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Productivité

Gestion de planning pour une meilleure organisation d’équipe

La gestion de planning est incontournable pour attribuer efficacement les rôles et les responsabilités et ainsi assurer la réussite de votre équipe.

Par l’équipe Slack4 avril 2023

Vous souhaitez accroître la productivité de votre équipe et respecter les délais ? La gestion de planning est alors incontournable. Elle permet de définir les rôles et les objectifs des collaborateurs tout en favorisant une communication fluide et un travail collaboratif. Les membres de l’équipe se sentent ainsi plus impliqués et motivés pour livrer un projet de qualité dans les temps. Toutefois, vous devez utiliser les bonnes méthodes et les bons outils pour tirer pleinement parti de la gestion de planning.

Qu’est-ce que la gestion de planning ?

La gestion de planning désigne un processus d’organisation du travail. Les tâches et les actions à mener par les collaborateurs sont organisées sur une période définie pour atteindre les objectifs fixés. La planification peut être réalisée au niveau de l’individu, de l’équipe ou du département. L’idée est toujours d’optimiser les ressources humaines et financières pour favoriser la productivité et la rentabilité.

De manière générale, la gestion de planning peut aussi regrouper les actions du chef d’entreprise ou du manager pour organiser le temps de travail des salariés. Dans ce cas, il prend en compte les absences et les congés pour planifier correctement le travail à accomplir.

Ainsi, la gestion du temps est un processus complexe, car il est nécessaire de prendre en compte la disponibilité des collaborateurs, mais aussi leurs compétences respectives. Bien répartir la charge de travail et les responsabilités est une condition nécessaire à la réussite des projets.

Qu’est-ce qu’une gestion de planning réussie ?

Une gestion de planning d’équipe réussie est celle qui vous permet de concilier de nombreux facteurs. Vous devez ainsi optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Pour une bonne réalisation et gestion des tâches par exemple, il est nécessaire d’attribuer la bonne tâche au bon collaborateur. Ce dernier doit à la fois posséder les compétences nécessaires, mais aussi ne pas être surchargé de travail.

De plus, les équipes doivent être formées par le manager avec pour objectif de favoriser les échanges et stimuler la productivité. Encourager la collaboration passe notamment par l’usage d’outils collaboratifs comme Slack, qui permettent de fluidifier la communication et d’améliorer la cohésion d’équipe.

Si l’un des objectifs de la gestion de planning est d’utiliser au mieux les ressources à disposition et de respecter les échéances, le bien-être des collaborateurs doit aussi être une priorité. Cela passe notamment par un bon équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle de chaque membre de l’équipe.

Quels sont les différents types de planning ?

Pour assurer une bonne gestion de planning, vous devez utiliser des techniques réputées pour leur performance. Il existe en effet plusieurs types de planning : leur usage dépend des caractéristiques de votre équipe ainsi que de vos besoins spécifiques.

Le rétroplanning

Commençons par l’un des plus célèbres : le rétroplanning ou planning inversé. Ce planning exige de partir de la date de fin du projet. En remontant dans le temps, vous devez positionner sur le planning les tâches et les actions à mettre en place.

Ensuite, il est nécessaire de définir pour chaque tâche la date à laquelle elle doit être réalisée «  au plus tard ». L’intérêt est de pouvoir respecter les délais et de vérifier rapidement si chaque objectif est atteignable dans le temps imparti.

Le planning chemin de fer

Aussi appelé planning linéaire, le planning chemin de fer tire son nom de son utilisation historique pour planifier le passage des trains sur des voies de chemin de fer.

Son usage est pertinent lorsque l’emplacement géographique de chaque tâche est essentiel à la réalisation du projet. Pour cette raison, on le retrouve principalement dans les entreprises du secteur du BTP. Les tâches à réaliser sont représentées via un graphique à deux axes. L’axe vertical représente alors différents lieux tandis que l’axe horizontal représente quant à lui la temporalité du projet.

Le planning à barres

Le planning à barres ou diagramme de Gantt est bien connu dans la conduite de projet. Il est idéal pour obtenir une représentation visuelle des différentes tâches à réaliser ainsi que de l’interdépendance entre ces tâches. Les X et Y représentent différentes tâches au sein d’une chronologie.

Il permet de mettre en évidence la nécessité de finaliser certaines tâches avant d’en initier d’autres. Il peut facilement être utilisé conjointement avec le rétroplanning.

Le planning de graphe

À la différence du planning à barres, le planning de graphe ou réseau PERT est un diagramme de flux. Les différentes tâches sont représentées en réseau. Certaines tâches occupent certaines zones du diagramme et les tâches sont reliées entre elles par des flèches pour montrer leur interdépendance.

Un tel planning est pertinent pour hiérarchiser les priorités et identifier les tâches qui peuvent être réalisées de manière parallèle.

Comment gérer un planning de travail ?

Pour gérer un planning de manière efficace et respecter les contraintes de temps imposées par les clients, il est nécessaire d’appliquer une méthode. Différentes étapes peuvent en effet faciliter la gestion d’un planning de travail :

  • Définir les objectifs : identifier les objectifs à atteindre pour le projet et pour chaque tâche en particulier ;
  • Estimer la durée du projet : évaluer la durée de chaque tâche ainsi que les liens existant entre elles ;
  • Créer un diagramme de Gantt : pour faciliter la visualisation du planning et attribuer les ressources humaines et financières ;
  • Répartir les tâches : attribuer à chaque collaborateur une ou plusieurs tâches selon ses disponibilités et ses compétences ;
  • Suivre l’avancement du projet : organiser des points réguliers pour s’assurer que les tâches sont réalisées et le planning respecté ;
  • Communiquer de manière fluide : une communication respectueuse et régulière tout au long de la réalisation du projet permet d’améliorer l’engagement des collaborateurs.

