Wie du die richtige Unternehmenssoftware für dein Start-up findest

Sam Rosen, Mitbegründer des Start-ups für Coworking-Space-Abonnements Deskpass, ist mit dieser Herausforderung bestens vertraut. Mit sechs Vollzeitmitarbeitenden und etwa einem Dutzend Auftragnehmer:innen benötigt Deskpass eine Softwarelösung, die finanziell vertretbar ist, mit dem Unternehmen mitwachsen kann und den Mitarbeitenden mehr Zeit verschafft, damit sie ihren Benutzer:innen die bestmögliche Erfahrung bieten können.

Rosen ist ein selbst ernannter „Software-Junkie“, der im Laufe des fast zehnjährigen Bestehens des Unternehmens eine Vielzahl von Unternehmenssoftware-Optionen getestet hat. Hier sind die Lehren, die er aus der Auswahl von Unternehmenssoftware für ein wachsendes Projekt-Team gezogen hat.

1. Verstehe die Bedürfnisse deines Projekt-Teams vollständig

„Frage dein Projekt-Team, ob es die Lösung, mit der es jetzt arbeitet, mag und versteht, wofür es sie verwendet“, rät er. „Nimm das als Ausgangspunkt und wähle eine Lösung, die erweiterbar ist.“

Erwäge auch eine Diversifizierung der Arten von Tools, die dem Projekt-Team zur Verfügung stehen. Es gibt keine Universallösung und, wenn du dich von Anfang an für eine allumfassende Unternehmenssoftwarelösung entscheidest, werden Lücken mit zunehmender Größe zwangsläufig zu einem größeren Problem.

„In verschiedenen Bereichen deines Unternehmens werden die Tools, [die du auswählst],unterschiedlich eingesetzt“, erläutert Rosen. „Du solltest folgende Frage stellen: Sollten wir alle dasselbe Tool verwenden? Wenn wir dasselbe Tool verwenden, funktioniert es dann für alle so gut, dass sie es angemessen nutzen können und es keine Einschränkung gibt?“

Vor allem muss dein Projekt-Team das Softwareprodukt auch tatsächlich einsetzen. Die Teammitglieder müssen nicht von Anfang an davon begeistert sein, aber es muss sie in ihrem Arbeitsalltag so unterstützen, dass sie es verwenden wollen.

„Wenn dein Projekt-Team nicht mitmacht, ist das reine Zeit- und Geldverschwendung“, weiß Sam Rosen. „Etwas auszuwählen, das das Projekt-Team mittragen kann, ist fast genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Lösung [für das Unternehmen].“

2. Schätze dein Budget realistisch ein

Die teuerste Option für Unternehmenssoftware könnte ein ambitionierter Kauf sein, um dein Unternehmen auf den Tag vorzubereiten, an dem es in die Liga der Großunternehmen aufsteigt. Aber im Moment wäre das wahrscheinlich finanziell und für deine Fähigkeit, agil zu bleiben sehr belastend.

„Finde heraus, wie hoch dein tatsächliches Budget ist. Zahle nicht für etwas, das du nicht unbedingt brauchst“, rät er. Anfangs probierte Deskpass robustere Softwareoptionen wie HubSpot und Marketo aus, aber das optimierte Autopilot war für ein kleines Start-up erschwinglicher und bot die Möglichkeit, dass die Software mit dem Unternehmen mitwächst.

Du solltest nicht nur dein Budget berücksichtigen – sondern auch die Zeit. „Berücksichtige, wie lange es dauern wird, bis die Umstellung erfolgt ist und alle die neue Lösung angenommen haben“, empfiehlt er. „Man muss die Gesamtkosten aller Faktoren zusammen betrachten, nicht nur die 200 Dollar pro Monat, die die Software kostet.“

Er fügt hinzu: „Es gibt keinen heiligen Gral. Jedes Tool hat Vor- und Nachteile. Du musst einfach das für dein Projekt-Team am besten geeignete Tool auswählen. Andernfalls verschlingt es nicht nur dein Budget, sondern auch dein politisches Kapital und deine Beziehungen, ganz zu schweigen von der Zeit, die du stattdessen damit verbringen könntest, ein tolles Produkt zu entwickeln.“

3. Führe vor einer vollständigen Migration immer einen Testlauf durch

Pilotversuche sind bei der Auswahl neuer Unternehmenssoftware ein wichtiger Faktor. „Stürze dich nicht zu 100 % hinein, ohne es vorher zu testen“, mahnt Sam Rosen. „Wir tendieren dazu, neue Tools in kleinen Experimenten auszuprobieren, denn unser Geschäft ist ziemlich abhängig von [ihnen].“

Darüber hinaus erklärt er: „Man kann nicht einfach sagen: ‚Hey, jetzt benutzen wir Google Chat‘ oder ‚Jetzt benutzen wir Asana‘. Was auch immer wir wählen, wird eine ziemlich große Umstellung für unsere Kommunikation und Prioritätensetzung sein, also müssen wir [mit einer kleineren Testgruppe] prüfen, ob es uns auch wirklich gefallen wird.“

4. Wähle eine Unternehmenssoftware, die die Arbeit, die nicht von Menschenhand gemacht werden muss, automatisiert

Software sollte kein Ersatz für menschliche Interaktion sein. Ganz im Gegenteil: Sie sollte dazu dienen, dass die Mitarbeitenden ihre Zeit nicht mit roboterhaften Aufgaben vergeuden, sondern sich voll und ganz auf die gemeinsame Zusammenarbeit und den Umgang mit den Kund:innen konzentrieren können. Im Falle von Deskpass bedeutet dies die Verwendung von Automatisierungs-Apps wie ProfitWell. Die App läuft den ganzen Tag über im Hintergrund und sammelt Daten zu den Unternehmensmetriken.

„Am meisten profitiere ich, wenn ich nur fünf Minuten am Tag damit verbringen muss, Daten einzusehen, deren manuelle Zusammenstellung und Auswertung mich sonst viel Zeit und Energie gekostet hätte“, erklärt Sam Rosen. Der Schlüssel liegt darin, „Tools auszuwählen, die Dinge ersetzen, die nicht zwingend von mir erledigt werden müssen“.

Denke daran, dass manche Dinge nicht mit Hilfe von Unternehmenssoftware gelöst werden können

„Es gibt keinen Software-Ersatz für menschliche Kreativität und Beziehungen“, betont er. „Empathie ist eine so wichtige Eigenschaft, um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen und eine gute Führungskraft zu sein. Egal, wie viele Tools, Diagramme und Tabellen man hat, es geht nichts über eine echte Kommunikation: einfach zum Telefon zu greifen und mit den Menschen zu sprechen.“