Listes Slack : récupérer et trier les demandes
Lorsque vous recevez une demande dans Slack, mais que vous devez la gérer dans un autre outil, le suivi de la tâche peut devenir fastidieux et certaines informations être perdues. Grâce aux listes, vous pouvez simplifier le processus de collecte des informations dont vous avez besoin, trier rapidement les commentaires et répondre aux demandes dans un emplacement auquel toutes les personnes concernées pourront avoir accès : directement dans Slack.
Créer un formulaire pour collecter les demandes
Imaginons que vous ayez créé un canal pour que votre équipe puisse demander de l’aide auprès de votre centre d’assistance. Plutôt que de devoir ajouter manuellement les questions dans une feuille de calcul, créez une liste qui servira à collecter et à suivre les demandes.
Créer une nouvelle liste
Créez une liste à partir de zéro ou utilisez l’un de nos modèles (le modèle Demandes d’aide s’avère une excellente option).
- Sur votre ordinateur, survolez Plus puis sélectionnez Listes .
- En haut à droite, cliquez sur Nouveau , puis sélectionnez Liste .
- Si vous le souhaitez, choisissez le modèle de Suivi des demandes d’assistance dans la colonne de gauche, puis cliquez sur Utiliser le modèle.
Personnaliser votre liste
Personnalisez la liste en fonction des informations que vous souhaitez inclure. Dans le modèle de Suivi des demandes d’assistance, les champs Demande, Catégorie et Priorité sont ajoutés pour vous, mais vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des champs selon vos besoins.
- Dans la liste, cliquez sur l’icône Plus au bout de la ligne supérieure.
- Saisissez un nom et choisissez un type de champ. Cliquez sur Plus d’options si vous y êtes invité(e), puis cliquez sur Enregistrer.
- Dans la liste, passez votre souris sur le champ que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur Modifier le champ .
- Modifiez le champ, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
- Dans la liste, passez votre souris sur le champ que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Supprimer le champ .
- Cliquez sur Oui, supprimer ce champ pour confirmer.
Ajouter une automatisation de formulaire
Pour simplifier le processus de collecte de demandes, créez un formulaire qui remplira automatiquement votre liste avec les questions envoyées.
- Cliquez sur Flux de travail en haut à droite.
- En regard de Formulaire, cliquez sur Configuration.
- Passez en revue les questions du formulaire. Cliquez sur l’icône œil pour exclure les champs à ne pas intégrer dans le formulaire.
- Cliquez sur Publier le flux de travail. Pour partager le formulaire, cliquez sur Copier le lien ou Partager le formulaire . Pour modifier votre formulaire, cliquez sur Ouvrir dans le générateur de flux de travail.
Lorsqu’une personne envoie le formulaire, un nouvel élément est ajouté à la liste et les champs sont remplis avec ses réponses.
Consulter et trier les demandes
À présent que vous avez créé un formulaire destiné à collecter et ajouter automatiquement des informations à une liste, organisez les nouveaux éléments en les assignant et en définissant leur niveau de priorité. Ensuite, agencez votre liste en fonction de vos besoins via les fonctions de tri et de filtrage.
Assignez des éléments et définissez le niveau de priorité des tâches
À mesure que de nouveaux éléments sont ajoutés, vous pouvez les assigner à des collègues et définir leur niveau de priorité, afin de signaler clairement les demandes les plus importantes ainsi que les personnes responsables de chacune d’entre elles. Par défaut, toutes les listes comprennent un champ Personne assignée.
- Pour assigner un élément, cliquez sur l’icône Personne en dessous de Personne désignée.
- Sélectionnez une personne dans la liste, ou bien recherchez son nom pour l’ajouter.
Filtrer et trier
Organisez des demandes dans votre liste comme vous le souhaitez, par exemple en les triant par personne assignée et en les filtrant par priorité.
- Dans la liste, cliquez sur l’icône de filtre .
- Sous Modifier la vue, choisissez comment vous souhaitez trier, filtrer, masquer et regrouper les éléments de la liste. Vous pouvez également choisir entre la mise en page Tableau ou Panneau.
- Cliquez sur Enregistrer en tant que nouvelle vue. Pour alterner entre les vues enregistrées, cliquez sur Tous les éléments .
Discuter des éléments sans perdre de contexte
Gérez l’accès à votre liste en la partageant avec les personnes concernées et discutez de tâches spécifiques ou posez des questions de suivi dans le fil de discussion dédié à l’élément.
Partager votre liste
Partagez la liste avec des personnes spécifiques ou dans un canal.
- Dans une liste, cliquez sur Partager en haut à droite.
- Saisissez le nom des personnes ou des canaux, puis cliquez sur le menu déroulant Peut modifier pour décider s’ils peuvent consulter ou modifier la liste et sélectionnez Partager. La liste sera envoyée sous forme de message aux personnes ou aux canaux que vous avez indiqués.
- Pour définir les autorisations générales, cliquez sur Seules les personnes invitées peuvent y accéder. Choisissez ensuite Tout le monde dans [organisation] peut consulter ou Tout le monde dans [organisation] peut modifier.
Créer un fil de discussion de message
Utilisez les fils de discussion pour échanger spécifiquement sur des éléments de votre liste.
- Survolez un élément de la liste, puis cliquez sur Ajouter un commentaire pour commencer un fil de discussion ou Afficher le commentaire pour continuer un fil de discussion.
- Saisissez et envoyez votre message.
Remarque : vous pouvez lire les fils de discussion sur les éléments de la liste et y répondre au même endroit que vos autres fils de discussion, en cliquant sur Fils de discussion dans votre barre latérale.