Efficacité organisationnelle : la clé de la réussite de votre entreprise

Définie simplement, l’efficacité organisationnelle mesure l’efficacité avec laquelle une entreprise réussit à atteindre ses objectifs commerciaux. Une organisation efficace est une machine bien huilée. Ses parties mobiles interagissent avec fluidité pour produire les résultats que l’entreprise s’est fixés, en gaspillant le minimum de ressources et de temps.

Découvrez pourquoi l’efficacité organisationnelle mérite l’engouement qu’elle connaît actuellement, et quelles mesures les leaders peuvent prendre pour accroître les performances et l’efficacité de leur entreprise.

Qu’est-ce que l’efficacité organisationnelle ?

L’efficacité organisationnelle désigne la façon dont une entreprise est parvenue à être pleinement consciente d’elle-même, grâce notamment :

• aux objectifs clairs que les leaders définissent pour leurs collaborateurs et aux méthodes efficaces qu’ils mettent en avant pour atteindre ces objectifs ;
• à l’implémentation, par la direction, de processus de prise de décision et de canaux de communications clairs ;
• à l’implication des collaborateurs, soigneusement recrutés et rémunérés de manière juste, qui produisent un travail axé sur les résultats.

Pourquoi l’efficacité organisationnelle est-elle importante ?

Plus une entreprise est efficace, plus ses chances de se développer et de réussir à long terme sont élevées. Il est intéressant de noter que l’efficacité organisationnelle ne peut pas être atteinte par un « cycle d’initiatives récurrentes » (cf. une étude de Bain & Company) prises pour rendre votre entreprise plus efficace. Le comportement doit être assimilé et intégré au fonctionnement quotidien et à l’évaluation continue de l’entreprise.

L’étude décrit la différence entre un engagement continu en faveur de l’efficacité organisationnelle et une série d’initiatives ponctuelles susceptibles de réduire les coûts. La première est comparable à une routine saine consistant à s’alimenter correctement et à faire de l’exercice régulièrement, tandis que la deuxième est comparable à un régime draconien. Bien que cette deuxième méthode puisse s’avérer efficace à court terme, elle ne permet pas de « se muscler pour assurer un changement à long terme ».

Accorder la priorité à l’efficacité ne doit pas pour autant se faire au détriment de la santé de l’entreprise ni de la satisfaction des clients. Selon l’étude de Bain & Company, « les entreprises qui adoptent un état d’esprit centré sur l’efficacité ont quatre fois plus de chances de déclarer que leurs efforts de réduction des coûts ont favorisé plutôt qu’entravé leur croissance. Elles ont également 4,5 fois plus de chances de signaler une meilleure expérience pour leurs clients. »

5 façons pour les dirigeants d’assurer l’efficacité organisationnelle sur le long terme

L’étude de Bain & Company décrit cinq domaines clés que les entreprises qui réussissent ont optimisés dans le cadre de la mise en œuvre de l’efficacité organisationnelle :

• Stratégie
• Indicateurs
• Engagement
• Comportements
• Culture d’entreprise

Selon l’étude, « la ténacité et l’investissement constant dans ces domaines offrent les meilleures chances de réussite ».

1. Stratégie

La stratégie implique de faire évoluer l’identité centrale d’une entreprise, c’est-à-dire la façon dont les dirigeants décrivent les objectifs internes et externes de l’entreprise, pour inclure comme valeurs fondamentales l’efficacité et l’efficience. Plus votre entreprise est connue pour être efficace et efficiente, aussi bien par le marché que par vos collaborateurs, plus ces valeurs seront intégrées à chaque nouveau projet et objectif.

L’efficacité organisationnelle doit simplifier et clarifier les objectifs à long terme d’une entreprise. Plus les objectifs sont définis clairement au niveau stratégique, plus il est facile de les traduire dans les différents services.

2. Indicateurs

Utiliser des indicateurs pour mesurer l’efficacité organisationnelle peut aider les entreprises à rester responsables. Toutefois, choisir les données adéquates pour réaliser une telle mesure, ainsi que savoir quand accorder la priorité au jugement humain et aux discussions plutôt qu’à une analyse froide, sont tout aussi importants. Quelques questions peuvent aider votre entreprise à se lancer :

• Quels sont les objectifs concrets de vos équipes ?
• Sont-ils clairement définis par les chefs d’équipe ?
• Comment et à quels intervalles les progrès sont-ils évalués ?

Le rapport sur l’efficacité de l’Université de Caroline du Nord est un excellent exemple de structure qui veille à rester honnête en menant des évaluations régulièrement. Il indique clairement l’objectif stratégique de l’établissement et les efforts entrepris pour favoriser la clarté des rôles de chacun, et fournit des recommandations pour améliorer l’organisation administrative globale.

3. Engagement

Selon l’étude de Bain & Company, « le soutien solide de la direction est le facteur le plus important pour réussir, et la raison la plus fréquemment citée en cas d’échec ». L’auteur souligne qu’un « engagement visible et crédible » en faveur des politiques d’efficacité de la part des responsables seniors, depuis les communications à l’échelle de l’entreprise et le recrutement jusqu’aux réunions budgétaires trimestrielles, se répercute sur toute l’entreprise.

4. Comportement

C’est au niveau des comportements récurrents que les efforts entrepris pour assurer l’efficacité organisationnelle sont les plus susceptibles d’échouer. Pour développer une entreprise plus saine, qui maîtrise son efficacité, il faut identifier les moments où les salariés prennent des décisions dans les opérations quotidiennes, leur communiquer la manière dont ils doivent faire évoluer leur comportement dans ces moments-là, puis implémenter des systèmes d’encouragement, y compris des systèmes incitant à faire les bons choix.

5. Culture d’entreprise

Enfin, l’enthousiasme et l’investissement des collaborateurs déterminent l’efficacité de leur travail. C’est pourquoi il est essentiel de développer une culture d’entreprise qui valorise l’efficacité.

De multiples études, menées aussi bien par des écoles de commerce que par des cabinets de conseil, soulignent la corrélation (voire la causalité) entre l’investissement des salariés et les performances globales de l’entreprise. Souvent cités, les résultats de l’étude Gallup suggèrent que le manque d’investissement des salariés coûte aux employeurs au moins un tiers du salaire des effectifs. Globalement, cela représente une perte de productivité qui coûterait plus de 600 milliards de dollars à l’économie américaine.

Même d’un point de vue purement financier, le meilleur moyen de commencer à intégrer l’efficacité organisationnelle dans l’ADN de votre entreprise est de se concentrer sur la culture de l’entreprise, et prioriser la motivation des collaborateurs.