Relojes en diferentes zonas horarias que representan el trabajo asíncrono

Facilita el trabajo asíncrono con Slack

Cómo eliminar las distracciones fuera del horario laboral y dedicar tiempo a la concentración, tanto para ti como para tus compañeros de equipo

A medida que los horarios flexibles ganan adeptos y las empresas internacionales vuelven a abrir oficinas en todo el mundo, existe la tendencia a que los trabajadores sientan que tienen que estar siempre “conectados”. Ajustarse a los horarios y ubicaciones de tu equipo permite trabajar en los momentos y lugares en los que sea más productivo hacerlo; no obstante, si los proyectos avanzan sin descanso a cualquier hora del día (o de la noche), puede resultar complicado que todos sigan el ritmo.

Según un estudio de Future Forum, uno de los factores más decisivos para que la experiencia con el teletrabajo resulte positiva es la capacidad para despojarse de la rigidez del horario de oficina y, en su lugar, trabajar con un horario más flexible. Sin embargo, para que el horario flexible funcione, tienes que avisar a los demás de cuándo estás disponible (y cuándo no).

Teniendo esto en cuenta, trasladar las conversaciones, los proyectos y los canales a un entorno más asíncrono no solo es necesario, sino que, afortunadamente, resulta bastante sencillo. Veamos cómo puedes configurar Slack para que sea más asíncrono para ti y tus compañeros de equipo.

Consejos para establecer expectativas con los compañeros de trabajo

Si quieres evitar pensar en el trabajo cuando estás fuera de horario o si tan solo necesitas tiempo para concentrarte en una tarea compleja, empieza por comunicar tu disponibilidad. Para ello, aquí tienes tres opciones que puedes hacer en Slack para rechazar las notificaciones y gestionar las expectativas de los demás.

1. Comparte tu paradero con un estado personalizado

Un empleado selecciona uno de los estados personalizados que ha utilizado hace poco en Slack, entre los que se incluyen la prestación de cuidados, la pausa para el almuerzo, etc.

Un estado personalizado es una forma rápida de reflejar tu disponibilidad actual; por ejemplo, puedes indicar tu actual carga de trabajo, que estás ausente porque estás cuidando de alguien o las horas más apropiadas para contactar contigo. Los compañeros de equipo pueden utilizar tu estado para comprobar si estás disponible en este momento o si van a dejar mensajes sin esperar respuestas rápidas.

¿Estás preparando las vacaciones o una ausencia prolongada? Utiliza tu estado para informar a la gente con una semana de antelación, así no te estresarás pensando en si se bloquearán o no los proyectos en curso por tu ausencia.

2. Silencias las notificaciones con el modo No molestar

La configuración de No molestar de Slack pone en pausa todas tus notificaciones. Puedes activar y desactivar el modo No molestar para un fin determinado o establecer un horario regular que coincida con tu horario de trabajo habitual, por ejemplo, puedes permitir las notificaciones en días laborables entre las 9:00 y las 17:00 de lunes a viernes.

Cuando un usuario de Slack envía un mensaje a un compañero que está en modo No molestar, se le avisa de que el destinatario está ausente y que verá el mensaje cuando esté de vuelta.

Los demás pueden seguir enviándote mensajes directos o mencionándote en los canales, pero verán un indicador de “posponer” cuando te requieran fuera de tu horario de trabajo y, automáticamente, no te interrumpirán.

3. Dedica tiempo a concentrarte con la aplicación Clockwise

La aplicación Clockwise para Slack muestra que un usuario está concentrado en una tarea complicada

Clockwise es una herramienta de calendario que traslada automáticamente las reuniones y reserva espacio para dedicarle tiempo a la concentración en el proceso. Su aplicación para Slack actualizará tu estado (e incluirá el emoji correspondiente 💡🔕) para comunicar tus tareas actuales, si estás en una reunión y si te requieren fuera de tu horario laboral.

Consejos para rechazar las notificaciones de otras personas

Muchos equipos dependen con demasiada frecuencia de los mensajes directos, sobre todo para preguntas y respuestas rápidas, lo que se traduce en más notificaciones (que se pueden acumular después de las horas de trabajo) y más información aislada. Por suerte, hay algunas medidas básicas que todo equipo puede tomar para reducir las notificaciones y mantener la comunicación.

1. Sustituir los mensajes cortos por reacciones emoji

Las reacciones emoji son las grandes desconocidas de Slack. Comunican respuestas cortas como Vale, genial o Estoy en ello, sin enviar un sinfín de notificaciones.

