Listas de Slack: Recopilación y clasificación de las solicitudes
Cuando recibes una solicitud en Slack y tienes que gestionarla en otra herramienta, llevar un seguimiento de la tarea puede ser algo tedioso y la información corre el riesgo de perderse. Las listas de Slack permiten simplificar el proceso de recepción, clasificar rápidamente los envíos y debatir sobre las solicitudes de forma que las personas indicadas tengan acceso a ellas, todo ello sin salir de Slack.
Recopilar solicitudes en un formulario
Pongamos que has creado un canal para que tus compañeros de equipo pidan ayuda al servicio de asistencia informática. En lugar de ir añadiendo manualmente las solicitudes a una hoja de cálculo, puedes crear una lista para recopilarlas y llevar un seguimiento y así evitar tener que cambiar de un programa a otro.
Consejo: Puedes utilizar las listas de Slack para gestionar solicitudes creativas, recabar opiniones de equipos multidepartamentales y anotar ideas.
Crear una nueva lista
Empieza una lista desde cero o utiliza una de nuestras plantillas (la plantilla Solicitudes de ayuda es una buena opción).
- Desde tu ordenador, pasa el cursor sobre Más y, después, selecciona Listas.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Nueva y, a continuación, selecciona Lista.
- O, si lo prefieres, selecciona la plantilla Solicitudes de ayuda de la columna a la izquierda y, después, haz clic en Utilizar plantilla.
Personalizar tu lista
Personaliza la lista con la información que quieras incluir. La plantilla Solicitudes de ayuda contiene las secciones Solicitud, Categoría y Prioridad, pero puedes añadir, editar o eliminar campos según sea necesario.
Añadir un campo
Editar un campo
Eliminar un campo
- Desde la lista, haz clic en el signo más que aparece al final de la fila superior.
- Escribe el nombre del campo y selecciona un tipo de campo. Selecciona más opciones si se te solicita.
- Haz clic en Guardar.
- Haz clic en un campo de la fila superior de la lista y selecciona Editar campo.
- Edita el nombre del campo y selecciona un Tipo de campo para cambiar el formato de los datos.
- Haz clic en Guardar.
- Haz clic en un campo de la fila superior de la lista y selecciona Eliminar campo.
- Confirma para eliminar el campo.
Añadir una automatización de formularios
Simplifica el proceso de recopilación de solicitudes con un formulario automatizado.
- En una lista, haz clic en Formularios en la esquina superior derecha; después, haz clic en Configurar un formulario o en Añadir un formulario.
- Revisa las preguntas, haz clic en el icono del ojo para excluir los campos que no deberían aparecer en el formulario y haz clic en Publicar flujo de trabajo.
- Para editar el formulario, haz clic en Abrir en el creador de flujos de trabajo. Si no quieres aplicar cambios, haz clic en Compartir formulario o en Listo.
Cuando un miembro envíe el formulario, se añadirá un nuevo elemento a la lista y los datos de los campos se rellenarán con las respuestas del formulario.
Consejo: ¡Puedes convertir mensajes en elementos de lista! En una conversación, pasa el cursor sobre el mensaje y haz clic en el icono con tres puntos; a continuación, selecciona Añadir a la lista.
Clasificar las solicitudes rápidamente
Ahora que has configurado un formulario para recopilar y añadir automáticamente solicitudes a una lista, puedes clasificarlas asignando prioridades y miembros del equipo. Después, organiza la lista a tu gusto ordenando y filtrando.
Asignar prioridades y miembros del equipo
A medida que recibas las solicitudes, determina su prioridad y asígnalas a los miembros del equipo correspondientes para que todos sepan quién debe gestionar cada solicitud.
- Si empezaste con la plantilla de lista Solicitudes de ayuda, ya se ha creado el campo Asignado, ve al paso 4. Si no, haz clic en el signo más al final de la fila superior de una lista para crear un nuevo campo.
- Añade un nombre al campo, luego selecciona Personas en el menú desplegable Tipo de campo.
- Decide si quieres permitir varias selecciones o si quieres que aparezcan los nombres en la lista y haz clic en Guardar.
- Haz clic en el campo de personas de un elemento, después busca y selecciona a un miembro.
Ordenar y filtrar
Organiza las solicitudes en tu lista como prefieras; por ejemplo, ordenadas por destinatario y filtradas por prioridad.
- Desde una lista, haz clic en el icono de filtros .
- En Editar vista, escoge la forma en la que quieres ordenar, filtrar, ocultar y agrupar los elementos de la lista. También puedes elegir entre el diseño de tabla o de tablero.
- Para volver a la forma en que has organizado la lista, haz clic en Guardar vista, luego en Guardar cambios o Guardar como una nueva vista.
- Para alternar entre las vistas guardadas, haz clic en Todos los elementos.
Debatir sobre las solicitudes sin perder contexto
Dentro de la misma lista se pueden hacer preguntas de seguimiento o colaborar con compañeros, por lo que la información se mantiene en un solo lugar. Gestiona quién tiene acceso a la lista compartiéndola con las personas adecuadas y habla sobre tareas específicas en el hilo de mensajes de un elemento.
Compartir tu lista
Puedes compartir la lista con las personas específicas que tengan que acceder a ella o puedes compartir dichas listas en canales.
- En la esquina superior derecha de una lista, haz clic en Compartir.
- Desde la pestaña General puedes definir si todas las personas de tu espacio de trabajo tendrán acceso de tipo Restringido, Puede ver o Puede editar. Después, haz clic en Guardar.
- Desde las pestañas Canales o Personas, añade los nombres de las personas o los canales que pueden colaborar en la lista y luego selecciona Compartir. De esta forma, enviarás la lista mediante un mensaje a las personas o canales especificados.
Consejo: Para ver con quién se ha compartido una lista, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha de una lista y, a continuación, consulta las pestañas Canales y Personas.
Crear un hilo de mensajes
Cuando necesites mantener una conversación específica sobre una solicitud, por ejemplo para hacer una pregunta de seguimiento, crea un hilo de mensajes en una lista.
- Pasa el cursor sobre un elemento de la lista, a continuación, haz clic en Añadir comentario para comenzar un hilo de la conversación o Ver comentario para continuar con el hilo.
- Escribe tu mensaje y pulsa Enviar.
Nota: Puedes leer y responder a los hilos de mensajes sobre los elementos de la lista en el mismo lugar que tus otros hilos, haciendo clic en la sección Hilos de conversaciones de la barra lateral.