Bien gérer les flux d’informations dans l’entreprise

Aujourd’hui, les entreprises s’appuient sur un nombre d’outils de communication qui ne cesse d’augmenter. Les salariés n’ont jamais eu accès à autant de données. Dans ce contexte, il est devenu indispensable de mettre en place des flux d’informations solides. L’objectif : éviter l’accumulation de données, favoriser la collaboration et améliorer l’efficacité. Lisez la suite pour découvrir ce qu’il faut savoir sur les flux d’informations ainsi que nos conseils pour les simplifier au sein de Slack.

Qu’est-ce que le flux d’informations et en quoi est-il important ?

Le flux d’informations, c’est l’échange d’informations entre les personnes, les processus et les systèmes au sein d’une entreprise. Lorsque des salariés travaillent depuis différents endroits, appareils et services, il est parfois difficile de coordonner tout le monde. Mettre en place des flux d’informations solides vous permet de surmonter les difficultés, afin que les salariés soient en phase avec vos objectifs d’entreprise et prennent des décisions plus éclairées. Ils ne travailleront pas plus, mais mieux.

Types de flux d’informations

La gestion des flux d’informations au sein d’une entreprise varie en fonction de sa taille, de sa structure, de son secteur d’activité, et plus encore. Parmi les principaux types de flux d’informations, nous pouvons citer :

La communication descendante :

Lorsqu’un responsable ou un dirigeant partage des instructions ou des informations avec des collaborateurs d’une hiérarchie inférieure.

La communication ascendante :

Lorsqu’un collaborateur d’une hiérarchie inférieure communique avec une personne qui occupe un poste de hiérarchie supérieure. Par exemple, lorsqu’un salarié partage le compte-rendu de ses réalisations du mois à son responsable.

La communication horizontale :

Lorsqu’une information est partagée entre différents services ou postes de l’entreprise qui se situent au même niveau.

La communication diagonale :

Lorsqu’une communication transversale est établie entre les salariés de différents services de l’entreprise.

Comment identifier des problèmes liés aux flux d’informations

Les problèmes liés aux flux d’informations empêchent parfois vos salariés de travailler efficacement, ce qui peut nuire à l’expérience client et aux résultats de votre entreprise. Prenez le temps de vous poser les questions suivantes :

• Vos collaborateurs rencontrent-ils des difficultés à trouver les ressources et les informations dont ils ont besoin pour terminer rapidement leurs tâches ?
• Vos collaborateurs rencontrent-ils des difficultés à consulter des dossiers et rapports antérieurs afin de suivre les progrès et les tendances ?
• Vos collaborateurs rencontrent-ils des difficultés à fournir des informations aux bonnes personnes dans les services concernés ?
• Vos collaborateurs sont-ils informés des politiques de l’entreprise ?

Conseils pour améliorer les flux d’informations

Si vous avez répondu « oui » à l’une des questions ci-dessus, alors votre entreprise est peut-être confrontée à des problèmes liés aux flux d’informations et à la gestion des connaissances. Heureusement, nous vous proposons des conseils testés et approuvés pour améliorer votre communication et votre collaboration.

Instaurez une communication ouverte et transparente

Une culture d’entreprise forte repose sur la transparence. Il en est de même pour les flux d’informations. Les salariés se sentent plus impliqués lorsqu’ils sont bien informés. Favoriser une communication bidirectionnelle entre les collaborateurs et leurs dirigeants est essentiel. Pour ce faire, optez pour une politique de « portes ouvertes » et faites preuve de transparence.

Alignez votre message à la mission de votre entreprise

Assurez-vous que les valeurs de votre entreprise et sa mission soient claires pour vos collaborateurs. Faites en sorte que toute la communication s’y rapporte. Quand il s’agit de comprendre les objectifs de l’entreprise, si tous les collaborateurs sont en phase avec les dirigeants, alors ils seront en mesure de travailler ensemble pour les atteindre.

Améliorez l’accès à des outils métiers indispensables

De plus en plus de salariés travaillent à distance. Il est indispensable qu’ils aient accès aux applications, aux systèmes et logiciels de l’entreprise pour qu’ils puissent travailler efficacement. Dans le cas contraire, votre équipe sera confrontée à des goulots d’étranglement et des frustrations qui pourraient être résolues avec des flux d’information appropriés.

Choisissez les bons outils

Des outils de collaboration numérique comme Slack vous permettent d’améliorer les flux d’informations de diverses manières. Suivez l’avancée d’un projet ou favorisez les relations entre les collègues qui ne se sont jamais rencontrés en personne.

En créant plusieurs canaux Slack, vous éliminez les silos d’information en mettant à la disposition des collaborateurs une plateforme pratique pour la communication entre les services. Voici quelques idées de canaux pour renforcer l’investissement et l’efficacité des collaborateurs tout en simplifiant les flux d’information :

• #Connaissances-d’entreprise : les salariés peuvent partager des actualités et des articles concernant leur secteur d’activité, s’informer sur les tendances qui touchent d’autres aspects de l’entreprise et renforcer leurs compétences.
• #Reconnaissance : non seulement un canal consacré aux félicitations entre collègues aide les salariés à se sentir valorisés et appréciés, mais il permet également à chaque membre de votre entreprise de savoir ce que font les autres.
• #Annonces : informez vos collaborateurs avec des annonces régulières. Chez Slack, nous utilisons un canal à l’échelle de l’entreprise, #annonces-international. L’équipe de communication interne y partage des résumés hebdomadaires qui regroupent les actualités de chaque chef de service, des statistiques de l’entreprise, des échéances importantes qui concernent l’ensemble de l’entreprise et d’autres informations précieuses.

Avec Slack, optimisez les flux d’information de votre entreprise

Pour réussir dans le monde professionnel moderne, vos collaborateurs doivent être en mesure de partager des idées, de prendre des décisions et de faire avancer les projets rapidement et correctement. Grâce à Slack, évitez l’accumulation des données et les goulots d’étranglement liés à de mauvais flux d’information et qui peuvent vous coûter cher. Regroupez les bonnes personnes et les bonnes informations.