Comment réussir sa gestion de ressources dans un projet ?

Un projet réussi passe un usage optimal des ressources mises à disposition. La gestion des ressources d’un projet va ainsi permettre d’atteindre les objectifs fixés tout en surveillant la charge de travail des collaborateurs et en respectant le budget alloué au projet. Pour cette raison, une telle gestion des ressources est un processus incontournable pour tout chef de projet qui souhaite assurer le bon suivi de projet, accroître la performance, voire dépasser les attentes.

Qu’est-ce que la gestion de ressources d’un projet ?

Un projet vise toujours à atteindre un objectif. Or, pour y arriver, il faut prendre en compte certaines contraintes, liées notamment à la forme des ressources dédiées au projet. En effet, pour remplir tous les objectifs fixés, il est nécessaire d’utiliser les ressources de la manière la plus efficace possible.

Dans ce contexte, une ressource est un élément qui va permettre d’accomplir diverses tâches et actions incontournables à la réalisation du projet. Ainsi, la gestion de ressources dans un projet désigne le processus de planification qui permet de déterminer et d’affecter les ressources de manière optimale pour maximiser la performance.

Le rôle du chef de projet est donc de mettre à profit ses compétences en management et en conduite de projet pour suivre à tout instant l’usage de ces ressources. Elles doivent être nécessaires à l’atteinte des résultats escomptés et utilisées judicieusement de manière à assurer un retour sur investissement maximal.

Comment faire la gestion des ressources ?

Pour assurer un bon management de projet et une gestion efficace des ressources, il est nécessaire de suivre une méthode et d’appliquer certaines bonnes pratiques. Quatre grandes étapes constituent une gestion performante.

Identification des ressources nécessaires

Pour optimiser l’usage des ressources d’un projet, il est avant tout indispensable d’obtenir les informations adéquates. Pour ce faire, il est important d’identifier les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Cela s’insère bien entendu dans la gestion globale du projet.

Pour évaluer les ressources que vous devez avoir à disposition, nous vous recommandons de :

• Planifier les tâches : identifier les tâches à réaliser, leur durée et leurs spécificités grâce à un outil de gestion des tâches ;
• Identifier les ressources : une fois que vous avez une idée du travail à réaliser, vous pouvez prévoir les ressources nécessaires ;
• Affecter les ressources : l’affectation des tâches à vos collaborateurs permet la bonne organisation des tâches et de vérifier que vous disposez bien des ressources nécessaires ;
• Réaliser un budget : élaborer un budget prévisionnel clôture l’identification des ressources.

Création d’un planning de ressources

Une fois que les besoins ont été identifiés, il est important que le chef de projet assure la gestion du planning. Celui-ci est indispensable pour visualiser les ressources à disposition et leur usage tout au long du projet. Pour ce faire, différents outils peuvent être mis en place, comme un diagramme de Gantt.

Suivi des ressources en cours de projet

En utilisant des indicateurs de performance pertinents, il est possible de suivre avec précision l’usage des ressources. Qu’elles soient humaines, financières ou matérielles, les ressources doivent toutes être intégrées à un processus d’optimisation de la performance.

Prévision des ressources

Si la planification est un élément essentiel de la réussite, l’anticipation des risques doit elle aussi faire partie d’une bonne gestion de ressources dans un projet. C’est un point fondamental pour faire face aux imprévus et assurer la qualité des livrables. Ces imprévus peuvent se manifester par exemple par la panne d’ordinateurs ou par l’arrêt maladie d’un ou plusieurs collaborateurs.

Quels sont les différents types de ressources d’un projet ?

Les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet peuvent prendre plusieurs formes. Pour favoriser la performance, il est indispensable de prendre en compte chaque aspect des ressources et ainsi veiller à leur usage optimal.

Les ressources humaines

En premier lieu, nous avons les ressources humaines ou ressources de travail. Il s’agit de l’ensemble des individus réunis en équipes participant au projet . La notion de ressources humaines doit prendre en compte le savoir-être et le savoir-faire de chaque collaborateur.

Les ressources matérielles et immatérielles

Par ressources matérielles, nous entendons l’ensemble des éléments physiques tels que les matières premières, les ordinateurs ou bien encore les bureaux. Ils sont complétés par ce qu’on appelle les ressources immatérielles comme les brevets, les logiciels et les licences d’utilisation de ces outils.