Bien entendu, un planning réussi doit permettre l’implication de chacun. Faites participer les collaborateurs lors de la conception du planning et soyez toujours équitable lorsque vous attribuez les tâches. Plus l’environnement de travail et les décisions sont bienveillants, plus votre équipe sera soudée et performante.

Comment gérer le planning de l’équipe ?

Pour gérer le planning de l’équipe, cette bienveillance doit être au cœur de votre travail. Il est important de maximiser l’engagement des collaborateurs tout au long du projet. Cependant, pour atteindre cet objectif, vous devez leur faire confiance et leur permettre de participer activement à chaque étape de la gestion de projet.

La clé d’une équipe qui fonctionne, c’est la communication interne. En mettant en place une communication fluide, vous pouvez recueillir les besoins, les craintes et les remarques de chaque collaborateur. N’hésitez pas à échanger avec eux pour qu’ils saisissent mieux leur rôle et leurs responsabilités. De cette manière, l’assignation des tâches se fera sans friction, car tout le monde participe à la création du planning d’équipe.

De plus, la collaboration est essentielle à la réussite du groupe. N’hésitez pas à encourager les collaborateurs à échanger, à s’entraider, pour que les tâches soient réalisées plus rapidement et plus efficacement.

Bien entendu, pour garantir des résultats, il est nécessaire de suivre l’avancement du projet. Divers outils vous permettent d’organiser régulièrement des appels vidéo ou d’échanger via un système de messagerie professionnelle, à l’image de Slack. À chaque instant, vous devez être au courant des retards ou des points de frictions pour pouvoir apporter votre soutien à l’équipe ainsi que des solutions pertinentes.

Quel outil utiliser pour gérer un planning ?

Différents services ou outils peuvent vous permettre de gérer plus facilement votre planning. Le plus simple est tout d’abord de recourir à un calendrier partagé. Ce dernier est utilisé pour planifier les tâches et les partager dans un second temps avec l’équipe. Bien que ce type d’outils propose peu de fonctionnalités différentes, c’est le premier pas vers une organisation efficace.

Ensuite, les tableaux de bord permettent à vos collaborateurs de mieux se représenter le projet et les différentes tâches. En effet, ces tableaux de bord offrent la possibilité de suivre l’avancement des tâches de manière visuelle. Différents indicateurs de performance peuvent d’ailleurs être mis en place pour suivre la performance de l’équipe au cours du temps si vous récoltez les données nécessaires.

N’oublions pas les outils de planification. Ces derniers proposent par exemple de construire des diagrammes de Gantt rapidement. Vous pouvez ensuite les partager pour suivre de manière collaborative l’avancement des tâches.

Enfin, les outils de gestion de projet collaboratif font partie des logiciels les plus performants. Au-delà de simplement concevoir un planning, ils proposent des fonctionnalités vous permettant de gagner en efficacité et d’atteindre vos objectifs dans les temps impartis.

Pour faire le bon choix parmi tous ces outils de planification, vous devez prendre en considération plusieurs critères :

  • La définition de vos besoins : le logiciel de planning doit intégrer les fonctionnalités demandées par votre équipe et s’insérer facilement dans votre flux de travail actuel ;
  • La simplicité d’usage et l’ergonomie: plus le logiciel sera agréable, plus les collaborateurs seront motivés pour l’intégrer à leurs processus de travail habituels ;
  • Les contraintes budgétaires : privilégiez des solutions tout-en-un simples à utiliser et proposant une version gratuite. C’est une manière idéale de faire tester l’outil à votre équipe avant de vous décider.

Les avantages d’un outil de planning en entreprise

L’usage d’un logiciel de gestion de planning au sein de votre entreprise est loin d’être anodin. Au contraire, ce simple outil a des conséquences importantes sur le bien-être des collaborateurs et leur productivité.

Centraliser l’information efficacement

Le premier point essentiel est de centraliser tous vos besoins en un seul outil. Il devient alors plus facile de gérer le planning en prenant en compte tous les éléments incontournables tels que la disponibilité des collaborateurs, leurs congés, les coûts associés, etc.

Favoriser une communication fluide

Un outil de gestion de planning va vous permettre de mieux communiquer avec vos collaborateurs, mais aussi avec le client final. En effet, la chronologie des tâches est idéale pour montrer l’avancement du projet et l’implication de toute l’équipe à atteindre les objectifs fixés.

Gagner du temps

En créant un planning en ligne collaboratif, vous n’avez plus à échanger individuellement avec chaque collaborateur. L’information est accessible facilement et rapidement. Tout le monde sait ce qu’il doit faire et quand il doit le faire. De plus, certains outils proposent des fonctionnalités d’automatisation des tâches qui permettent de gagner encore plus de temps.

Offrir un équilibre vie personnelle/vie professionnelle

Vos collaborateurs bénéficient de la flexibilité d’un outil de planification. Tous les collaborateurs peuvent participer à la conception du planning et il est possible de réaliser des modifications pour s’adapter aux contraintes des équipes. De cette manière, la pression est moins forte sur les collaborateurs et ils ont une meilleure vision de leur emploi du temps.

Respecter les échéances

Cela peut sembler évident, mais l’usage d’un outil de gestion de planning est essentiel pour respecter les délais. En suivant de manière précise l’enchaînement des tâches et en les attribuant de manière optimale, vous optimisez votre travail et améliorez votre productivité.

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