Supongamos que un socio que trabaja al otro lado del mundo comparte un resumen del proyecto en el canal de tu equipo y pide opiniones al respecto, pero tú no estás conectado. Uno de tus compañeros de equipo, cuya jornada laboral coincida con la hora a la que se recibió la petición, puede marcar el mensaje con un emoji 👀 para indicar al compañero que la revisión está en curso y, cuando vuelvas a conectarte al día siguiente, verás de inmediato qué compañero está trabajando en la tarea.

2. Buscar primero y preguntar después

Cuando tenemos una duda, nuestro primer pensamiento puede ser enviar un mensaje directo a la persona que más sabe del tema; no obstante, si tu equipo está repartido en distintas zonas horarias, puede que no sea posible recibir una respuesta rápida (incluso puede que no sea necesario). En lugar de esto, descubre la función de búsqueda de autoservicio de Slack.

Resultados de búsqueda filtrados en Slack

La búsqueda es la forma más rápida de localizar los documentos iniciales de cualquier proyecto, ayudar a un nuevo empleado a ponerse al día con rapidez o dar con el contexto de una decisión que se tomó hace años. Los filtros y modificadores de búsqueda te ayudarán a acotar los resultados; por ejemplo, prueba el filtro de personas para buscar mensajes de una o varias personas, o la opción de fecha para limitar los resultados a un solo periodo.

Consejos para mejorar los hábitos de tu equipo

En el caso de los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias, hay varios cambios y enfoques que se pueden tomar de forma colectiva para conseguir que el espacio de trabajo de Slack respete los horarios de trabajo flexibles.

1. Transmitir expectativas de respuesta a nivel de canal

Un tema del canal muestra quién está de guardia ese día

En los canales, utiliza el tema y la descripción del canal para establecer claramente las expectativas para cualquiera que se una. En el caso de los canales en los que colaboran varios compañeros de equipo de distintas partes del mundo, podrías mencionar que puede que las preguntas tarden en responderse hasta 12 horas debido a las diferencias horarias. Cuando se avisa a todo el mundo con antelación, la gente tiende a modificar sus comportamientos y a reducir al mínimo las preguntas urgentes.

2. Orientar a la gente en toda la empresa con nombres de canales claros

Con el fin de evitar el aislamiento de la información y los bloqueos, tu equipo debe intentar no enviar mensajes directos en la medida de lo posible. Para facilitar esta tarea, convendría utilizar nombres de canales claros y predecibles; por ejemplo, el hecho de crear un canal específico para cada proyecto (etiquetado expresamente con el prefijo #proy-) facilita que los compañeros sepan dónde hacer preguntas, en lugar de enviar un mensaje directo al jefe del proyecto, que puede encontrarse en el extranjero y no estar disponible durante muchas horas.

3. Adoptar un sistema de clasificación basado en emoji

En Slack, utilizamos un sistema de tres emoji para calificar la prioridad de una petición y pedimos a quienes solicitan ayuda que coloquen uno al principio de la nota. De este modo, todos los integrantes de un canal saben qué solicitudes son realmente urgentes y cuáles pueden esperar hasta que estén disponibles las personas adecuadas.

  • 🔴 Más urgente: esta solicitud necesita una respuesta inmediata; se utiliza con mayor frecuencia para los errores o problemas que impiden el funcionamiento.
  • 🔵 No es tan urgente: necesita una respuesta en el plazo de un día o más aclaraciones o indicaciones de los revisores.
  • ⚪ Pregunta o aclaración: se necesita orientación para dar los siguientes pasos.

Los tiempos de respuesta asociados a cada emoji variarán probablemente de un equipo a otro, así que asegúrate de fijar un documento en el que se expliquen o de incluir las definiciones en la finalidad del canal.

Con el aumento de los horarios flexibles y la colaboración internacional, la colaboración asíncrona no hará más que cobrar importancia, lo cual puede ser muy positivo. Al personalizar la forma en la que tanto tú como tu equipo utilizáis Slack, puedes sacar el trabajo adelante cuando estás en horario laboral y tener la seguridad de que tus compañeros de equipo lo tienen todo bajo control cuando has finalizado la jornada.

¿Buscas más formas de conseguir que la vida laboral de tu equipo sea más sencilla, agradable y productiva, sin importar cuándo o dónde trabajen? Descarga nuestra guía para crear un mejor lugar de trabajo digital.

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