FREE NOW steigert mit Slack die Produktivität und Zufriedenheit im Home-Office

Als FREE NOW 2009 an den Start ging, glaubten die beiden Gründer Niclaus Mewes und Sven Külper als Pioniere des Wandels an ihre Idee von myTaxi, wie das Startup damals noch hieß: Sie wollten das klassische Modell der telefonischen Taxi-Bestellung durch die direkte Vernetzung von Fahrern und Fahrerinnen mit Fahrgästen per Smartphone-App ablösen. Ihr Plan ist aufgegangen: inzwischen tragen 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens bei, der eine deutliche Sprache spricht: Fahrgäste können bei FREE NOW Fahrten in über 150 Städten in Europa buchen. Die FREE NOW App hat sich zu einer Plattform für “Mobility-on-demand” gewandelt und bietet neben Taxis auch Mietwagen mit Fahrerin oder Fahrer, Micromobility und Carsharing an.

Vor allem in den letzten Jahren ist FREE NOW kräftig gewachsen, was nicht zuletzt daran liegt, dass ständiger Wandel fest in der DNA des Unternehmens verankert ist: Startups mit einem disruptiven Geschäftsmodell sind ständige Anpassungen und Erweiterungen von Anfang an gewöhnt. Dennoch war das rasante Wachstum in nur wenigen Jahren auch eine Herausforderung, die ein hohes Maß an Agilität und eine Kultur der Offenheit erforderte, um auf Veränderungen dynamisch zu reagieren und Entscheidungen schneller und transparenter treffen zu können.

In unserer Webinar-Serie Pioniere des Wandels hat Frank Thelen mit Eckart Diepenhorst, Chief People and Communications Officer bei FREE NOW, unter anderem darüber gesprochen, warum es für das Unternehmen keinen Weg mehr zurück zu veralteten Arbeitsweisen gibt, wie es gelungen ist, im Home-Office nicht nur die Effizienz und Produktivität, sondern auch die Work-Life-Balance seiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu verbessern und welche Rolle Slack im Arbeitsalltag spielt.

Remote-Work schon vor dem Lockdown: Ein Testtag reichte als Vorbereitung

Welche Vorteile Agilität besonders in unsicheren Zeiten mit sich bringt, hat sich während der Pandemie gezeigt. Noch bevor der erste Lockdown im März 2020 die meisten Unternehmen weltweit dazu gezwungen hat, auf Remote-Work umzustellen, reagierte FREE NOW auf die sich abzeichnende Situation und schickte alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für einen Testtag ins Home-Office – mit sehr vielversprechendem Ausgang. Dieser eine Tag hat eindeutig bewiesen, dass sie sowohl die notwendige Infrastruktur als auch die nötige Kultur mitbringen, um komplett ortsunabhängig arbeiten zu können, ohne dabei den Unternehmenserfolg zu riskieren. „Erstmal mussten wir natürlich die Infrastruktur bauen und hatten das Riesenglück, dass wir diese zu 98 Prozent hatten. Als wir alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für einen Testtag ins Home-Office schickten, hat das gut geklappt. Wir sind gut aufgestellt und haben die Kommunikationstools und die nötige Kultur entwickelt, um nun 100 Prozent Remote-Work anbieten zu können”, so Diepenhorst. Diese Erkenntnis hat letztlich dafür gesorgt, dass fast alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von FREE NOW bereits eine Woche vor dem eigentlichen Lockdown zu 100 Prozent ins Home-Office wechseln konnten.

 

Produktivität und Zufriedenheit steigen mit Remote-Work

Als echter Pionier des Wandels passt FREE NOW im Laufe der Zeit verschiedene Dinge immer wieder an, um agil auf die aktuelle Situation, aber auch auf die Befindlichkeiten und Bedürfnisse der Beschäftigten zu reagieren. Zu diesem Zweck werden bei FREE NOW regelmäßig interne Umfragen zu den Auswirkungen von Remote-Work durchgeführt, um ein vollständigeres Bild der neuen Arbeitssituation zu bekommen. Die Umfragen unter Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen haben ergeben, dass die Produktivität und die Zufriedenheit im Home-Office gestiegen sind. Remote-Work hat vor allem einen positiven Einfluss auf die Work-Life-Balance.

Insgesamt ist das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für die Führungskräfte von FREE NOW ein großes Thema. So versuchen sie selbst mit gutem Beispiel voranzugehen, indem sie beispielsweise den Arbeitstag mit einem virtuellen Checkout beenden. Damit helfen sie ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, auch in den eigenen vier Wänden einen gesunden Rahmen für die eigenen Arbeitszeiten zu finden. Darüber hinaus hat FREE NOW schon zum Start des Lockdowns ein „Employee-Assistance-Programm“ eingeführt, mit dem sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in ganz unterschiedlichen Bereichen professionelle Hilfe holen können. Dabei spielen auch private Themen wie Home-Schooling oder Partnerschaft eine wichtige Rolle. Und auch das körperliche Wohlbefinden kommt nicht zu kurz: Damit die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Bewegung besser in den Arbeitsalltag integrieren können, wird im Vorfeld von Meetings angekündigt, ob sie eine oder mehrere Präsentationen enthalten werden. Ist dies nicht der Fall, dann haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Option, “on-the-go” – z.B. bei einem Spaziergang im Wald oder um den Block – teilzunehmen.

