6 étapes à suivre pour une gestion de projet réussie

Lors d’une gestion de projet, des étapes clés doivent être suivies de manière rigoureuse si vous désirez atteindre l’ensemble de vos objectifs.  En effet, ces dernières permettent de cadrer le développement du produit ou du service efficacement, sans disperser les moyens mis à votre disposition. Cela favorise le respect du budget alloué ainsi que les délais fixés initialement. Ces étapes de conduite de projet forment donc une sorte de canevas, pertinent aussi bien pour motiver les collaborateurs qu’assurer leur performance.

Identification des objectifs et des besoins

La première phase de la gestion de projet est l’identification des besoins et des objectifs du projet. Cela permet de définir de manière précise les exigences liées à ce projet ainsi que les caractéristiques du ou des livrables.

En plus de fixer les objectifs, cette démarche est incontournable pour déterminer la manière d’améliorer l’offre existante. Qu’il s’agisse d’un nouveau produit ou d’une nouvelle méthode à déployer, l’objet du projet est en effet toujours la réponse à un besoin existant. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire d’étudier la situation actuelle et la situation attendue. Cette analyse des conditions actuelles permet de définir les axes d’amélioration envisagés et les propositions qui vont donner forme à ce nouveau projet.

L’analyse des besoins répond ainsi à plusieurs questions essentielles :

• Quel est le problème à résoudre ?
• Quelles sont les contraintes identifiées ?
• Quelle forme prendra le livrable ?
• Quels seront les KPIs utilisés ?
• Quelles sont les parties prenantes ?

Ce questionnement et ce recueil d’information exigent de rassembler des informations en interne, auprès des collaborateurs de l’entreprise, mais aussi en externe, par exemple auprès des partenaires ou des clients. C’est la collecte des informations et des données contextuelles qui vous permettra d’identifier de manière claire les besoins et les objectifs du projet.

Différentes techniques permettent de recueillir les informations nécessaires. Cela peut passer par des réunions avec le client, des groupes de discussion, mais aussi des questionnaires. Dans tous les cas, l’important est de mesurer l’écart entre la situation actuelle et la situation attendue. Il est bien entendu essentiel d’en profiter pour réfléchir aux obstacles, aux risques ou aux freins en termes de ressources humaines et financières qui pourraient se manifester dans le cadre de ce projet.

Identification de l’équipe de projet

Un projet est toujours un travail collaboratif. Vous allez donc identifier les parties prenantes et former une équipe projet. Il faut identifier les acteurs du projet, mais aussi leur rôle ainsi que leurs responsabilités au sein de ce projet.

Avant tout, notons que toute personne qui à un moment ou à un autre est impliquée dans la conception, l’exécution ou le test d’un produit ou d’un service est de facto acteur du projet.

Par conséquent, les acteurs d’un projet peuvent être :

• Le client final ;
• Les utilisateurs ;
• Le chef de projet ;
• le pôle marketing ;
• Les développeurs logiciels ;
• Les prestataires externes ;

Identifier l’équipe projet est une étape fondamentale, car elle permet de s’assurer que vous avez les moyens d’atteindre vos objectifs. Cette étape va donc nécessiter de prendre en compte de nombreuses contraintes comme le temps imparti, les ressources financières, les risques éventuels et les compétences techniques internes à l’entreprise.

C’est en fonction de ces limites qu’il va être possible de décider s’il faut par exemple recruter de nouveaux talents ou déléguer certaines tâches à des intervenants externes. Si vous ne souhaitez pas faire intervenir de ressources humaines externes, il peut être pertinent de mettre en place des sessions de formation au sein de l’entreprise. Ces dernières permettront à vos collaborateurs d’acquérir certaines compétences qu’ils ne maîtrisent pas ou de renforcer leurs qualifications si nécessaire.

De plus, cela permet de connaître clairement qui interviendra de manière directe ou indirecte dans le projet. Tous les acteurs doivent être intégrés à votre stratégie, notamment pour garantir une communication interne efficace entre toutes les parties prenantes. La gestion de projets efficace passe en effet par des échanges fluides et transparents entre les différents acteurs du projet.

