Cómo facilitar el trabajo asincrónico con Slack

A medida que los horarios flexibles obtienen un apoyo más amplio y las empresas globales reabren oficinas en todo el mundo, existe una tendencia a que los trabajadores sientan que siempre tienen que estar «activos». El hecho de acomodar diferentes horarios y ubicaciones da el poder a tu equipo para trabajar cuando y donde sean más productivos. Pero si los proyectos se desarrollan a todas las horas del día y de la noche, puede ser un desafío para todos mantenerse al día.

Una investigación del Future Forum indica que uno de los factores más importantes para una experiencia positiva de teletrabajo es la capacidad de liberarse del horario estricto de oficina y trabajar con un horario más flexible. Sin embargo, para que dicho horario flexible funcione, debes avisarle a los demás cuándo estás disponible (y cuando no).

Teniendo eso en mente, trasladar conversaciones, proyectos y canales a un entorno más amigable desde el punto de vista asincrónico no solo es necesario, sino que, afortunadamente, bastante fácil. Veamos cómo puedes modificar Slack para que sea más amigable desde el punto de vista asincrónico tanto para ti como para tus compañeros de equipo.

Consejos para establecer expectativas con tus colegas

Para eliminar las distracciones cuando no trabajas o cuando necesitas tiempo para concentrarte en un trabajo que requiere concentración, comienza con comunicar tu disponibilidad. Con ese fin, aquí hay tres cosas que puedes hacer en Slack para rechazar notificaciones mientras lidias con las expectativas de los demás.

1. Comparte tu localización con un estado personalizado

Un estado personalizado es una forma rápida de reflejar tu disponibilidad actual. Por ejemplo, puedes indicar tu carga de trabajo actual, si estás ausente por tareas de cuidado o cuál es el mejor momento para comunicarse contigo. Tus compañeros de equipo pueden usar tu estado para determinar si estás disponible en este momento o si dejarán mensajes sin esperar que respondas rápido.

¿Te preparas para tomar vacaciones o una ausencia prolongada? Usa tu estado para que las personas lo sepan con una semana de anticipación, de modo que no te preocupes de si bloquearás los proyectos en curso durante tu ausencia.

2. Pausa tus notificaciones con el modo No molestar

Los ajustes No molestar de Slack ponen en pausa todas tus notificaciones. Puedes activar y desactivar el modo No molestar o establecer un horario regular que coincida con tus horas de trabajo habituales, por ejemplo, permitir notificaciones los días de semana entre las 9:00 y las 17:00 de lunes a viernes.

Otros pueden continuar enviándote mensajes directos o mencionándote en los canales, pero verán un indicador de «posponer» cuando sea fuera de tu horario laboral y no serás interrumpido automáticamente.

3. Ahorra tiempo de enfoque con la aplicación Clockwise

Clockwise es una herramienta de calendario que moverá automáticamente las reuniones, creando bloques dedicados de tiempo de concentración en el proceso. Su aplicación para Slack actualizará tu estado de usuario (incluidos el emoji correspondiente 💡🔕) para comunicar tus tareas actuales, cuando estás en reuniones y cuando estás fuera de tu horario laboral.

Consejos para limitar las notificaciones para los demás

Muchos equipos confían con demasiada frecuencia en los mensajes directos, principalmente para preguntas y respuestas rápidas. Eso implica más notificaciones (que pueden acumularse después del horario laboral) y más información aislada. Afortunadamente, hay algunos pasos básicos que todo equipo puede seguir para reducir las notificaciones mientras la comunicación se mantiene abierta.

1. Reemplaza los mensajes breves con reacciones emoji

Las reacciones emoji son héroes anónimos en Slack. Comunican respuestas breves como OK, vale o Mirando esto ahora, sin desencadenar notificaciones excesivas.

Supongamos que un socio que trabaja a nivel mundial comparte un resumen del proyecto en el canal de tu equipo, junto con una solicitud de comentarios, y no tienes conexión. Uno de tus compañeros de equipo cuya jornada laboral se superpone puede marcar el mensaje con un emoji 👀 para mostrarle al socio que la revisión está en curso. Entonces, cuando vuelvas a estar en línea al día siguiente, verás inmediatamente qué compañero de equipo está trabajando en la tarea.

2. Primero busca, después pregunta

Cuando tengas una pregunta, tu primer instinto podría ser enviar un mensaje directo a la persona más cercana al tema. Pero si tu equipo está distribuido en distintas zonas horarias, es posible que no sea posible obtener una respuesta rápidamente o, en realidad, necesario. En su lugar, familiarízate con la función de búsqueda de autoservicio en Slack.

La búsqueda es la forma más rápida de localizar documentos de inicio para cualquier proyecto, ayudar a un nuevo empleado a ponerse al día rápidamente o revelar el contexto para una decisión tomada incluso años antes. Los filtros y modificadores de búsqueda te ayudarán a reducir los resultados. Por ejemplo, prueba el filtro de personas para buscar mensajes de una sola o unas pocas personas o la opción de fecha para limitar los resultados a un solo período de tiempo.

Consejos para mejorar los hábitos de tu equipo

En el caso de los equipos que trabajan en distintas zonas horarias, existen varios cambios y enfoques que puedes adoptar colectivamente para hacer que tu espacio de trabajo de Slack sea más amigable con los horarios de trabajo flexibles.

1. Envía las expectativas de respuesta a nivel de canal

En los canales, usa el tema y la descripción del canal para establecer expectativas claramente para cualquier persona que se una. En el caso de los canales en los que colaboran varios compañeros de equipo internacionales, es posible que desees mencionar que las respuestas a las preguntas pueden tardar hasta 12 horas debido a las diferencias de zona horaria. Cuando a todos se les notifica con anticipación, las personas tienden a modificar comportamientos y a reducir al mínimo las preguntas urgentes.

2. Guía al personal de la empresa con nombres de canales claros

Para evitar los bloqueadores y la información aislada, tu equipo debe alejarse de los mensajes directos tanto como sea posible. Eso significa usar nombres de canales claros y predecibles. Por ejemplo, la creación de un canal dedicado para cada proyecto, claramente etiquetado con el prefijo #proy-, facilita que los colegas sepan dónde preguntar ... en lugar de enviar un mensaje directo al líder del proyecto, que podría encontrarse en el extranjero y no estar disponible durante muchas horas.

3. Adopta un sistema de clasificación que se base en emojis

En Slack, usamos un sistema de tres emojis para clasificar la prioridad de una solicitud, y les pedimos a quienes solicitan asistencia que coloquen uno al comienzo de la publicación. De esta manera, todas las personas que están en un canal saben qué solicitudes son realmente urgentes y cuáles pueden esperar hasta que estén disponibles las personas adecuadas.

• 🔴 La más urgente: esta solicitud necesita una respuesta inmediata; se usa con mayor frecuencia para errores o problemas «críticos».
• 🔵 No tan urgente: necesita una respuesta dentro de un día o más aclaraciones o instrucciones de los revisores.
• ⚪ Pregunta o aclaración: se necesita orientación para dar los siguientes pasos.

Es probable que los tiempos de respuesta asociados con cada emoji varíen entre equipos, así que asegúrate de marcar con un pin un documento que los explique o de incluir definiciones en la finalidad del canal.

Con los horarios flexibles y el aumento de la colaboración mundial, la colaboración asincrónica solo aumentará en importancia, lo que puede ser bueno. Al personalizar la forma en que tú y tu equipo usan Slack, puedes avanzar en el trabajo durante tu jornada y sentirte seguro de que tus compañeros de equipo tienen todo cubierto cuando estás ausente.

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