich selbst heraus und sage deine Meinung – egal, wie unangenehm es sein mag. Wenn du mit einer Gruppe von Suchenden zusammen bist, musst du offen über deinen bevorzugten Kommunikationsstil sprechen – natürlich auf sensible Art und Weise.
• Wenn du ein:e Suchende bist und mit anderen Suchenden zusammenarbeitest, bereite dich im Voraus vor, damit du nicht unter Druck gerätst, aus dem Stegreif zu sprechen. Und wenn du mit Vermeidenden zusammenarbeitest, bleibe angesichts des langsameren Tempos des Gesprächs geduldig, höre zu und achte darauf, nicht zu herrisch zu wirken.

„Zu wissen, wie die andere Person in einer angespannten Situation normalerweise reagiert, ist eine nützliche Information“, sagt Gallo. „Lerne also den Stil deiner Teammitglieder kennen, wenn du sie noch nicht kennst.“

3. Reagiere nicht sofort

Wenn du selbst in einen Konflikt bei der Arbeit verwickelt bist – oder als Führungskraft schlichten musst – ist es wichtiger zuzuhören als zu reden und statt Antworten zu geben, Fragen zu stellen.

„Widerstehe dem Drang, in die Defensive zu gehen, und stelle stattdessen Fragen, die der anderen Partei Raum geben, sich zu äußern“, schreibt Harvey Deutschendorf, Experte für emotionale Intelligenz. „Indem du der anderen Person das Gefühl gibst, gehört zu werden, kannst du einen schlimmen Streit verhindern und eine echte Unterhaltung beginnen.“

Cinnie Noble, Coachin für Führungskräfte und Gründerin von Cinergy, stimmt dem zu. In einem Interview mit Forbes skizziert sie ein paar Schritte, die jede Führungskraft unternehmen sollte, wenn sie in einen Konflikt verwickelt ist:

• Übe dich im aktiven Zuhören, ohne Vermutungen anzustellen oder in die Defensive zu geraten. „Es ist eine wichtige Strategie, einfach zu sagen: ‚Erzähl mir mehr‘, bis die Person ihren gesamten Standpunkt dargelegt hat“, sagt Noble.
• Verschaffe dir etwas körperlichen und emotionalen Abstand, damit du an einen Punkt zurückkehren kannst, an dem rationale Problemlösungen, Entscheidungsfindung und kritische Reflexion möglich sind.

4. Denke „Aus dem Auge, aus dem Sinn“

Konflikte bei der Arbeit entstehen zwangsläufig im Arbeitsumfeld; deshalb ist es manchmal die effektivste Lösung für zwei streitende Teammitglieder, ein Gespräch abseits der Enge und der Auslöser im Arbeitsumfeld zu führen. Vielleicht stellen sie in einer zwanglosen Umgebung fest, dass sie mehr gemeinsam haben, als sie denken.

Das war die Erfahrung von John Rampton, Investor, Unternehmer und Gründer von Due, einer Online-Plattform für Rechnungs- und Zahlungsdienstleistungen. „Ich hatte beschlossen, einen Kollegen, mit dem ich aneinandergeraten war, nach der Arbeit einzuladen, um zu sehen, ob ein Gespräch außerhalb des Arbeitsumfelds uns helfen würde, die Dinge zu klären“, schreibt Rampton. „Am Ende des Abends haben wir zusammen gelacht wie alte Freunde. Diese Kameradschaft blieb uns für den Rest unserer gemeinsamen Zeit erhalten. Es hat sich herausgestellt, dass wir nur Zeit für uns gebraucht haben, um herauszufinden, was uns jeweils störte.“

5. Trainiere mitfühlendes Zuhören und deine kommunikativen Fähigkeiten

Eine der stärksten Kommunikationsstrategien im Umgang mit Konflikten ist es, Einfühlungsvermögen zu haben und deinen Teammitgliedern einen Vertrauensvorschuss zu geben. Schließlich weißt du nie, was bei anderen im Leben gerade passiert.

„Du hast in Wahrheit keine Ahnung, was die andere Person gerade privat durchmacht ... und emotional intelligente Menschen wissen, dass andere Leute vielleicht Probleme haben, die sie selber nicht verstehen können“, schreibt Deutschendorf.

Selbst wenn du die Worte oder Handlungen eines Teammitglieds als beleidigend empfindest, schlägt er vor, Empathie zu zeigen, indem du diese einfachen Schritte befolgst:

• Versuche, ohne neugierig zu sein, die Ursache des Problems zu finden. Vielleicht entdeckst du, dass es nichts mit dir zu tun hat. Und vergiss nicht, dass du vielleicht nie die ganze Geschichte erfährst.
• Wenn du ein besseres Gefühl dafür hast, worum es bei dem Konflikt eigentlich geht, überlege, wie du ihn lösen kannst, ohne dir von der anderen Person alles gefallen zu lassen. „Manchmal ist es durchaus sinnvoll, eine helfende Hand zu reichen, aber nicht beide“, sagt Deutschendorf.

Konflikte können dein Unternehmen stärker machen, aber nur, wenn sie in deinem Projekt-Team nicht zu Feindseligkeit und Negativität führen. Wenn die Lage angespannt ist, greifst du am besten auf konstruktive und einfühlsame Kommunikationsstrategien zurück, um das Problem zu lösen, anstatt selbst zu den Spannungen beizutragen.