Planification du projet

Une fois que les bases sont posées, que les objectifs sont définis et l’équipe projet identifiée, vous devez débuter la planification du projet. En d’autres termes, il est désormais nécessaire de s’assurer que l’équipe projet remplira les objectifs dans le temps imparti et avec le budget alloué en amont.

Vous fixez donc un cap. Celui-ci va vous permettre de toujours avancer dans la bonne direction. Il est idéal aussi bien pour faire des points réguliers sur l’avancement du projet que pour maximiser l’engagement des collaborateurs. Ces derniers seront d’autant plus impliqués qu’ils sauront comment orienter leurs efforts.

Lister les tâches du projet

Pour concevoir votre plan, il est avant tout nécessaire de réaliser un découpage en phases chronologiques. Au sein de ces segments de temporalité, vous devez déterminer l’ensemble des tâches à réaliser. Lors de la planification, il peut aussi être parfois nécessaire de décomposer ces tâches en sous-tâches. C’est donc le moment où le chef de projet identifie la charge de travail pour chacun des collaborateurs. C’est un point incontournable pour le management en gestion de projet, car vous devez nécessairement éviter toute surcharge de travail pour l’ensemble de vos collaborateurs.

Il est en outre important pour préserver l’engagement de ces derniers que chacun comprenne ce qu’il doit faire, pourquoi il doit le faire, comment réaliser sa tâche et quelle est la date limite pour la finaliser.

Ensuite, les tâches sont hiérarchisées. De cette manière, il devient possible de prioriser certaines tâches et de relever les possibles interdépendances existantes. Ce n’est qu’en réalisant ce travail que vous pouvez être certain de mener le projet à bien.

Grâce à l’ordonnancement des activités, il est possible de déterminer un ordre de réalisation. C’est un élément très important des étapes de gestion de projet, car cela permet de savoir quelles tâches doivent être réalisées de manière séquentielle et quelles tâches doivent être parallélisées.

Par ailleurs, il est conseillé de mettre à jour régulièrement la liste des tâches pour contrôler avec précision la bonne marche du projet.

Définir les outils pour l’organisation des tâches

Si vous désirez préserver l’efficacité de votre équipe tout au long du projet, il est important de recourir à des outils dédiés à l’organisation des tâches.

Ces outils de planification peuvent être très divers. Certains sont très simples comme des to-do-list permettant de lister les tâches à réaliser. Ce type d’outil est toutefois utilisable dans le cadre d’un projet modeste. Pour les projets plus ambitieux, il est nécessaire de déployer des outils de partage de documents ou de communication entre les membres, comme la solution de collaboration Slack. De cette manière, les tâches pourront être réalisées de manière optimale, car chacun pourra accéder à tout instant à l’information nécessaire. De plus, les collaborateurs auront la possibilité d’échanger entre eux des encouragements et de bonnes pratiques.

Les outils d’organisation des tâches peuvent aussi être des outils de suivi de projets. Ce sont des incontournables du management de projet tels que la méthode Kanban. Cette dernière prend la forme d’une représentation graphique. Constituée d’étiquettes représentant les tâches à réaliser, cette méthode est idéale pour permettre à chaque collaborateur de visualiser rapidement l’état d’avancement du projet. Il est alors possible de classer les tâches en « Tâche à réaliser », « Tâche en cours », «  Tâche terminée  ».

Établir un planning et un rétroplanning complet

En premier lieu, il est nécessaire de différencier le planning et le rétroplanning. Le premier s’établit à partir de la date de début du projet. Au contraire, le second se construit à partir de la date de fin.

Le rétroplanning est donc idéal lorsque vous connaissez la date exacte de fin de projet. Il vous permet de respecter les délais tout en augmentant la motivation des équipes.

Que vous utilisiez un planning ou un rétroplanning, il est dans tous les cas nécessaire d’inscrire les tâches à réaliser au sein d’une représentation visuelle claire. Le diagramme de PERT et le diagramme de Gantt font partie des techniques très pertinentes pour vous aider à établir un planning ou un rétroplanning.

