Les tâches répétitives démotivent les individus et ralentissent la croissance de votre entreprise. Pour pallier cette situation, il est possible de mettre en place une automatisation des processus métier. Ainsi, vous allez pouvoir accroître votre productivité tout en dégageant du temps utile pour vos collaborateurs. L’automatisation est un atout incontournable pour stimuler la performance, fédérer les équipes et améliorer la qualité des produits et des services.
Qu’est-ce que l’automatisation d’un processus ?
L’automatisation d’un processus métier permet d’automatiser les transactions métier à plusieurs étapes. Si ces dernières sont reproductibles, il devient alors possible de laisser une machine s’en charger. Il suffit de transformer des tâches effectuées manuellement par des séquences d’instructions. Celles-ci seront ensuite traitées de manière séquentielle par un logiciel d’automatisation.
Toutefois, il ne faut pas confondre l’automatisation des processus métier et l’automatisation des tâches. Les solutions d’automatisation métier sont en effet plus compliquées. Elles concernent souvent des systèmes complexes reliés entre eux via un système informatique.
De plus, ces systèmes sont parfois spécifiquement conçus pour répondre aux besoins particuliers d’une entreprise.
Comment automatiser les processus ?
Pour assurer la gestion des tâches et réussir à automatiser les tâches répétitives et ainsi développer un atout concurrentiel majeur, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes incontournables :
- Définition du processus métier : La première étape est de cartographier les processus métier. En identifiant les étapes clés du processus, il devient possible de l’automatiser.
- Sélection des outils d’automatisation : Il est nécessaire ensuite de choisir l’outil le plus adapté pour répondre au besoin : logiciels d’automatisation de processus métier (BPMS) ou solutions d’automatisation robotisée des processus (RPA).
- Mapping du processus : L’étape suivante consiste à visualiser le processus sous forme d’un diagramme ou d’un flux de travail.
- Test de l’automatisation : Une fois le processus conceptualisé, il faut le tester pour vérifier sa pertinence.
- Déploiement de la solution : Si le processus répond aux attentes, il est possible de le déployer.
- Suivi de l’automatisation : Pour garantir un fonctionnement fluide, il faut suivre le processus au cours du temps et de le réajuster si nécessaire.
L’automatisation des processus exige une préparation minutieuse pour assurer des résultats à la hauteur des attentes.
Pourquoi automatiser des processus ?
Différentes raisons peuvent amener une entreprise à décider d’automatiser ses processus. Dans tous les cas, c’est un projet important pour maximiser la productivité de l’entreprise et rationaliser son organisation.
Accélérer les processus métier
Si le volume des commandes augmente de manière importante, l’automatisation va permettre d’accélérer les flux de travail. De cette manière, il est plus facile de répondre à la demande de la clientèle et de livrer les produits ou services en temps et en heure.
Améliorer la qualité des produits et services
Si vous désirez augmenter le prix de vos produits et services, il peut être nécessaire de mettre à profit l’automatisation, qui améliorera l’efficacité des processus à chaque étape de la conception produit. Par conséquent, la qualité ira en s’accentuant et vous pourrez envisager une augmentation de votre marge.
Réduire les erreurs lors des processus
Même si vos collaborateurs sont expérimentés et impliqués dans leur travail, il est possible qu’ils commettent des erreurs. Pour les réduire au maximum, il est pertinent d’automatiser les processus. En effet, la machine ne se fatigue pas et peut effectuer des tâches répétitives sans difficulté.
Fidéliser les collaborateurs et limiter le turn-over
Les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée peuvent avoir raison du collaborateur le plus motivé. Si vous constatez que le taux de renouvellement du personnel est trop élevé, il est indispensable d’automatiser les processus métier. De cette manière, vous fidélisez les collaborateurs qui peuvent mettre à profit leur intelligence et leur créativité sur des tâches plus complexes.
Quelles sont les fonctions de l’automatisation des processus ?
Dans les métiers techniques, l’automatisation des processus métier remplit des fonctions spécifiques. Ces dernières sont indispensables à la productivité de l’entreprise et à sa performance.
Le mesurage
Cette première fonction de l’automatisation est celle des capteurs. Actifs ou passifs, ils sont utilisés pour le secteur de l’industrie afin de déterminer un certain nombre de propriétés physiques. Nous pouvons notamment citer la température, la pression ou l’humidité.
La commande
Ensuite, nous avons les processus liés à la commande. Il s’agit des éléments physiques tels que les moteurs ou les aimants.
La régulation
La régulation quant à elle porte sur la comparaison entre valeur souhaitée et valeur réelle. Les corrections sont apportées si nécessaire par le système d’automatisation.
La communication
Enfin, l’automatisation de la communication s’appuie sur un ensemble de capteurs et d’actionneurs. Ils servent par exemple à la maintenance à distance des installations.
Quels sont les principaux objectifs de l’automatisation des processus ?
Décider de mettre en place une automatisation des processus métier est idéal pour répondre à certains objectifs ambitieux et accroître l’efficacité de l’entreprise dans son ensemble.
Augmenter la satisfaction client
En réduisant les erreurs humaines et en accélérant la production, les biens et services sont produits plus rapidement. De plus, la qualité de l’ensemble de la chaîne de valeur est améliorée.
Optimiser la productivité
L’automatisation est idéale pour tirer pleinement profit du savoir-faire de vos collaborateurs. Déchargés des tâches à faible valeur ajoutée, ils peuvent se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée. Par conséquent, ils sont plus impliqués, plus motivés et leur productivité s’accroît de manière significative.
Obtenir une vision à 360°
L’autre objectif phare de l’automatisation des processus métier est d’acquérir une vision globale de votre système. Chaque tâche est identifiée et suivie, ce qui permet d’optimiser la performance à chaque étape. Vous gagnez en efficacité professionnelle en accédant aux informations incontournables.
Les avantages de l’automatisation des processus pour votre entreprise
L’automatisation des processus, en plus de répondre à des objectifs clairs, vous offre la possibilité de bénéficier d’atouts indéniables pour votre entreprise.
La réduction des coûts
Le premier avantage de l’automatisation est sans aucun doute l’augmentation du retour sur investissement. En effet, déployer des solutions informatiques et logicielles d’automatisation permet parfois de s’affranchir de la main-d’œuvre.
La machine peut mieux réaliser certaines tâches tout en coûtant moins cher qu’un collaborateur. En parallèle, ceux-ci utilisent pleinement leur potentiel sur des tâches complexes et motivantes. Tout ceci permet d’optimiser les coûts et accroître la rentabilité.
L’identification rapide des problèmes
Après avoir cartographié et automatisé les processus, il devient plus simple de repérer rapidement les erreurs et les problèmes qui pourraient survenir. Vous gagnez ainsi en agilité, car vous agissez dans les meilleurs délais pour résoudre toute difficulté au moment où elle se présente.
Un pilotage facilité
L’automatisation permet de centraliser les données. Cet accès aux informations essentielles et leur gestion optimale permettent d’obtenir de précieux renseignements. En ayant une vision plus claire des processus, des problèmes et de la productivité sur l’ensemble de la chaîne de valeur, vous pilotez votre activité de manière plus efficace.
Déployer une solution complète d’automatisation des processus métier est idéal pour faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure. En effet, cette démarche permet aussi bien d’améliorer la qualité des produits et la satisfaction client que de réduire les coûts de production. Il s’agit donc d’un élément incontournable pour toute société qui souhaite atteindre ses objectifs et dépasser la concurrence. En agissant à tous les niveaux de l’entreprise, vous améliorez la productivité au travail tout en optimisant la rentabilité.
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