Les ressources financières

Élément incontournable de la réussite ou de l’échec des projets : les ressources financières. Il s’agit du budget qui est fixé en amont du projet, lors de la phase préparatoire. Le chef de projet doit gérer avec la plus grande attention ces ressources, car elles sont utilisées pour rémunérer les acteurs internes et externes du projet et financer toutes les autres ressources nécessaires au bon déroulement du projet.

Les ressources temporelles

Un projet est délimité dans le temps et la gestion de ce temps est une contrainte importante. En planifiant efficacement le déroulement des tâches réalisées par les équipes, il est possible d’optimiser les ressources temporelles et de livrer le produit ou service dans le temps imparti.

Les avantages d’une bonne gestion de ressources dans un projet

Mettre en place une gestion des ressources dans un projet est une condition sine qua non de la réussite de celui-ci. Un chef de projet appliquant les bonnes pratiques est en mesure d’atteindre les objectifs fixés dans les temps, en utilisant au mieux les compétences des collaborateurs et en maximisant le ROI.

Planifier le projet plus efficacement

Avant tout, mettre en place une bonne gestion des ressources est idéal pour prévoir efficacement les contraintes et écueils du projet. En vous assurant de posséder toutes les ressources nécessaires à la réalisation des tâches, vous éliminez à l’avance tout goulot d’étranglement qui pourrait impacter négativement la performance. Les tâches sont ainsi réalisées dans les temps et les livrables sont de meilleure qualité.

Assurer le bien-être des collaborateurs

Une absence de prévision ou une planification trop légère peut créer de la tension dans l’entreprise. En effet, si les collaborateurs ne sont pas assez nombreux pour réaliser les tâches, il est alors nécessaire de recruter d’autres intervenants. Pendant ce temps, la tension pèse sur votre équipe qui se retrouve surchargée. Au contraire, une bonne planification des ressources permet d’attribuer le travail de manière juste et de renforcer l’implication des collaborateurs.

Accroître le retour sur investissement

La conséquence d’une équipe performante, d’un plan de charge optimisé et d’une maîtrise intelligente des ressources mises à disposition est un ROI maximisé. En assurant la fluidité des processus, en améliorant la satisfaction de l’équipe et en réalisant chaque tâche dans les délais, le projet est profitable pour l’entreprise.

Quel outil choisir pour une bonne gestion des ressources d’un projet ?

La volonté de bien faire et une connaissance des bonnes pratiques ne suffisent pas : vous devez également opter pour un outil pertinent pour vous accompagner dans vos actions. Avant de le choisir, n’oubliez pas d’identifier vos besoins avec précision pour sélectionner un outil possédant les fonctionnalités nécessaires. De plus, ce dernier doit aussi pouvoir s’intégrer de manière fluide dans votre flux de travail actuel.

Le diagramme de Gantt

Pour planifier les ressources dont vous aurez besoin pour votre projet, il peut être judicieux d’utiliser un diagramme de Gantt. Il permet de visualiser les ressources et de suivre au cours des semaines ou des mois l’évolution de leur utilisation et leur affection. C’est notamment un outil important pour la gestion de la ressource temporelle. Il s’agit donc d’un allié incontournable de votre performance.

Outils de pilotage de projet

Après avoir identifié les indicateurs de performance nécessaires à la gestion des ressources, l’usage d’un outil de reporting est pertinent. Prenant la forme d’un tableau de bord, cette solution est idéale pour suivre l’évolution des ressources du projet, notamment les ressources financières. Plus précis qu’un diagramme de Gantt, cet outil peut être utilisé conjointement à ce dernier.

Un logiciel de travail collaboratif

Si vous désirez gérer les ressources humaines de manière optimale, une solution de travail en équipe est fondamentale. Grâce à un tel outil, il est possible de centraliser ses besoins et d’assigner des tâches, de suivre leur avancement et d’échanger avec les membres de l’équipe en un seul et même endroit.

 

Un outil de gestion de projet permet une planification complète des ressources d’un projet, maximiser le retour sur investissement et aussi, atteindre les objectifs fixés. Bien entendu, un bon chef de projet doit toutefois rester ouvert à l’imprévu et au changement. Pour cette raison, la planification doit côtoyer la prévision des risques pour obtenir une gestion des ressources dans un projet qui réponde à toutes les attentes.