Vers l’intégration des modes de travail asynchrones avec Slack

À mesure que les emplois du temps modulables s’imposent dans le monde du travail et que les grandes firmes, partout dans le monde, commencent à rouvrir leurs bureaux, une tendance semble s’imposer parmi les collaborateurs : ceux-ci ont l’impression de devoir en permanence pouvoir répondre présents. En combinant différents lieux et différents horaires de travail, les membres de votre équipe sont à même de travailler où et quand ils sont les plus productifs. Mais avec des projets qui avancent à toute heure du jour et de la nuit, il peut s’avérer difficile pour chacun des collaborateurs de garder le fil.

Les recherches menées par le consortium Future Forum indiquent que la possibilité de sortir du sacro-saint 9 h-17 h et d’adopter des horaires plus souples est l’un des aspects les plus appréciés dans le télétravail. Mais pour que ces horaires flexibles soient également pertinents pour le bon fonctionnement de l’entreprise, vous devez pouvoir indiquer à vos collègues les moments où vous êtes présent (et ceux où vous êtes absent).

Ces considérations étant établies, il est clair que la migration des conversations, des projets et des canaux vers un environnement asynchrone est indispensable. Fort heureusement, elle est aussi plutôt simple à mettre en place. Nous allons étudier comment vous pouvez modifier Slack, afin que vous-même ainsi que vos collègues profitiez d’un environnement davantage orienté vers le travail asynchrone.

Conseils pour que vos collègues sachent à quoi s’attendre lorsqu’ils vous contactent

La première chose à faire pour éliminer les sollicitations en dehors de vos heures de travail, ou s’il vous faut tout simplement une plage de tranquillité pour vous concentrer sur une tâche complexe, consiste à annoncer vos disponibilités. Voici donc trois choses que vous pouvez faire dans Slack pour désactiver les notifications tout en annonçant la couleur auprès de vos collègues.

1. Communiquez vos plages de disponibilité grâce à un statut personnalisé

Un statut personnalisé est un moyen d’indiquer instantanément votre disponibilité à un instant T. Vous pouvez ainsi indiquer simplement votre charge de travail actuelle, signifier que vous gardez votre enfant malade ou encore indiquer le meilleur créneau horaire pour vous contacter. Grâce à votre statut, vos collègues peuvent donc déterminer si vous êtes disponible et s’ils peuvent vous solliciter, ou bien s’ils vont vous laisser un message qui n’appelle pas de réponse immédiate ni de réaction particulière.

Vous partez bientôt en vacances ou bien serez prochainement indisponible pour une période prolongée ? Utilisez votre statut pour en informer au préalable vos collègues, idéalement une semaine à l’avance. Ainsi, vous n’aurez pas à vous soucier de savoir si votre absence va bloquer l’avancement des projets en cours.

2. Désactivez les notifications avec le mode Ne pas déranger

Les paramètres Ne pas déranger de Slack permettent d’interrompre l’ensemble des notifications que vous recevez. Vous pouvez activer et désactiver ce mode à l’envi, ou bien définir une programmation régulière calquée sur vos horaires de travail, par exemple autoriser les notifications les jours de semaine, entre 9 h et 17 h.

Les collaborateurs peuvent toujours vous envoyer des messages directs ou mentionner votre nom dans des canaux, mais si ceci est fait en dehors de vos horaires de travail, ils verront s’afficher une icône « Z », et de votre côté vous ne serez pas systématiquement interrompu.

3. Définissez des périodes de concentration maximale via l’application Clockwise

Clockwise est un outil de type agenda, qui planifie automatiquement les réunions en veillant à réserver des plages de concentration maximale pour l’utilisateur. La version de cette application pour Slack actualise votre statut utilisateur (ainsi que l’émoji correspondant 💡🔕) afin d’indiquer aux collaborateurs que vous travaillez actuellement sur une tâche, que vous êtes en réunion ou que vous n’êtes pas au travail en ce moment.

Conseils pour réduire le volume des notifications reçues par vos collègues

Beaucoup d’équipes ont trop systématiquement recours aux messages directs, le plus souvent pour des questions rapides appelant des réponses tout aussi rapides. Cela signifie autant de notifications reçues (pouvant s’accumuler au-delà des heures de travail) et un phénomène accru de cloisonnement des informations. Heureusement, il existe quelques mesures simples, applicables par toutes les équipes, pour maîtriser le volume des notifications tout en continuant à communiquer.

1. Privilégiez les réactions émoji aux messages brefs

Les réactions émoji sont les « héros de l’ombre » de l’expérience Slack. Elles permettent de signifier des réponses courtes, telles que OK, ça me semble bien, ou Je regarde ça tout de suite, sans engendrer trop de notifications.

