Methoden zur Verwaltung von Informationsflüssen in Unternehmen

Da sich Unternehmen auf eine zunehmende Anzahl von Kommunikationsmitteln verlassen und ihre Mitarbeitenden Zugang zu immer mehr Daten haben, ist ein zuverlässiger Informationsfluss unerlässlich, um aufgeblähte Daten zu vermeiden, die Zusammenarbeit zu fördern und die Effizienz zu steigern. Im Folgenden findest du Informationen über den Informationsfluss und Tipps, wie du ihn mit Slack vereinfachen kannst.

Was ist Informationsfluss und warum ist er wichtig?

Unter Informationsfluss versteht man den Austausch von Informationen zwischen Menschen, Prozessen und Systemen in einem Unternehmen. Wenn deine Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten, Geräten und in unterschiedlichen Abteilungen tätig sind, kann es schwierig sein, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Mit einem zuverlässigen Informationsfluss können Herausforderungen gemeistert werden, sodass sich die Mitarbeitenden an den Unternehmenszielen orientieren, fundiertere Entscheidungen treffen und so intelligenter arbeiten können, anstatt mehr Arbeit leisten zu müssen.

Arten von Informationsflüssen

Die Richtung des Informationsflusses in einem Unternehmen kann je nach Größe, Struktur, Branche und mehr variieren. Zu den hauptsächlichen Arten von Informationsflüssen gehören:

Nach unten gerichteter Informationsfluss

Wenn eine Person in einer Führungsposition Anweisungen oder Informationen an Mitarbeitende der unteren Ebenen weitergibt.

Nach oben gerichteter Informationsfluss

Wenn eine Person in einer untergeordneten Position mit einer Person in einer höheren Position kommuniziert, z. B. wenn ein Mitarbeitender mit einem/einer Vorgesetzten seine Leistungen in diesem Monat spricht.

Horizontaler Informationsfluss

Wenn Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Geschäftsbereichen ausgetauscht werden, die auf derselben Ebene angesiedelt sind.

Diagonaler Informationsfluss

Wenn eine funktionsübergreifende Kommunikation zwischen Mitarbeitenden auf verschiedenen Ebenen stattfindet.

Warnzeichen für Störungen im Informationsfluss

Ist der Informationsfluss gestört, kann es für deine Mitarbeitenden schwierig werden, ihre Arbeit effektiv zu erledigen, was sich wiederum negativ auf die Kundenzufriedenheit und den Gewinn auswirken kann. Nimm dir einen Moment Zeit, um dir die folgenden Fragen zu stellen:

• Können meine Mitarbeitenden die für die schnelle Erledigung ihrer Aufgaben benötigten Ressourcen oder Informationen nicht finden?
• Sind die Mitarbeitenden nicht in der Lage, schnell auf frühere Datensätze und Berichte zuzugreifen, um Fortschritte und Trends zu verfolgen?
• Sind die Mitarbeitenden nicht in der Lage, die richtigen Personen in den richtigen Abteilungen mit Informationen zu versorgen?
• Kennen die Mitarbeitenden die unternehmensweiten Richtlinien nicht?

Tipps für einen besseren Informationsfluss

Wenn du eine der obigen Fragen mit „Ja“ beantwortet hast, gibt es in deinem Unternehmen möglicherweise Probleme mit dem Wissensmanagement und dem Informationsfluss. Im Folgenden haben wir ein paar bewährte Tipps für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zusammengefasst.

Schaffe eine Kultur der offenen Kommunikation und Transparenz

Eine starke Unternehmenskultur basiert auf Transparenz – und gleiches gilt für einen reibungslosen Informationsfluss. Mitarbeitende sind engagierter, wenn sie gut informiert sind. Daher ist es wichtig, die gegenseitige Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften durch eine Politik der offenen Tür zu fördern und transparent zu bleiben.

Verknüpfe deine Botschaft mit der Mission

Verdeutliche deinen Mitarbeitenden die Werte und die Mission deines Unternehmens und sorge dafür, dass sich alle Nachrichten daran orientieren. Wenn alle Mitarbeitenden mit der Unternehmensführung in ihrem Verständnis der Ziele übereinstimmen, können alle gemeinsam auf diese Ziele hinarbeiten.

Verbessere den Zugang wichtigen Tools

Da immer mehr Mitarbeitende im Home Office arbeiten, ist es wichtig, dass sie auf die Anwendungen, Systeme und Software zugreifen können, die dein Unternehmen für sein Geschäft benötigt. Andernfalls kommt es in deinem Projekt-Team zu Engpässen und Problemen, die durch einen reibungslosen Informationsfluss gelöst werden könnten.

Wähle die richtigen Tools

Mit Tools für die digitale Zusammenarbeit wie Slack kann der Informationsfluss auf vielfältige Weise verbessert werden. Das beginnt bei der Verfolgung des Projektfortschritts und reicht bis zur Förderung der Beziehungen zwischen Mitarbeitenden, die sich noch nie persönlich getroffen haben.

Die Einrichtung verschiedener Slack-Channels beseitigt zudem Informationssilos, indem sie den Mitarbeitenden einen praktischen Knotenpunkt für die abteilungsübergreifende Kommunikation bietet. Hier sind einige Ideen für Channels, die das Engagement und die Effizienz der Mitarbeitenden steigern und gleichzeitig den Informationsfluss optimieren:

• #unternehmenswissen: Hier können sich Mitarbeitende über Branchennachrichten und -artikel austauschen, sich über Trends informieren, die Auswirkungen auf andere Bereiche des Unternehmens haben, und sich weiterbilden.
• #anerkennung: Ein Channel, in dem sich die Mitarbeitenden gegenseitig motivieren können, trägt nicht nur dazu bei, dass sie sich wertgeschätzt fühlen, sondern bietet auch die Möglichkeit, dass alle im Unternehmen wissen, woran die anderen gerade arbeiten.
• #ankündigungen: Halte deine Mitarbeitenden mit regelmäßigen Ankündigungen auf dem Laufenden. Hier bei Slack gibt es einen unternehmensweiten Channel #announcements-global für das interne Kommunikationsteam, in dem wöchentlich Neuigkeiten von den einzelnen Abteilungsleiter:innen, Unternehmensstatistiken, wichtige Termine, die alle betreffen, und andere wertvolle Informationen veröffentlicht werden.

Optimiere mit Slack den Informationsfluss in deinem Unternehmen

Um in der modernen Geschäftswelt erfolgreich zu sein, müssen deine Mitarbeitenden Ideen austauschen, Entscheidungen treffen und die Arbeit schnell und genau vorantreiben können. Mit Slack lassen sich aufgeblähte Daten und kostspielige Engpässe, die auf einem schlechten Informationsfluss basieren, vermeiden, indem die richtigen Personen und Informationen zusammengebracht werden.