Avant même que votre entreprise ne puisse lancer un nouveau produit ou service, vous avez besoin d’un bon logiciel professionnel. Mais compte tenu de la grande variété de logiciels sur le marché, choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise peut sembler fastidieux.
Sam Rosen, cofondateur de la start-up Deskpass spécialisée dans la location d’espaces de coworking, en sait quelque chose. Deskpass emploie six salariés à plein temps et une douzaine de sous-traitants. La société a donc besoin d’une suite logicielle qui soit financièrement abordable, qui puisse évoluer au rythme de l’entreprise et qui dégage du temps aux collaborateurs afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs clients.
« La solution miracle n’existe pas. Chaque outil a ses avantages et ses inconvénients. Vous devez donc choisir celui qui convient le mieux à votre équipe afin de ne pas puiser indéfiniment dans votre budget. »
Sam Rosen se considère comme un « accro aux logiciels ». Il a testé une multitude de solutions professionnelles au cours des 10 années d’existence de sa société. Alors comment choisir le logiciel professionnel adapté à votre équipe à mesure que celle-ci se développe ? Voici les leçons qu’il a retenues :
1. Comprenez pleinement les besoins de votre équipe
« Demandez à votre équipe ce qu’elle pense des outils qu’elle utilise actuellement, et analysez l’usage qu’elle en fait », conseille Sam Rosen. « En partant de là, choisissez une solution extensible. »
Envisagez également de diversifier les types d’outils à la disposition de vos collaborateurs. Il est rare qu’une solution fasse l’unanimité, et si vous optez pour une suite logicielle complète, les lacunes éventuelles deviendront rapidement un problème à mesure que vous vous développerez.
« Chaque service de votre entreprise utilisera les outils que vous sélectionnez de manière différente », explique Sam Rosen. « Vous devez vous demander si tout le monde doit utiliser le même outil, et si c’est le cas, s’il peut être utilisé de manière appropriée par toutes les équipes sans les limiter dans leurs actions. »
Mais surtout, il faut que votre équipe utilise réellement le produit logiciel. Sans avoir l’aval de tous dès le départ, le produit doit être suffisamment utile au quotidien pour que vos collaborateurs aient envie de l’utiliser.
« Si votre équipe n’adhère pas à votre solution, vous perdrez du temps et de l’argent », analyse Sam Rosen. « Le choix d’un produit approuvé par votre équipe est presque aussi important que le choix de la solution la plus adaptée à l’entreprise. »
2. Soyez réaliste quant à votre budget
L’option la plus coûteuse en matière de logiciels professionnels peut constituer un achat ambitieux qui préparera votre petite entreprise à devenir grande. Mais à l’instant T, cet achat viendrait ponctionner vos ressources et affecter votre capacité à rester agile.
« Déterminez quel est votre budget réel. N’achetez rien dont vous n’ayez vraiment besoin », conseille Sam Rosen. Si Deskpass a d’abord opté pour des options logicielles plus solides telles que HubSpot et Marketo, la solution rationalisée Autopilot s’est avérée plus abordable pour une petite entreprise, offrant la possibilité d’évoluer au rythme du développement des activités.
L’argent n’est pas le seul budget dont vous devez vous préoccuper : le temps importe également. « Tenez compte du temps nécessaire à l’implémentation et à l’adoption de la solution par les collaborateurs », suggère Sam Rosen. « Vous devez considérer le coût total de tous les facteurs combinés. Pas seulement les 200 $ par mois que coûte le logiciel. »
Et d’ajouter : « La solution miracle n’existe pas. Chaque outil a ses avantages et ses inconvénients. Vous devez donc choisir celui qui convient le mieux à votre équipe afin de ne pas puiser indéfiniment dans votre budget, votre capital politique et vos relations, sans parler du temps perdu que vous auriez pu consacrer à la création d’un produit de qualité. »
3. Faites toujours un essai avant de lancer une migration complète
Il est essentiel de pouvoir tester un logiciel avant de faire son choix. « Ne vous décidez pas sans vraiment savoir », recommande Sam Rosen. « Nous avons tendance à faire de petites expériences pour tester de nouveaux outils, parce que nos activités reposent dessus. »
Sam Rosen développe : « Il ne suffit pas de dire “Nous utiliserons désormais Google Chat ou Asana”. Notre choix va entraîner un bouleversement dans notre façon de communiquer et de hiérarchiser nos tâches. Nous devons donc déterminer, à l’aide d’un groupe de test restreint, si tout le monde y trouvera son compte. »
4. Procurez-vous un logiciel professionnel qui automatise les aspects les moins humains du travail
Les logiciels ne doivent pas remplacer l’interaction humaine. Au contraire, ils doivent réduire le temps consacré aux tâches répétitives et optimiser les échanges de vos collaborateurs entre eux et avec vos clients. Pour Deskpass, cela se traduit par l’utilisation d’applications d’automatisation telles que ProfitWell. Celle-ci s’exécute en arrière-plan tout au long de la journée et collecte des données sur les indicateurs commerciaux.
« C’est une grande victoire que de prendre cinq minutes par jour pour étudier des données dont l’agrégation et le compte-rendu manuels m’auraient autrefois fait perdre beaucoup de temps et d’énergie », rapporte Sam Rosen. Le secret consiste à choisir « des outils qui se chargent de ce que je n’ai pas besoin de faire ».
N’oubliez pas : les logiciels professionnels ne peuvent pas tout résoudre
« Aucun logiciel ne peut remplacer la créativité et les relations humaines », souligne Sam Rosen. « L’empathie est une caractéristique essentielle pour diriger une entreprise prospère et en être un(e) bon dirigeant(e). Peu importe le nombre d’outils, de tableaux, de graphiques et de feuilles de calcul dont vous disposez, rien ne vaut la communication classique qui consiste à prendre son téléphone et parler aux autres. »
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