Méthodes, conseils et principes clés de la gestion de projet

En entreprise, le travail d’équipe favorise l’émulation par la mise en commun des idées, mobilise des compétences complémentaires et crée des liens entre les personnes. Mais la gestion de projet doit aujourd’hui faire face aux enjeux liés aux évolutions du monde professionnel. La généralisation du télétravail et des horaires décalés oblige les entreprises à trouver des solutions pour mieux organiser le travail d’équipe et favoriser l’esprit d’équipe. Une conduite de projet efficace passe par une préparation en amont. Durant cette phase, vous devez définir la méthode de travail à adopter, répartir les rôles et choisir des outils pertinents. 

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Dans le cadre professionnel, la gestion de projet consiste à organiser les activités et à hiérarchiser les étapes pour atteindre un objectif défini. Elle s’applique à tous les secteurs d’activité et peut concerner des projets de toute nature et de toute envergure.

Une gestion efficace doit prendre en compte plusieurs facteurs, dont les principaux sont :

• Les objectifs à atteindre ;
• Les délais imposés ;
• Les ressources budgétaires disponibles ;
• Les compétences de chaque participant.

Nombreux sont les outils et techniques à avoir été mis au point pour optimiser la gestion de projet. Ils permettent, entre autres, de répartir les tâches, de faciliter la communication interne et de s’adapter aux changements durant le projet. 

Les méthodes de gestion de projet

Plusieurs modèles de gestion de projet ont été développés et perfectionnés au fil des ans. Le choix de la méthodologie a un impact direct sur la manière dont sont réparties les activités entre les personnes et dans le temps. 

Les 5 principales méthodes de gestion de projet

Parmi les nombreuses méthodes de management de projet existantes, 5 modèles en particulier tirent leur épingle du jeu.

La méthode Waterfall

Aussi appelée « en cascade », la méthode de gestion de projet Waterfall est la plus répandue. La nature et la durée des étapes qui composent le projet sont prédéfinies de manière stricte. La fin d’une tâche entraîne le début de la suivante. 

Les méthodes agiles

Appréciées pour leur flexibilité, les méthodes agiles consistent à découper un projet en plusieurs sous-projets. Chacune de ces séquences est soumise à l’approbation du commanditaire pour commencer la suivante.

La méthode Scrum

Dérivé des méthodes agiles, le modèle Scrum vise, quant à lui, à optimiser la durée de réalisation d’un projet en équipe réduite. Scrum mêle retours réguliers du client et adaptabilité des processus.

La méthode cycle en V

La méthode cycle en V tire son nom de la représentation graphique de ses deux phases, descendante et ascendante. Elle est intuitive et facile à mettre en œuvre.

Le Lean Management

Le Lean Management se focalise sur la réduction des « gaspillages » via une amélioration constante des processus. Elle permet d’optimiser la qualité, les délais et les coûts du projet.

Les 5 étapes de la gestion de projet

En phase de cadrage, la demande du client est analysée et les besoins, définis en conséquence. Les grandes lignes sont tracées et l’équipe se constitue. Sont également précisés un ou plusieurs objectifs ainsi que la nature des livrables.

Vient ensuite la phase de planification. L’équipe établit le plan détaillé du projet, c’est-à-dire les activités à effectuer, leur durée estimative et leur date limite de réalisation.

Au cours de la définition des risques, les collaborateurs cherchent à prévenir les événements imprévus qui pourraient se présenter pour mieux les anticiper. Ils dressent alors une liste des risques éventuels et leurs solutions possibles.

La phase d’exécution est une phase clé. Si les étapes précédentes ont bien été suivies, chaque membre de l’équipe connaît son rôle et l’ordre dans lequel les tâches doivent être traitées. Des points réguliers permettent de contrôler l’avancée du projet et de maintenir le niveau de motivation.

