Slack なら非同期型の働き方への移行も簡単

柔軟なスケジュールで働くことが浸透しつつある一方で、グローバル企業が世界各地のオフィスでの勤務を再開する中、メンバーは「常に対応できる状態」でいなければいけないと感じています。 さまざまなスケジュールや場所に対応できれば、チームは自分が最も効率的に働ける時間と場所で働けるようになります。しかし、昼夜を問わず 24 時間進行するプロジェクトの場合、すべてのメンバーが常に対応できるようにするのは困難です。

Future Forum の調査によると、ポジティブなリモート体験を構成する大きな要因の 1 つは、「9 時 5 時」の定時概念から解放され、より柔軟なスケジュールで働けることだとわかりました。ただし柔軟なスケジュールでうまく働くには、いつ仕事しているのか（いないのか）をチームに知らせる必要があります。

このような状況において、会話、プロジェクト、チャンネルを非同期的な処理に対応できる環境に移行することは、必要なだけでなく、実はとても簡単です。それでは、あなたとチームメンバーが非同期型で働くために Slack を利用する方法を見ていきましょう。

同僚に自分の状況を知らせるための Tip

勤務時間外に邪魔が入らないようにしたり、あるいは単に難しい作業に集中したりしたい場合、まずは自分の状況をチームに知らせましょう。そのために、通知をオフにすると同時に、チームに自分の状況を知らせるために Slack でできることを 3 つ紹介します。

1.カスタムステータスで自分の居場所を共有する

カスタムステータスを使用すれば、自分の状況を簡単に反映できます。例えば、現在の仕事状況や、育児や介護のために離席中であること、あるいは連絡にすぐ対応できるタイミングなどを簡単に共有できます。チームメンバーは、あなたのステータスを見て、今すぐに対応してもらえるか、あるいはすぐに回答をもらうことは期待せずにメッセージを残すかを判断できます。

休暇や長期不在の準備にもこれを利用できます。ステータスを使用して 1 週間ほど前に他の人たちに知らせることで、自分の不在中にプロジェクトに支障が出るかどうか悩まずに済みます。

2.おやすみモードを使用して通知をオフにする

Slack のおやすみモード（DND）設定は、すべての通知を一時停止します。DND のオン / オフを任意に切り替えることも、自分の通常の勤務時間に合わせて、例えば「平日（月～金）の午前 9 時から午後 5 時は通知を許可する」定期スケジュールを設定することもできます。

ほかのメンバーは引き続きあなたにダイレクトメッセージ（DM）を送信したりチャンネル内でメンションしたりすることは可能ですが、あなたの勤務時間外の場合は「スヌーズ」アイコンが表示され、通知は届きません。

3.Clockwise アプリで集中できる時間を作る

Clockwise は、ミーティングを自動的に移動させ、集中できる時間を作り出すカレンダーツールです。その Slack 用のアプリは、あなたが会議中の場合や、勤務時間外の場合に、ステータスと対応する絵文字 💡🔕 を更新してあなたの現在の作業を知らせます。

他のメンバーからの通知を減らすための Tip

多くのチームが DM に頼りすぎる傾向にあります。その多くは質問への回答をすぐにもらうためです。これは（勤務後に積みあがっている）通知を増やすことになり、また情報のサイロ化にもつながります。コミュニケーションをオープンにしながら通知を減らすためにすべてのチームで実施できる基本的な手順がいくつかあります。

1.短いメッセージを絵文字リアクションに置き換える

絵文字リアクションは Slack の陰のヒーローです。過剰な通知を発生させることなく、「OK」、「いいですね」、「今から見てみます」といった短い返事を返すことができます。

世界各地で仕事をするパートナーがプロジェクト報告をチームチャンネルで共有することになり、フィードバックをリクエストしていますが、あなたはオフラインだとします。その時間に勤務しているチームメンバーの 1 人が、メッセージに対して 👀 絵文字でリアクションすることで、パートナーにレビュー中であることを示すことができます。次の日にオンラインになった時に、どのチームメンバーが対応しているのかすぐにわかります。

2.まずは検索、質問はその後で

何か質問がある時には、そのトピックに詳しい人に DM を送りたくなるものです。しかし、チームが複数のタイムゾーンに分散している場合、すぐには回答をもらえないかもしれません。さらに言えば、必要ないのかもしれません。代わりに、Slack のセルフサービス検索機能を使いこなしましょう。

プロジェクトのキックオフ資料を見つけたり、新入社員が素早く知識を身につけたり、何年も前の決定に関するコンテキストを掘り起こしたり、いずれも検索するのが 1 番早い方法です。検索のフィルターとモディファイアを使って検索結果を絞り込むことができます。例えば、メンバーディレクトリフィルターを使って 1 人または複数の人からのメッセージを検索したり、対象期間オプションを使って結果をある期間に限定したりすることができます。その両方を組み合わせることもできます。

チームの行動を改善するための Tip

複数のタイムゾーンにまたがって働くチームの場合、Slack のワークスペースを柔軟な勤務スケジュールでより使いやすくするために、チーム全体で実施できる変更や手法がいくつかあります。

1.回答の見込みをチャンネルレベルで伝える

チャンネルのトピックと説明を使用して、参加しているすべての人に状況を明確に伝えます。複数の国のチームメンバーが共同作業しているチャンネルの場合、タイムゾーンの違いにより質問への回答が最大で 12 時間後になる可能性があることをメンションしておくとよいでしょう。事前に知らせておくことで、メンバーの振る舞いが変化し、緊急の質問は最小限に抑えられるようになります。

2.わかりやすいチャンネル名でメンバーを社内で誘導する

情報がサイロ化したり、阻害されたりしないように、チームは可能な限り DM を使用しないようにする必要があります。それはつまり、わかりやすく、予測可能なチャンネル名を使用するということです。例えば、#proj- プレフィックスをつけて明確にした各プロジェクトの専用チャンネルを作成すれば、同僚はどこで質問すればいいのか簡単にわかります。一方で、プロジェクトリーダーに DM を送っても、海外の拠点にいて、何時間も対応できないかもしれません。

3.絵文字ベースのトリアージシステムを導入する

Slack 社内では、3 つの絵文字を使ったシステムでリクエストの優先度を表しています。サポートをリクエストするメンバーは、投稿の先頭にいずれかを入力する必要があります。こうすることで、チャンネル内のすべてのメンバーは、「本当に」緊急のリクエストと、担当者が対応できるまで保留しておけるリクエストを区別することができます。

• 🔴 緊急 : 即対応が必要なリクエスト。プラットフォームの使用に影響を及ぼすような不具合や問題によく使われます。
• 🔵 緊急でない : 同日中の対応、またはレビュー担当者からの説明や指示が必要なリクエスト。
• ⚪ 質問や説明のリクエスト : 次のステップに進むためのアドバイスが必要なもの。

それぞれの絵文字に関連付けられる応答時間はチームによって変わる可能性が高いため、必ず説明の文書をピン留めするか、その定義をチャンネルの目的に組み込んでおきます。

柔軟なスケジュールと国を越えた共同作業が増えていくなか、非同期的な共同作業の重要性は増す一方です。これはよいことでもあります。あなたやチームが Slack を使用する方法をカスタマイズすることで、自分の勤務時間に確実に仕事を進め、勤務時間外には安心してチームメンバーに仕事をまかせることができます。

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