Listas de Slack: Recopila y clasifica las solicitudes
Cuando recibes una solicitud en Slack y tienes que administrarla en otra herramienta, el seguimiento de la tarea puede resultar tedioso y se puede perder información. Con las listas de Slack, puedes simplificar el proceso de recopilación, clasificar rápidamente los envíos y analizar las solicitudes en un espacio donde todos los que necesiten verlas, puedan hacerlo: ¡directamente en Slack!
Recopila solicitudes en un formulario
Supongamos que acabas de crear un canal que tus compañeros de equipo utilizan para solicitar asistencia al servicio de asistencia de TI. En lugar de añadir de forma manual los envíos a una hoja de cálculo, crea una lista para recopilar y hacer un seguimiento de las solicitudes, y evitar la necesidad de cambiar entre programas.
Consejo: Las listas de Slack también sirven para administrar solicitudes creativas, reunir comentarios de diversos equipos y almacenar una reserva de ideas.
Crear una lista nueva
Empieza una lista de cero o utiliza una de nuestras plantillas (la plantilla Solicitudes de ayuda es una excelente opción).
- En la computadora, pasa el cursor sobre Más y, a continuación, selecciona Listas.
- Haz clic en Nuevo en la esquina superior derecha y selecciona Lista .
- Si lo prefieres, selecciona la plantilla Solicitudes de ayuda de la columna a la izquierda y haz clic en Usar plantilla.
Personalizar tu lista
Personaliza la lista con la información que quieras incluir. En la plantilla Solicitudes de ayuda, añadiremos las opciones Solicitud, Categoría y Prioridad, pero tú puedes añadir, editar o eliminar campos según lo necesites.
Agrega un campo
Edita un campo
Elimina un campo
- En la lista, haz clic en el signo más al final de la fila superior.
- Escribe un nombre para el campo y elige un tipo de campo. Si se te pide, selecciona más opciones.
- Haz clic en Guardar.
- Haz clic en un campo de la fila superior de la lista, luego selecciona Editar campo.
- Edita el nombre del campo y selecciona un Tipo de campo para cambiar el formato de los datos.
- Haz clic en Guardar.
- Haz clic en un campo de la fila superior de la lista, luego selecciona Eliminar campo.
- Confirma para eliminar el campo.
Agregar una automatización de formulario
Simplifica el proceso de recopilación de solicitudes con un formulario automatizado.
- En la lista, haz clic en Formularios en la esquina superior derecha, luego haz clic en Configurar un formulario o Agregar un formulario.
- Revisa las preguntas de tu formulario, haz clic en el ícono de ojo para excluir los campos que no deseas que aparezcan, luego haz clic en Publicar flujo de trabajo.
- Para editar tu formulario, haz clic en Abrir en el Generador de flujos de trabajo. De lo contrario, haz clic en Compartir formulario o Listo.
Cuando un miembro envíe el formulario, se agregará un elemento nuevo a la lista y el campo de datos se llenará con las respuestas del formulario.
Consejo: ¡Puedes convertir cualquier mensaje en un elemento de una lista! Desde una conversación, pasa el cursor sobre un mensaje y haz clic en el ícono de tres puntos, luego selecciona Añadir a la lista.
Clasifica rápidamente los envíos
Ahora que ya configuraste un formulario para recopilar y añadir automáticamente solicitudes a una lista, puedes clasificar los envíos asignando prioridades y compañeros de equipo. Después, organiza la lista según lo necesites ordenándola y filtrándola.
Asigna prioridades y compañeros de equipo
Conforme lleguen las solicitudes, establece su prioridad y asígnalas a compañeros de equipo para que quede claro quién estará encargado de administrar cada solicitud.
- Si empezaste con la plantilla de listas Solicitudes de ayuda, se creó un campo de Persona asignada para ti. Salta al paso 4. De lo contrario, haz clic en el signo más al final de la fila superior de una lista para crear un campo nuevo.
- Agrega un nombre para el campo, luego selecciona Personas en el menú desplegable del Tipo de campo.
- Elige si deseas permitir la selección múltiple y que se muestren los nombres en la lista; luego, haz clic en Guardar.
- Haz clic en el campo de personas de un elemento; a continuación, busca y selecciona un miembro.
Ordenar y filtrar
Organiza las solicitudes de tu lista según lo necesites, por ejemplo, ordenadas por persona asignada y filtradas por prioridad.
- En la lista, haz clic en el ícono de filtros.
- En Editar vista, elige cómo deseas ordenar, filtrar, ocultar y agrupar los elementos de la lista. También puedes elegir entre el diseño de tablero o de tabla.
- Para regresar a la manera en que organizaste la lista, haz clic en Guardar vista, luego Guardar cambios o Guardar como vista nueva.
- Para cambiar entre las vistas guardadas, haz clic en Todos los elementos.
Analiza los elementos sin perder de vista el contexto
En la lista, se pueden hacer preguntas o colaborar con compañeros de equipo, por lo que el contexto permanece en un solo lugar. Administra quién tiene acceso a la lista compartiéndola con las personas adecuadas y habla sobre tareas específicas en el hilo de mensajes de un elemento.
Compartir tu lista
Comparte la lista con personas específicas que necesiten verla. También puedes compartir listas en canales.
- Desde la lista, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.
- En la pestaña General, selecciona si todas las personas de tu espacio de trabajo deben tener acceso Restringido, Puede ver o Puede editar y luego haz clic en Guardar.
- En la pestaña Canales o Personas, agrega los nombres de las personas o los canales que pueden colaborar en la lista y haz clic en Compartir. La lista se enviará como un mensaje a las personas o los canales que especifiques.
Consejo: Para ver con quién se ha compartido una lista, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha de una lista y, después, navega entre las pestañas Canales y Personas.
Crea un hilo de mensajes
Siempre que necesites mantener una conversación cuyo foco sea una solicitud (por ejemplo, para hacer una pregunta de seguimiento), crea un hilo de mensajes en una lista.
- En la lista, pasa el cursor sobre un elemento, luego haz clic en Agregar comentario para iniciar un hilo o Ver comentario para continuar un hilo.
- Escribe el mensaje y presiona Enviar.
Nota: Puedes leer y responder a hilos de mensajes acerca de elementos de la lista en el mismo lugar que tus otros hilos haciendo clic en Hilos de tus conversaciones en tu barra lateral.