La dernière étape, le bilan, est cruciale pour votre entreprise. Dès le projet arrivé à son terme, l’équipe analyse les points positifs et les éléments à améliorer afin d’optimiser l’efficacité des processus. 

L’attribution des rôles dans la gestion de projet

Il est essentiel de déterminer les responsabilités et le niveau d’implication de tous au sein de l’équipe. Pour cela, vous devez attribuer un rôle à chaque membre. Cela permet à vos collaborateurs de comprendre leur place dans l’équipe et d’identifier les personnes auxquelles s’adresser selon les besoins. La bonne conduite d’un projet repose sur plusieurs rôles essentiels.

Le chef de projet

Le chef de projet est le coordinateur principal, il planifie et veille au bon déroulement du projet. En tant que supérieur hiérarchique, c’est à lui que les membres de l’équipe se réfèrent pour la prise de décisions importantes. Il est le premier interlocuteur du client et assume les responsabilités vis-à-vis du livrable. Il doit aussi animer le groupe de travail et maintenir un bon niveau de motivation de ses collaborateurs. 

Le sponsor de projet

Le sponsor de projet fait le lien entre le projet et la direction. Il s’agit généralement d’une personne qui possède une bonne connaissance de l’entreprise. Il met à profit son expérience pour épauler et conseiller le chef de projet tout au long de sa mission. 

Le sponsor s’assure que le projet va dans la bonne direction, conformément aux attentes définies. En parallèle, il représente et défend les demandes de l’équipe projet auprès de la direction.

Le conseiller externe

Le conseiller externe peut intervenir dans le groupe de projet pour plusieurs raisons. Il apporte tout d’abord des compétences qui n’existent pas au sein de l’équipe. Ensuite, en tant que personne extérieure à l’entreprise, son regard est plus objectif vis-à-vis du projet comme de l’équipe, ce qui peut aider à régler certaines problématiques. 

Le Project Management Office (PMO)

Le PMO ou Project Management Office choisit les méthodologies les plus adaptées au projet. Il met en place la gouvernance en définissant les règles de fonctionnement.

Le meilleur outil pour la gestion de projet

Le choix de l’outil de gestion de projet utilisé pour coordonner le travail de l’équipe est essentiel pour que la gestion d’un projet se déroule de la manière la plus productive possible. Il doit fluidifier la communication, rendre accessibles les informations pour chaque personne concernée et favoriser l’engagement de tous les membres.

Slack, l’outil qui simplifie la gestion de projet

La plateforme collaborative Slack est particulièrement adaptée au management de projet. Grâce à son organisation par canal de discussion, elle permet aux membres d’une l’équipe d’échanger des informations, qu’ils peuvent ensuite retrouver facilement, leur offrant ainsi un véritable gain de productivité et de temps.

Avec Slack, vous pouvez partager des documents, gérer vos tâches, fixer et rappeler des échéances à l’ensemble de l’équipe ou à des personnes ciblées. Il est également possible de créer un canal consacré à la feuille de route, donnant accès à chacun à l’avancée du projet. Vous générez ainsi un sentiment d’implication auprès de vos collaborateurs. D’autres canaux parallèles offrent de la visibilité aux collaborateurs en fonction de leur activité au sein du groupe.

L’e-mail, peu adapté à la collaboration en entreprise 

L’e-mail laisse aujourd’hui place à des solutions plus innovantes et efficaces, car il est de moins en moins adapté aux nouvelles méthodes de travail. Contrairement à Slack, l’e-mail ne permet pas de voir en un coup d’œil si vos collaborateurs ont lu et pris en compte une information que vous leur avez communiquée. 

Si vous demandez une confirmation de leur part, chaque collaborateur vous enverra un e-mail de confirmation différent. Sur Slack, il leur suffit de commenter votre publication ou message, voire de réagir de manière explicite et rapide en utilisant l’un des effets disponibles. La plateforme Slack est une alternative à l’activité chronophage, voire stressante, qu’est la communication par e-mail.