Du willst, dass dein Projekt-Team erfolgreich ist. Laut einer aktuellen Studie von Slack sind einige Dinge dafür erforderlich: mehr Transparenz, mehr Kommunikation und mehr Vernetzung. Wie kann dies erreicht werden? Durch die Verbesserung des Wissens-Managements.
Wissens-Management ist kurz gesagt die Art, wie Informationen in einem Unternehmen gesammelt, gespeichert und organisiert werden. Wie Wissen von einer Person oder einem Projekt-Team erfasst und wie dieses Wissen dem Rest des Unternehmens zugänglich gemacht wird.
Beispielsweise wie dein Projekt-Team sein Google Drive organisiert, damit jeder problemlos auf die Dateien für den Abschluss eines Projekts zugreifen kann, oder wie du Updates in einem Slack-Channel teilst, damit andere Projekt-Teams einfach suchen können. Wenn alle Team-Mitglieder Wissen teilen, suchen und frei nutzen sollen, musst du das richtige Wissens-Managementsystem haben, um dies zu organisieren.
- Vorhandene Datei aus Google Drive in Channel oder Direktnachricht importieren
- Direkt in Google Drive Dateien suchen, die in Slack geteilt werden
- Updates in Slack zu Änderungen in Drive erhalten, wie Kommentare, Zugriffsanfragen und neue mit dir geteilte Dateien
Wie du das Wissens-Management-System deines Projekt-Teams verwaltest
„Das Vorhandensein eines Wissens-Management-Systems trägt nicht zur Produktivität bei“, so David Chaudron, ein Organisationspsychologe und geschäftsführender Partner der Beratungsfirma Organized Change. „Die Verwendung dieses Systems schon.“
Natürlich ist der Einsatz eines Wissens-Management-Systems ein Muss, wenn man Effizienz und Produktivität im Unternehmen steigern möchte. Aber um dieses System erfolgreich zu verwalten, muss das gesamte Projekt-Team einbezogen werden.
1. Halte die Dinge einfach
Ein wichtiger Faktor, damit sich dein Projekt-Team mit dem Wissens-Managemnt wohl fühlt? Überfordere es nicht mit Systemen, die verwirrend oder unnötig komplex sind.
Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Wenn du die Dinge einfach gestaltest, kannst du dein Projekt-Team schnell schulen. Zudem wird die Implementierung deines Wissens-Management-Systems für alle Beteiligten deutlich einfacher.
„Teil unseres Ethos bei RunRepeat ist, uns nicht in Prozessen und Tools zu verlieren, die wir nicht komplett nutzen. Daher haben wir für den Großteil des Projekt-Teams ein einfaches System entworfen, das tatsächlich nur vier Software-Komponenten nutzt: Slack, Google Drive, [Google] Hangouts und Trello“, sagt Paul Ronto, Chief Marketing Officer von RunRepeat, einer Website mit Bewertungen zu Sportschuhen und einem Remote-Team aus 55 Personen. „Mit diesen vier Tools können wir Wissen und Informationen in Echtzeit kommunizieren und teilen und haben die Möglichkeit, relevante Informationen zu pinnen, zu taggen, zuzuweisen und anzuhängen.“
Über die Prozesse, Systeme und Frameworks, mit denen du das Wissen in deinem Unternehmen verwaltest, entscheidest du, aber wenn du die Effizienz steigern möchtest, vereinfache, wo es geht. (Dein Projekt-Team wird es dir danken!)
2. Beziehe dein Projekt-Team in den Prozess ein
„Lasse dein Projekt-Team mitreden“, so Erin Bailey, Partner bei Matrixx, einer Agentur für digitales Marketing. „Es hat am meisten mit dem Wissens-Management zu tun. Das heißt, es ist wichtig, sicherzustellen, dass es sich mit den Verfahren wohlfühlt. Zudem haben deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vielleicht sogar bessere Ideen.“
Laut Chaudron ist die Befragung des Projekt-Teams zum bevorzugten Wissens-Management-System nicht nur nützlich für die Entscheidungsfindung, sondern reduziert auch den Widerstand gegenüber der letztlich gewählten Lösung.
„Das Vorhandensein eines Wissens-Management-Systems trägt nicht zur Produktivität bei. Die Verwendung dieses Systems tut schon.“
3. Schaffe eine Umgebung, die Wissensaustausch fördert
Es spielt keine Rolle, welche Wissens-Management-System vorhanden sind. Wenn du keine Umgebung förderst, die den freien Austausch von Wissen ermöglicht, hält dein Projekt-Team Wissen unter Umständen zurück (und gibt wertvolle Informationen nicht preis).
„In wettbewerbsorientierten Arbeitsumgebungen versuchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich gegenseitig auszustechen und teilen ihr Wissen eher nicht mit anderen“, so Dana Case, Director of Operations beim Dokumentenserviceunternehmen für Unternehmen MyCorporation.com. „Es ist wichtig für Unternehmen, eine Wissenskultur zu haben, bei der Informationen geteilt statt für den beruflichen Nutzen oder Vorteil zurückgehalten werden.”
Wenn deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Wissens-Management-Systeme annehmen sollen, ermutige die verschiedenen Projekt-Teams und Abteilungen zusammenzuarbeiten und ihr Wissen zu teilen. Belohne sie für das Teilen von Ideen, und zolle Einzelpersonen und Projekt-Teams den Respekt, den sie verdienen.
„Je besser sich deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenseitig, ihre unterschiedlichen Hintergründe und die Erfahrung, die sie in das Projekt-Team einbringen, verstehen, desto besser arbeiten sie zusammen und teilen ihr implizites Wissen“, so Ronto. „Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verstehen beginnen, dass die steigende Flut alle Boote zum Schwimmen bringt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie ihr Wissen nicht horten.“
4. Bleibe konsistent
Damit dein Projekt-Team die Wissens-Management-Verfahren nutzt (und die Produktivität so steigert), musst du beim Teilen, Speichern und Organisieren von Informationen konsistent sein.
„Wir verwenden Office 365/OneDrive zum Speichern und Organisieren aller Kundendateien nach Geschäftsjahr und Projekt“, so Bailey. „Es gibt eine Unternehmensstruktur zur Organisation und Benennung von Dateien, um Verwirrung zu minimieren. Konsistenz ist der Schlüssel und muss auf alle Kundenordner angewendet werden.“
5. Hole Feedback ein
Die einzige Möglichkeit, herauszufinden, ob das verwendete Wissens-Management-System für dein Projekt-Team geeignet ist, besteht darin, es zu fragen.
„Frage immer nach Feedback“, so Case. „Es ist wichtig, zu wissen, ob die Schulungs-Tools oder -verfahren in deinem Unternehmen effektiv sind. Verstehen deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie sie das neue System verwenden müssen? Muss das Schulungshandbuch aktualisiert werden?“
Feedback zu deinen Systemen und Prozessen erlaubt es dir, zu identifizieren, was funktioniert und was nicht – und auszuprobieren, bis du die Systeme und Prozesse verwendest, die für dein Projekt-Team am meisten Sinn machen.
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