Einstieg in asynchrones Arbeiten mit Slack

Mit der zunehmenden Akzeptanz flexibler Arbeitszeiten und der Wiedereröffnung von Niederlassungen globaler Unternehmen auf der ganzen Welt neigen Angestellte dazu, sich so zu fühlen, als müssten sie immer einsatzbereit sein. Durch die Berücksichtigung unterschiedlicher Zeitpläne und Standorte kann dein Team arbeiten, wann und wo es am produktivsten ist. Aber wenn Projekte zu jeder Tages- und Nachtzeit laufen, kann es für alle eine Herausforderung sein, auf dem neusten Stand zu bleiben.

Studien des Future Forum zeigen, dass einer der größten Faktoren für eine positive Erfahrung mit Remote-Work die Möglichkeit ist, sich von geregelten Arbeitszeiten zu verabschieden und stattdessen flexiblere Arbeitszeiten einzuführen. Aber damit dieser flexiblen Arbeitszeiten funktionieren, müssen die anderen wissen, wann du verfügbar bist und wann nicht.

Aus diesem Grund ist es nicht nur notwendig, Unterhaltungen, Projekte und Kommunikationskanäle in eine asynchrone Umgebung zu verlegen, sondern zum Glück auch recht einfach. Schauen wir uns an, wie Slack so angepasst werden kann, dass es sowohl für dich als auch für deine Teammitglieder asynchroner wird.

Tipps für Statuseinstellungen, damit deine Kolleginnen und Kollegen Bescheid wissen

Um Ablenkungen außerhalb deiner Arbeitszeiten zu vermeiden, oder wenn du einfach Zeit brauchst, um dich auf deine Arbeit zu konzentrieren, ist es am besten, wenn du deine Verfügbarkeit bekannt gibst. Aus diesem Grund möchten wir dir hier drei Dinge vorstellen, die du in Slack umsetzen kannst, um Benachrichtigungen abzuschalten und gleichzeitig die Erwartungen der anderen zu erfüllen.

1. Teile deinen Standort durch einen benutzerdefinierten Status

Ein benutzerdefinierter Status ist eine schnelle Variante, um die aktuelle Verfügbarkeit anzuzeigen. Beispielsweise kannst du mit deinem Status ganz einfach mitteilen, wie viel du gerade zu tun hast, ob du abwesend bist, weil du deine Kinder betreust, oder auch, wann du am besten zu erreichen bist. Teammitglieder können anhand des Status feststellen, ob du gerade verfügbar bist oder entscheiden, ob sie Nachrichten hinterlassen wollen, ohne eine schnelle Antwort zu erwarten.

Bereitest du dich auf den Urlaub oder eine längere Abwesenheit vor? Nutze deinen Status, um die Leute etwa eine Woche im Voraus zu informieren, damit du keinen unnötigen Stress damit hast, ob du laufende Projekte während deiner Abwesenheit blockierst oder nicht.

2. Benachrichtigungen stummschalten mit „Bitte nicht stören“

Mithilfe der Einstellungen von Slack für Bitte nicht stören (DND) werden all deine Benachrichtigungen pausiert. Du kannst DND ad hoc ein- und ausschalten oder einen regelmäßigen Zeitplan festlegen, der deinen typischen Arbeitszeiten entspricht, z. B. Benachrichtigungen an Wochentagen zwischen 9 und 17 Uhr von Montag bis Freitag zulassen.

Andere können dir weiterhin Direktnachrichten (DM) senden oder dich in Channels erwähnen, aber sie sehen eine „Pausieren“-Anzeige, wenn es außerhalb deiner Arbeitszeiten ist, und du wirst nicht automatisch unterbrochen.

3. Nimm dir mit der Clockwise-App Zeit, um dich zu konzentrieren

Clockwise ist ein Kalendertool, das Besprechungen automatisch verschiebt und dabei Zeitblöcke eigens für konzentriertes Arbeiten reserviert. Die App für Slack aktualisiert deinen Benutzerstatus (inklusive des entsprechenden Emoji 💡🔕), um deine aktuellen Aufgaben mitzuteilen, wenn du in Meetings bist und wenn es außerhalb deiner Arbeitszeiten ist.

Tipps, um Benachrichtigungen für andere zu vermeiden

Viele Projekt-Teams verlassen sich viel zu oft auf DMs, vor allem für schnelle Fragen und Antworten. Das wiederum führt zu mehr Benachrichtigungen (die sich nach Feierabend stapeln können) und zu mehr siloartigen Informationen. Zum Glück gibt es ein paar grundlegende Schritte, die jedes Team unternehmen kann, um Benachrichtigungen zu reduzieren und gleichzeitig die Kommunikation offen zu halten.

1. Ersetze Kurznachrichten durch Emoji-Reaktionen

Emoji-Reaktionen sind die heimlichen Helden in Slack. Dadurch werden kurze Antworten wie „Okay, klingt gut“ oder „Ich schaue es mir jetzt an“ übermittelt, ohne übermäßige Benachrichtigungen auszulösen.

