„Menschen wollen sprechen, wenn sie ein Problem haben und wollen dazu in den direkten Austausch gehen.“
Wie wachsen weltweit verteilte Mitarbeitende aus vier verschiedenen Unternehmen so zusammen, dass sie reibungslos kommunizieren und produktiv zusammenarbeiten können? Dieser Frage musste sich Avenga, ein weltweit aktives IT-Engineering- und Beratungsunternehmen, bei der Gründung vor vier Jahren stellen. Der Zusammenschluss hatte insbesondere Auswirkungen auf die Produktivität: Die Mitarbeitenden waren am Anfang auf verschiedenen Plattformen unterwegs, das erschwerte die Zusammenarbeit und Kommunikation erheblich. Heute beschäftigt Avenga etwa 4.000 Menschen, die an 31 verschiedenen Standorten in Deutschland, Polen, der Ukraine, Malaysia, Argentinien und den USA tätig sind – und kommuniziert über Slack. Avenga hat zudem ein offizielles internes Announcement verfasst, um Slack als Hauptkommunikations- und Produktivitätstool zu positionieren. Dafür wurde eigens ein Vision Statement im Einklang mit den Core Values von Avenga formuliert. So bietet Slack die ideale Umgebung, um eine Kultur des Vertrauens, der Zusammenarbeit, Transparenz und unmittelbarer Kommunikation zu fördern. Damit tragen die effizienz- und produktivitätssteigernden Funktionen von Slack maßgeblich zur kundenzentrierten Ausrichtung von Avenga bei.
„Slack bedeutet eine Zeitersparnis mit direktem Effekt auf den ROI“, verdeutlicht Pavlo Umanets, VP Information Technology and InfoSec bei Avenga. Dazu zählt, wie effizient und schnell die Kolleg:innen miteinander und zum Teil auch mit Kund:innen, Anbieter:innen und Partner:innen in Verbindung treten können. Aber auch Automatisierung über Workflows spielt eine entscheidende Rolle: „Alle Mitarbeitenden, unabhängig vom IT-Kenntnisstand, können einen Workflow erstellen, der das Potenzial hat, uns alle produktiver zu machen“, sagt Umanets. Dabei schätzt er die einfache Benutzung – etwa, dass sich Workflows mit Emojis auslösen und weiter gestalten lassen.
„Unsere Entwickler:innen brauchen nur ihren Coding Workspace und Slack, um produktiv zu arbeiten.”
Automatisierung treibt Wissensaustausch
Automatisierung über Workflows mit Slack unterstützt Avenga nicht nur dabei, produktiver zu arbeiten, sondern sorgt auch für einen lebendigen Austausch. Das klingt widersprüchlich, funktioniert aber ausgezeichnet. „Menschen wollen sprechen, wenn sie ein Problem haben und wollen dazu in den direkten Austausch gehen“, sagt Umanets. Statt nur einen Channel für Vorfälle einzurichten, haben die Kolleg:innen einen Workflow erstellt, der die Anfrage direkt in eine private Unterhaltung mit IT-Expert:innen weiterleitet. So wissen die Mitarbeitenden zuverlässig, dass sie Feedback erhalten und finden direkt ihre Kontakte. Die Lösung zur Fragestellung erscheint im Anschluss im Channel, der dann als Wissensdatenbank für alle funktioniert.
Darüber hinaus entwickelt Avenga einen Use Case für einen Chatbot, der Fragen nach internen Prozessen, Unternehmensrichtlinien und Leitfäden beantwortet und in einen Channel integriert wird. „Das ist wirklich hilfreich. Der Bot interpretiert eine umfangreiche Richtlinie spezifisch auf die Fragestellungen hin – was eine echte Zeitersparnis bedeutet. Anstatt relevante Unternehmensinformationen in verschiedenen Quellen zu suchen, was für die Mitarbeitenden zeitaufwändig ist, füttern wir diesen KI-basierten Bot mit Dokumenten aus Google Drive, Confluence, Google Sites und weiteren Quellen. Der Bot stellt dann den Nutzer:innen die relevanten Details zur Verfügung. Es ist, als ob man ChatGPT Fragen stellt, aber sehr präzise Unternehmensinformationen erhält“, erklärt der VP Information Technology and InfoSec. Hier soll die Reise in Zukunft noch weitergehen, KI-Anwendungen kann Umanets sich für alle Prozesse vorstellen, die hohen manuellen Aufwand erfordern.
Integrationen sorgen für noch mehr Effizienz
Ein weiterer Faktor, der die Produktivität bei Avenga vorantreibt, sind Apps und Integrationen: Mehr als 2600 Apps lassen sich per One-Click in Slack integrieren – so auch Google Calendar und Google Drive, was das Unternehmen seinen Mitarbeitenden von Anfang an empfiehlt. Speziell für die Entwickler:innen spielen Integrationen eine entscheidende Rolle in der täglichen Arbeit: Sie automatisieren ihren gesamten Delivery-Zyklus, indem sie Integrationen und benutzerdefinierte Apps verwenden, die als Benachrichtigungen, Alarm-Dashboards und mehr fungieren. „Unsere Entwickler:innen brauchen nur ihren Coding Workspace und Slack, um produktiv zu arbeiten”, sagt Umanets.