Alle jene Maßnahmen könnten zukünftig ein permanenter Teil der Unternehmenskultur werden, denn 98 Prozent der Belegschaft möchten auch zukünftig im Home-Office arbeiten. Allerdings möchten nur 4 von 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dies gerne zu 100 Prozent tun. Die Zukunft liegt also auch bei FREE NOW in hybriden Arbeitsmodellen, die die Freiheit und Flexibilität von Remote-Work mit der Vernetzung der gemeinsamen Arbeit an einem zentralen Ort verbinden.

Weniger und produktivere Meetings dank asynchroner Arbeit mit Slack

Als Slack eingeführt wurde, hatte FREE NOW noch ganz andere Anforderungen als heute. Die Gründer wollten möglichst lange den Pioniergeist eines Start-ups aufrechterhalten und eine offene und transparente Kommunikation mit „Wohnzimmer-Charakter“ etablieren. Mit dem starken Wachstum haben sich allerdings auch die Anforderungen verändert.

Slack ist mittlerweile zum Mittelpunkt der Unternehmenskommunikation geworden. Die Gespräche können lange nicht mehr in einem gemeinsamen Wohnzimmer stattfinden, sondern haben sich stattdessen in Slack-Channels verlagert. Heute ist Slack bei FREE NOW das Kernstück der asynchronen Arbeitsweise, die alle genau dann mit den für sie relevanten Informationen versorgt, wenn sie es brauchen. Das Kollaborationstool ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, gemeinsam Entscheidungen zu treffen, auch wenn sie zu unterschiedlichen Tageszeiten oder in anderen Zeitzonen produktiv sind. Wenn sich ein Mitarbeiter nachmittags etwa um seine Kinder kümmern muss oder wenn eine Mitarbeiterin morgens einen Arzttermin hat und beide im jeweiligen Zeitraum nicht an Meetings teilnehmen können, können sie die Meeting-Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt abrufen und ihren Teil dazu beitragen. Auch wenn beispielsweise ein Thema in einer größeren Gruppe diskutiert werden soll, wird dafür häufig kein Meeting mehr einberufen, sondern die Diskussion in einen Slack-Channel verlagert. Wir verteilen dort vorab Pre-Reads an das Team und treffen uns nur noch um Fragen zu besprechen und zu einem Ergebnis zu kommen. Dadurch sind wir schneller und effizienter geworden und arbeiten der Meeting-Fatigue entgegen”, so Diepenhorst.

FREE NOW arbeitet heute außerdem sehr viel mit Automatisierungen über Slack-Bots. In vielen verschiedenen Zusammenhängen lassen sich mit Slack-Bots und -Workflows sehr einfach wiederkehrende Aufgaben automatisieren, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wieder mehr Zeit für ihre Kernaufgaben zu geben. So kann die IT beispielsweise direkt in Slack Operation-Tickets sichten und bearbeiten, was die Effizienz stark erhöht. Auch in der Personalabteilung kommen mittlerweile einige Slack-Bots zum Einsatz, die Routineaufgaben übernehmen, weil man nicht mal eben zum Schreibtisch eines Kollegen oder einer Kollegin gehen kann, um sich einen Vertrag oder eine Bestätigung abzuholen. Sobald neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfangen, werden sie eingeladen, einem Slack-Channel beizutreten. Office Managerin Isabelle O’Keeffe hat für das Projekt-Team in Barcelona zum Beispiel den Channel #bcn-newstarters eingerichtet. Sie stellt dort neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor, fügt einige Hintergrundinformationen hinzu, und ihre neuen Kolleginnen und Kollegen heißen sie im Thread willkommen. Sie nutzt den Channel zudem auch, um sich jede Woche bei ihnen zu melden. „Es ist sehr wichtig, diesen ständigen Kontakt aufrechtzuerhalten, da es ganz anders als im Büro ist, wo man sie die ganze Zeit sehen würde. Slack ermöglicht es uns, diese Erfahrung so gut wie möglich nachzustellen”, so O’Keeffe.

Quick Wins für den Wandel: Was wir von den Pionieren des Wandels lernen können

FREE NOW gehört nicht zuletzt deshalb zu den Pionieren des Wandels, weil das Unternehmen aufgrund seiner agilen und offenen Kultur bereits bestens auf Remote-Work eingestellt war. Den Hamburgern ist es dabei sogar gelungen, die eigene Produktivität und Effizienz zu steigern – nicht zuletzt, indem es das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Mittelpunkt rückte. Auf dem Weg zum Erfolg ist FREE NOW einigen Leitsätzen gefolgt, die auch für andere Unternehmen richtungsweisend sein können:

• Bescheidenheit und Offenheit bei Entscheidungen: Führungskräfte müssen auch in unsicheren Zeiten klare Entscheidungen treffen. Aber sie sollten dabei agil bleiben und ihre Entscheidungen jederzeit offen hinterfragen und an die aktuellen Entwicklungen anpassen.
• Resilienz und Positivität: So spannend Veränderungen auch sind, sie sind auch immer wieder neue Herausforderungen, für die sowohl Individuen als auch Unternehmen eine gewisse Widerstandsfähigkeit und eine positive Grundhaltung benötigen.
• Fürsorge: Wer gerade in Zeiten großer Veränderungen und Agilität wichtige Entscheidungen trifft, sollte sehr genau beobachten, was sie bewirken – nicht nur für das Unternehmen, sondern auch auf persönlicher Ebene.