Angenommen, ein Partner, der am anderen Ende der Welt arbeitet, teilt ein Projektbriefing in deinem Team-Channel, zusammen mit einer Bitte um Feedback, und du bist offline. Eines deiner Teammitglieder, dessen Arbeitstag sich mit deinem überschneidet, kann die Nachricht mit einem 👀-Emoji markieren, um dem Partner zu zeigen, dass die Überprüfung im Gange ist. Wenn du am nächsten Tag wieder online gehst, siehst du sofort, welches Teammitglied gerade an der Aufgabe arbeitet.

2. Erst suchen, dann fragen

Wenn du eine Frage hast, ist dein erster Instinkt vielleicht, die Person zu fragen, die dem Thema am nächsten ist. Aber wenn dein Team über verschiedene Zeitzonen verteilt ist, kann es sein, dass eine schnelle Antwort nicht möglich ist – oder eigentlich auch gar nicht notwendig ist. Mache dich stattdessen mit der eigenständigen Suchfunktion in Slack vertraut.

Die Suche ist der schnellste Weg, um Dokumente für den Start eines Projekts zu finden, neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten oder den Kontext für eine Entscheidung herauszufinden, die schon Jahre zuvor getroffen wurde. Suchfilter und Modifizierer helfen bei der Eingrenzung der Ergebnisse. Probiere z. B. den Personenfilter aus, um Nachrichten von nur einer oder wenigen Personen zu suchen und/oder die Datumsoption, um die Ergebnisse auf einen einzigen Zeitraum zu beschränken.

Tipps zur Verbesserung der Gewohnheiten deines Projekt-Teams

Wenn Teams über Zeitzonen hinweg arbeiten, gibt es einige Änderungen und Ansätze, die gemeinsam vorgenommen werden können, um den Slack-Workspace besser an flexible Arbeitszeiten anzupassen.

1. Relaisantwort-Erwartungen auf Channel-Ebene

Verwende in Channels das Channel-Thema und die Channel-Beschreibung, um die Erwartungen für jeden, der beitritt, deutlich zu machen. Bei Channels, in denen mehrere internationale Teammitglieder zusammenarbeiten, könnte es sinnvoll sein, zu erwähnen, dass Antworten auf Fragen aufgrund von Zeitzonenunterschieden bis zu 12 Stunden dauern können. Wenn alle im Voraus informiert werden, neigen die Leute dazu, ihr Verhalten zu ändern und dringende Fragen auf ein Minimum zu beschränken.

2. Führe die Leute mit eindeutigen Channel-Namen durch das Unternehmen

Um Informationssilos und Blockaden zu vermeiden, muss dein Team so sehr wie möglich von DMs abrücken. Das bedeutet, klare, vorhersehbare Channel-Namen zu verwenden. Wenn du zum Beispiel für jedes Projekt einen eigenen Channel einrichtest, der mit dem Präfix #proj- gekennzeichnet ist, wissen deine Kolleginnen und Kollegen sofort, wo sie Fragen stellen können ... im Gegensatz zu einer DM an die Projektleitung, die vielleicht im Ausland sitzt und viele Stunden lang nicht erreichbar ist.

3. Führe ein Sichtungssystem auf Emoji-Basis ein

Hier bei Slack verwenden wir ein System aus drei Emojis, um die Priorität einer Anfrage zu bewerten, und wir bitten diejenigen, die Unterstützung anfragen, darum, eines davon an den Anfang des Beitrags zu setzen. Auf diese Weise weiß jeder in einem Channel, welche Anfragen wirklich dringend sind und welche warten können, bis die richtigen Leute verfügbar sind.

• 🔴 Sehr dringend: Diese Anfrage erfordert eine sofortige Antwort. Sie wird am häufigsten für fundamentale Fehler oder Probleme verwendet.
• 🔵 Nicht so dringend: Dies erfordert eine Antwort innerhalb eines Tages oder weitere Abklärung oder Anweisungen von den Prüfern.
• ⚪ Frage oder Klärung: Es bedarf weiterer Anleitung, um die nächsten Schritte zu unternehmen.

Die Reaktionszeiten, die mit jedem Emoji verbunden sind, werden wahrscheinlich von Team zu Team unterschiedlich sein, also achte darauf, ein Dokument zu pinnen, in dem diese erklärt werden, oder definiere sie in der Channel-Zielsetzung.

Angesichts flexibler Zeitpläne und der zunehmenden weltweiten Zusammenarbeit wird die asynchrone Zusammenarbeit immer wichtiger werden – und das kann eine gute Sache sein. Indem du anpasst, wie du und dein Team Slack verwendet, kannst du die Arbeit zu deinen Arbeitszeiten erledigen und dich darauf verlassen, dass deine Teammitglieder die Dinge im Griff haben, wenn du gerade nicht arbeitest.

Suchst du nach weiteren Möglichkeiten, das Arbeitsleben deines Projekt-Teams einfacher, angenehmer und produktiver zu gestalten, und das unabhängig davon, wann und wo deine Teammitglieder arbeiten? Lade unseren Leitfaden für den Aufbau eines besseren digitalen Arbeitsplatzes herunter.