Choisir le bon outil de gestion de projet

Pour gérer efficacement votre projet, il est nécessaire d’utiliser un outil spécifiquement conçu pour la gestion des projets. Ce dernier permettra aux collaborateurs de travailler de manière optimale. En effet, les processus seront fluidifiés et les informations centralisées.

Il existe un très grand nombre d’outils de gestion de projet sur le marché. Par conséquent, pour sélectionner celui qui est le plus adapté à votre projet et à votre entreprise, il faut établir une liste de critères. Ces derniers vont vous aider à faire un choix éclairé et ne pas perdre de temps inutilement avec un outil trop complexe ou trop coûteux.

Notez que si le temps vous le permet, il est bien entendu idéal de tester différentes solutions. Cette approche a l’avantage de prendre en compte les retours de votre équipe. Celle-ci peut en effet être plus à l’aise et plus performante avec un outil plutôt qu’un autre.

En premier lieu, vous devez définir un cahier des charges. Identifiez clairement les besoins de votre équipe pour ce projet. Certains outils sont plus adaptés aux projets de petite taille, tandis que d’autres sont prévus pour gérer des projets d’envergure. L’important est de choisir un outil de gestion de projet adapté à vos besoins réels.

Pour rester au plus près de ces besoins, listez tout simplement l’ensemble des fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin. Citons notamment :

• Une messagerie professionnelle : pour communiquer facilement avec les différents membres de l’équipe.
• Le partage de fichiers : cela concerne par exemple la possibilité d’envoyer des fichiers volumineux.
• Les appels en visioconférence : c’est un point essentiel pour rester en contact avec tous les collaborateurs pour booster leur efficacité et assurer un télétravail efficace.
• Un générateur de flux de travail : vous pouvez ainsi automatiser les tâches à faible valeur ajoutée afin de gagner du temps.
• Des intégrations nombreuses : grâce à des intégrations natives, il est possible d’intégrer rapidement l’outil à votre flux de travail.
• La sécurisation des données : afin de préserver l’intégrité des données personnelles et des données d’entreprise.

Il est en outre très important que l’outil de gestion de projet s’intègre parfaitement à vos processus actuels. Ainsi, ce dernier doit être simple d’utilisation. De cette manière, les membres de votre équipe apprécieront son usage et l’adopteront avec aisance. De même, il doit être compatible avec vos logiciels et appareils actuels. Enfin, le coût de la solution doit évidemment être pris en compte. Il doit être adapté à votre budget pour le projet pour ne pas entamer votre rentabilité et risquer de vous faire manquer vos objectifs.

Mettre en œuvre le projet

Cette étape est cruciale et représente la majorité du projet. Maintenant que les bases sont solidement établies, il est nécessaire de passer à la mise en œuvre, c’est-à-dire la concrétisation du projet.

Vos collaborateurs vont chacun prendre en charge les tâches qui leur ont été confiées dans le temps dont ils disposent. Pour vous assurer de la bonne exécution de ce travail et de la performance de l’équipe, vous devez être un acteur à part entière. La première chose à faire est de présenter le projet à votre équipe et de les impliquer dans cette aventure. Cela passe par une explication détaillée du contexte et des objectifs. Plus vos collaborateurs se sentiront impliqués, meilleure sera leur performance. Ils seront en effet satisfaits de voir que vous les intégrez au processus de gestion et de planification des projets. 

Il est évident que pour préserver l’efficacité professionnelle tout au long de la mise en œuvre, le chef de projet doit être un facilitateur. Cela passe par exemple par la mise en place d’une communication fluide au sein de l’entreprise en général et lors de la gestion des projets en particulier. Tous les acteurs doivent recevoir une information claire : la transparence est un atout clé de votre réussite. Chaque collaborateur a par ailleurs tout intérêt à informer le reste de l’équipe de l’avancement des tâches qui lui ont été assignées et des difficultés qu’il peut rencontrer. Les autres membres pourront alors proposer des solutions, lui fournir des conseils pour réaliser son travail de manière optimale et l’aider pour que l’ensemble du groupe progresse plus rapidement vers la réalisation des objectifs.

