Inicie um trabalho assíncrono com o Slack

À medida que os horários flexíveis se tornam mais aceitos e as empresas globais reabrem seus escritórios ao redor do mundo, a tendência é que os funcionários sintam que precisam estar sempre “conectados”. A adaptação a diferentes horários e locais possibilita que sua equipe trabalhe quando e onde ela será mais produtiva. No entanto, se projetos forem realizados em qualquer horário do dia e da noite, acompanhar esse ritmo pode ser um desafio para todos.

De acordo com uma pesquisa do Future Forum, um dos principais fatores que torna uma experiência de trabalho remoto positiva é a possibilidade de ter um horário mais flexível, em vez do clássico das 9h às 17h. No entanto, para que isso dê certo, é preciso avisar quando você estará ou não disponível.

Com isso em mente, transferir conversas, projetos e canais para um ambiente mais assíncrono é algo necessário e, felizmente, muito fácil. Veja o que fazer para tornar o Slack mais adequado para que você e sua equipe possam trabalhar de forma assíncrona.

Dicas para definir as expectativas com colegas de trabalho

Comunique sua disponibilidade. Esse é o primeiro passo para acabar com as distrações quando você estiver fora do horário de trabalho, ou se simplesmente tiver que realizar tarefas que exigem mais concentração. Veja três ações que você pode fazer no Slack para desativar as notificações e lidar com as expectativas das pessoas.

1. Compartilhe onde você está com um status personalizado

Um status personalizado é uma forma rápida de definir sua disponibilidade no momento. Você pode, por exemplo, indicar sua carga de trabalho atual, se está ausente para cuidar dos filhos ou o melhor horário para entrar em contato. Com o status, colegas de trabalho podem saber se você está disponível no momento ou se deverão deixar mensagens sem a expectativa de esperar respostas rápidas.

Está se preparando para tirar férias ou muitos dias de folga? Use seu status para informar as pessoas com mais ou menos uma semana de antecedência. Assim, você não precisa se preocupar se poderia atrasar projetos em andamento durante esse tempo.

2. Silencie as notificações com o Não perturbe

As configurações de Não perturbe (DND) do Slack pausam suas notificações. Você pode ativar ou desativar o aviso de Não perturbe em situações específicas ou definir uma programação de acordo com seu horário de trabalho normal. Por exemplo, permitir notificações nos dias da semana, das 9h às 17h de segunda a sexta-feira.

Outras pessoas podem continuar enviando mensagens diretas (MDs) a você ou mencionar você nos canais, mas vão ver um indicador de “soneca” fora do seu horário de trabalho, sem interromper você automaticamente.

3. Reserve um tempo de concentração com o app Clockwise

Clockwise é uma ferramenta de calendário que reagenda reuniões automaticamente, reservando blocos de tempo para tarefas que exigem mais concentração. O app para Slack atualiza o status do usuário (incluindo o emoji correspondente 💡🔕) para comunicar as tarefas atuais ou indicar quando você estiver em reuniões e fora do horário de trabalho.

Dicas para reduzir as notificações para outras pessoas

Com frequência, muitas equipes contam com as MDs, geralmente para perguntas e respostas rápidas. Isso gera mais notificações (que podem se acumular após o horário de trabalho) e informações em silos. Felizmente, há algumas etapas básicas que todas as equipes podem seguir para reduzir as notificações enquanto mantêm a comunicação aberta.

1. Substitua as mensagens curtas por reações de emoji

Reações de emoji são heróis silenciosos no Slack. Elas comunicam respostas curtas, como Perfeito ou Estou verificando isso agora, sem gerar uma quantidade excessiva de notificações.

Digamos que um parceiro que trabalha do outro lado do mundo compartilhe um resumo do projeto e um pedido de feedback no canal da sua equipe, mas você está off-line. Um dos seus colegas de equipe que trabalhar em um horário equivalente pode marcar a mensagem com um emoji 👀 para mostrar ao parceiro que a verificação foi iniciada. Quando você ficar on-line no dia seguinte, verá imediatamente qual colega de equipe está trabalhando na tarefa.

2. Pesquise primeiro, pergunte depois

Quando surge alguma dúvida, o primeiro instinto pode ser enviar uma MD a uma pessoa que tenha mais informações sobre o assunto. Mas se sua equipe trabalhar em fusos horários diferentes, pode não ser possível receber uma resposta rápida, ou talvez nem seja necessário fazer a pergunta. Em vez disso, familiarize-se com a função de pesquisa no Slack.

A pesquisa é a maneira mais rápida de localizar documentos para iniciar qualquer projeto, ajudar um novo funcionário a se atualizar rapidamente ou até mesmo encontrar o contexto de uma decisão tomada anos atrás. Filtros e modificadores de pesquisa ajudam você a restringir os resultados. Por exemplo, teste o filtro de pessoas para pesquisar mensagens de alguém específico ou de determinadas pessoas e/ou a opção de data para limitar os resultados a um único intervalo de tempo.

Dicas para melhorar os hábitos da sua equipe

Para as equipes que trabalham em fusos horários diferentes, há várias mudanças e abordagens que as pessoas podem fazer para tornar o workspace Slack mais adequado a horários de trabalho flexíveis.

1. Defina as expectativas de mensagem no canal

Nos canais, use o assunto e a descrição para definir as expectativas com clareza para todas as pessoas que entrarem neles. Nos canais onde vários colegas de equipe internacionais colaboram, talvez seja interessante mencionar que as perguntas podem ser respondidas até 12 horas depois devido às diferenças de fuso horário. Quando todas as pessoas são notificadas com antecedência, elas têm comportamentos diferentes e reduzem ao mínimo as perguntas urgentes.

2. Use nomes claros nos canais para direcionar as pessoas em toda a empresa

Para evitar informações em silos e obstáculos, sua equipe precisa evitar ao máximo o uso de MDs. Isso significa usar nomes claros e previsíveis nos canais. Por exemplo, quando você cria um canal dedicado para cada projeto, identificado claramente com o prefixo #proj-, fica fácil para que os colegas saibam onde fazer perguntas, em vez de enviar MDs ao líder do projeto, que talvez esteja indisponível por muitas horas por trabalhar no exterior.

3. Adote um sistema de triagem com base em emojis

Aqui no Slack, usamos um sistema de três emojis para classificar a prioridade de uma solicitação. Pedimos que as pessoas que solicitam assistência coloquem um deles no início de cada postagem. Dessa forma, todos no canal sabem quais solicitações são realmente urgentes e quais podem esperar até que as pessoas certas fiquem disponíveis.

• 🔴 Mais urgente: esta solicitação exige uma resposta imediata; usada com mais frequência para bugs ou problemas críticos.
• 🔵 Não tão urgente: exige uma resposta em um dia ou solicita mais esclarecimentos ou orientações dos responsáveis.
• ⚪ Perguntas ou esclarecimento: indica que orientações são necessárias para iniciar as próximas etapas.

É provável que os tempos de resposta associados a cada emoji variem em cada equipe. Portanto, fixe um documento explicando o sistema ou inclua as definições no objetivo do canal.

Com o aumento dos horários flexíveis e da colaboração mundial, o trabalho assíncrono só ganhará mais importância. Isso pode ser algo positivo. Personalizando a maneira como você e sua equipe usam o Slack, você pode agilizar o trabalho durante o expediente e ter a certeza de que seus colegas de equipe cuidarão de tudo quando você estiver fora do horário comercial.

Quer saber mais sobre como tornar a jornada de trabalho das equipes mais simples, agradável e produtiva, não importa quando ou onde elas estejam trabalhando? Baixe nosso guia para melhorar o local de trabalho digital.