Supposons qu’un partenaire dont les activités sont déployées à l’échelle mondiale, partage un énoncé de projet dans le canal de votre équipe, en demandant un retour à ce sujet, et que vous soyez hors ligne. L’un de vos collègues, qui travaille en décalé par rapport à vous, peut alors marquer le message d’un émoji 👀 afin d’indiquer au partenaire que sa demande est examinée. Lorsque vous vous connecterez le lendemain, vous saurez instantanément quel collaborateur s’est chargé de la tâche.

2. D’abord chercher, ensuite poser des questions

En cas de question, votre première réaction va probablement consister à envoyer un message direct à la personne la plus compétente sur le thème concerné. Mais si les collaborateurs de votre équipe sont répartis sur plusieurs fuseaux horaires, l’obtention d’une réponse rapide risque d’être impossible, voire superflue, selon le contexte. Prenez plutôt le réflexe d’utiliser la fonction de recherche en libre-service de Slack.

La fonctionnalité de recherche est le moyen le plus rapide pour accéder aux documents de la réunion de lancement d’un projet, pour aider une nouvelle recrue à atteindre son rythme de croisière, ou pour fouiller dans les éléments contextuels d’une décision pouvant remonter à plusieurs années. Les filtres et les opérateurs de recherche vont vous permettre d’affiner les résultats. Vous pouvez par exemple essayer le filtre Personnes, afin de cantonner la recherche de messages à un seul ou quelques collaborateurs, et/ou le champ Date, afin de n’afficher que les résultats correspondant à une période spécifique.

Conseils pour optimiser l’expérience asynchrone de votre équipe

Les équipes comptant des collaborateurs sur plusieurs fuseaux horaires peuvent engager collectivement différentes modifications et adopter différentes approches pour rendre l’espace de travail Slack plus en phase avec les horaires de travail flexibles.

1. Signifier les attentes en matière de réactivité directement au niveau du canal

Vous pouvez utiliser le thème et la description d’un canal pour spécifier sans équivoque la réactivité à attendre, de sorte que toute personne qui rejoint le canal en ait conscience. Ainsi, pour les canaux sur lesquels collaborent plusieurs personnes réparties à l’international, vous voudrez peut-être insérer une mention selon laquelle les réponses aux questions posées peuvent prendre jusqu’à 12 heures, en raison du décalage horaire. Si tout le monde est informé au préalable, les collaborateurs ont tendance à adapter leur comportement en fonction et à réduire au strict minimum les questions urgentes.

2. Orientez les personnes au sein de la structure organisationnelle, en adoptant des noms de canaux explicites

Pour éviter le phénomène de cloisonnement des informations et les obstacles au bon déroulement des projets, votre équipe doit autant que possible s’affranchir des messages directs. Cela suppose de définir des noms de canaux explicites et prévisibles. Ainsi, en créant un canal dédié pour chaque projet et en adoptant une structure cohérente pour les noms de canaux, par exemple avec le préfixe #proj-, vos collègues sauront aisément où poser leurs questions… Plutôt que d’inonder le chef de projet de messages directs, lequel peut en outre être basé sur un autre continent et ne pas être disponible avant plusieurs heures.

3. Optez pour un système de tri basé sur les émojis

Chez Slack, nous exploitons un ensemble de trois émojis pour définir la priorité d’une demande, et nous demandons aux personnes demandant une assistance d’insérer l’un de ces émojis au début de leur mémo. Ainsi, chacune des personnes inscrites dans un canal peut faire la distinction entre les demandes qui sont vraiment urgentes, et celles qui peuvent attendre le retour des principales personnes concernées.

• 🔴 Extrêmement urgent : cette demande requiert une réponse immédiate. On l’utilise le plus souvent pour les bugs ou problèmes de type « showstopper ».
• 🔵 Relativement urgent : cette demande requiert une réponse dans la journée, une clarification ou des directives de la part des examinateurs.
• ⚪ Question ou clarification : des informations d’orientation sont nécessaires pour pouvoir avancer.

Les temps de réponse associés à chaque émoji varieront très certainement selon les équipes. Assurez-vous donc d’épingler un document qui détaille ces temps de réponse, ou bien insérez les définitions telles que celles ci-dessus dans l’objectif du canal.

Avec la montée en puissance des horaires de travail flexibles et des projets collaboratifs menés à l’échelle mondiale, la collaboration dite « asynchrone » va elle aussi prendre de l’importance. Ce qui représente potentiellement un atout. En personnalisant la façon dont vous-même et votre équipe utilisez Slack, vous pouvez mettre activement votre temps à profit lorsque vous êtes au travail, tout en sachant que vos collaborateurs assureront l’intérim lorsque vous serez hors ligne.

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