C’est ici que l’usage d’un outil de travail collaboratif sécurisé prend tout son sens. Avec une telle solution en ligne, vous gardez contact à tout instant avec tous vos collaborateurs, quelle que soit la distance qui vous sépare. De plus, l’information comme les fichiers et les documents sont rapidement partagés. Ce lien permet de créer une émulation et une cohésion de groupe qui renforcent l’efficacité tout en améliorant le bien-être de chaque membre de l’équipe.

Assurer le suivi du projet

Avec le suivi de projet, vous veillez à ce que les résultats des tâches en cours correspondent à ce qui est attendu. L’objectif est donc de vérifier à tout moment que les choses se déroulent bien. Ce suivi peut concerner quatre points incontournables :

• Les délais impartis : À chaque étape du projet, il est indispensable de surveiller que le planning est bien respecté pour espérer avoir fini à la date limite.
• Les ressources financières : Le budget doit être géré de manière optimale pour ne rencontrer aucun dépassement des moyens octroyés.
• La qualité du produit ou service : Les caractéristiques du produit ou du service doivent correspondre au cahier des charges.
• Le bien-être et l’engagement : Les collaborateurs doivent prendre plaisir à travailler sur le projet et rester motivés.

Pour assurer un suivi de qualité, ce dernier doit comporter trois étapes : la collecte de données, l’analyse de ces données et, si nécessaire, la mise en place d’actions correctives.

La collecte de données s’opère par exemple lors des réunions de gestion de projet. Leur fréquence peut varier selon les circonstances : la périodicité peut ainsi être journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Les points réguliers peuvent se dérouler via un outil collaboratif ou un appel vidéo si les membres ne sont pas physiquement proches. Les fonctionnalités de planification des outils de gestion de projet peuvent aussi être mises à profit.

Pour analyser ces données, il est essentiel de définir des indicateurs de performance. Ces derniers vont vous permettre de mesurer de manière objective la performance de l’équipe projet. Les tâches réalisées, le respect des délais, les obstacles que rencontre l’équipe sont autant d’éléments à considérer.

Une fois qu’un point de suivi est réalisé, il peut être nécessaire de déployer des actions correctives. Les ajustements doivent être déployés à la suite d’échanges transparents avec l’équipe. L’idée n’est surtout pas de dénigrer les collaborateurs, mais au contraire de les fédérer et de les encourager. Informez-les des progrès, identifiez les difficultés et proposez des solutions.

Votre méthode de gestion doit ainsi toujours être respectueuse et inclusive tout en favorisant la performance.

Les avantages de la gestion de projet

Bien que la préparation, la mise en œuvre et le suivi d’un projet puissent sembler fastidieux, les atouts d’une conduite de projet efficace sont nombreux.

Avant tout, il est évident qu’une telle démarche a un impact très positif sur la qualité du produit final. En respectant le cahier des charges de manière scrupuleuse, les livrables correspondent aux attentes du client. De plus, le respect des délais améliorera la satisfaction client.

Un cadrage rigoureux d’un projet est aussi important pour respecter les ressources financières allouées au projet. Cela permet d’accroître la rentabilité et le retour sur investissement. Ceci est facilité par un fort engagement des collaborateurs. Si la communication a été fluide et agréable tout au long du projet et si les tâches ont été équitablement réparties, la productivité de chaque membre de l’équipe est augmentée.

Pour toutes ces raisons, respecter les étapes de la gestion de projet est idéal pour rationaliser les processus de votre entreprise. Vous pouvez alors optimiser l’ensemble des moyens vous ont été confiées.

 

De manière globale, la gestion de projet apporte une certaine fluidité. L’information circule plus naturellement tandis que les prises de décisions sont plus éclairées. Tout ceci accroît la flexibilité de l’équipe, qui gagne autant en efficacité qu’en cohérence et en résilience. Ainsi, les étapes de la gestion de projet favorisent le travail en équipe et l’épanouissement de chaque collaborateur. Cette méthodologie optimale permet ainsi de rendre le travail collaboratif aussi agile, qu’agréable et productif.