Vous souhaitez que votre équipe réussisse. D’après une étude récente réalisée par Slack, elle a besoin de trois choses pour y parvenir : transparence, communication et cohésion. Mais comment faire ? En adaptant votre système de gestion des connaissances.
La gestion des connaissances correspond, en résumé, à la manière dont vous regroupez, stockez et organisez les informations dans votre entreprise, mais aussi à la manière dont vous collectez les connaissances d’une personne ou d’une équipe et les rendez accessibles au reste des effectifs.
Par exemple, il peut s’agir de la manière dont votre équipe organise son compte Google Drive, afin que chacun puisse directement accéder aux fichiers dont il a besoin pour finaliser un projet ou de la manière dont vous partagez des actualités dans un canal Slack afin que les autres équipes puissent facilement les consulter. Si vous souhaitez que chaque membre de votre équipe puisse partager, rechercher et accéder librement à ces connaissances, vous devez disposer d’un système de gestion des connaissances adapté pour les organiser.
- Importez un fichier existant de Google Drive vers un canal ou un message direct.
- Recherchez directement des fichiers Google Drive partagés dans Slack.
- Recevez des mises à jour dans Slack concernant des modifications effectuées dans Google Drive, telles que des commentaires, des demandes d’accès et de nouveaux fichiers partagés avec vous.
Administrer le système de gestion des connaissances de votre équipe
« Avoir un système de gestion des connaissances n’est pas du tout productif en soi », révèle David Chaudron, psychologue du travail et directeur associé du cabinet de conseil Organized Change. « Mais l’utiliser, oui. »
L’installation d’un système de gestion des connaissances est incontestablement indispensable pour améliorer l’efficacité et la productivité de votre entreprise. Mais pour le gérer correctement, toute votre équipe devra alors participer.
1. Privilégiez la simplicité
Que faire pour que votre équipe puisse correctement gérer les connaissances ? Ne pas l’accabler avec des systèmes déroutants ou inutilement complexes.
Pas besoin de réinventer la roue. En simplifiant les systèmes, vous formerez rapidement vos équipes et faciliterez considérablement la mise en œuvre de vos systèmes de gestion des connaissances pour l’ensemble des effectifs concernés.
« Chez RunRepeat, notre philosophie repose principalement sur la rationalisation des processus et outils partiellement utilisés. C’est pourquoi nous avons conçu un système simple, uniquement composé de quatre logiciels et adapté à la majorité des membres de l’équipe : Slack, Google Drive, [Google] Hangouts et Trello », déclare Paul Ronto, directeur marketing de RunRepeat, site d’évaluation de chaussures de sport, composé de 55 salariés travaillant à distance. « Ces quatre logiciels nous permettent de véritablement communiquer et de partager nos connaissances et des informations en temps réel, mais aussi d’épingler, de marquer, d’assigner et de joindre toute information pertinente. »
Vous seul pouvez choisir les processus, systèmes et frameworks que vous utilisez pour gérer les connaissances de votre entreprise, mais si vous souhaitez améliorer leur efficacité, simplifiez-les le plus possible (votre équipe vous en sera reconnaissante !).
2. Impliquez votre équipe dans le processus
« Prenez en compte l’avis de votre équipe », conseille Erin Bailey, partenaire de l’agence de marketing numérique Matrixx. « Ce sont ses membres qui vont principalement s’occuper de la gestion des connaissances, alors veillez à ce qu’ils se sentent à l’aise avec les procédures à utiliser. Et ils peuvent aussi avoir de bien meilleures idées que vous. »
Comme l’explique David Chaudron, la prise en compte des idées de votre équipe à propos du modèle de système de gestion des connaissances qu’elle souhaiterait utiliser facilite non seulement la prise de décision, mais aussi l’adoption du système choisi.
« Avoir un système de gestion des connaissances n’est pas du tout productif en soi. Mais l’utiliser, oui. »
3. Créez un environnement propice au partage des connaissances
Quel que soit le système de gestion des connaissances que vous utilisez, si vous n’encouragez pas un environnement propice au libre échange de connaissances, alors votre équipe risque de ne pas donner le meilleur d’elle-même (et de partager ses informations les plus précieuses avec la plus grande prudence).
« Dans les environnements de travail concurrentiels, il existe une rivalité entre les salariés qui sont moins enclins à partager leurs connaissances avec les autres », confie Dana Case, directrice opérationnelle chez MyCorporation.com, société d’archivage documentaire. « Les entreprises doivent adapter leur culture des connaissances en favorisant le partage, et non la protection des informations, dans l’intérêt de leur entreprise. »
Si vous souhaitez que vos salariés utilisent vos systèmes de gestion des connaissances, incitez vos différentes équipes et différents services à collaborer ensemble et à partager des informations. Récompensez les personnes ou équipes qui partagent leurs idées, sans oublier de les remercier.
« Plus vos salariés se connaîtront les uns les autres, ainsi que la diversité de leurs parcours et l’expérience qu’ils apportent à l’équipe, mieux ils travailleront ensemble et partageront tacitement leurs connaissances », révèle Paul Ronto. « Lorsqu’ils commenceront à comprendre que leurs performances sont liées aux connaissances des uns et des autres, ils seront alors moins enclins à garder jalousement leurs connaissances. »
4. Privilégiez la cohérence
Pour que votre équipe adopte vos systèmes de gestion des connaissances (et améliore sa productivité au final), vous devez être cohérent dans la manière dont vous partagez, stockez et organisez les informations.
« Nous utilisons Office 365/OneDrive pour stocker tous les fichiers de nos clients qui sont classés par année fiscale et par projet », explique Erin Bailey « Nous appliquons des règles clairement définies pour organiser et nommer les fichiers afin d’éviter toute confusion. Nous devons faire preuve d’une cohérence sans faille et l’appliquer rigoureusement à tous les dossiers de nos clients. »
5. Solliciter l’avis de vos collaborateurs
Pour vous assurer que le système de gestion des connaissances que vous utilisez est adapté à votre équipe, il suffit de lui poser la question.
« Veillez à toujours demander l’avis des membres de votre équipe », conseille Dana Case. « Vous devez savoir si les pratiques ou les outils de formation de votre entreprise sont efficaces. Vos salariés savent-ils comment utiliser le nouveau système ? Le guide de formation doit-il être actualisé ? »
Les avis et commentaires que vous recevrez concernant vos systèmes et processus vous permettront d’identifier les plus et les moins efficaces. Vous pourrez ainsi poursuivre votre quête du système et des processus les mieux adaptés à votre équipe.
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