Interne Kommunikation verbessern: Tipps für das asynchrone und hybride Arbeiten

Fast zwei Jahre nach den ersten globalen Schließungen aufgrund der Coronapandemie verläuft die Rückkehr in die Büros weiterhin uneinheitlich. Einige Organisationen arbeiten wieder vollständig vor Ort, während andere fast ausschließlich im Home-Office arbeiten. Allerdings entscheiden sich Arbeitgeber zunehmend für einen Mittelweg in Form eines hybriden Arbeitsmodells. Laut einer Statista-Umfrage von 2021 gestalten 66 % der Unternehmensleitenden ihre Büroräume so um, dass sie ein hybrides Arbeitsumfeld unterstützen.

Eine allgemeine Definition des hybriden Büros umfasst alle Konstellationen, in denen die Mitarbeitenden manchmal ins Büro kommen und den Rest der Zeit im Home-Office arbeiten. Wann sie wo arbeiten, können ihre Führungskräfte gegebenenfalls festlegen, indem sie z. B. spezifische Projekt-Teams an bestimmten Tagen vor Ort arbeiten lassen. Oder die Mitarbeitenden werden gebeten, zu besonderen Anlässen ins Büro zu kommen. Eine Alternative ist, dass alle selbst entscheiden können, wie oft sie ins Büro kommen oder ob sie vollständig im Home-Office arbeiten möchten.

Ganz egal, wie die hybride Arbeitsumgebung aussehen wird, eines ist sicher: Persönliche Meetings oder sogar Videokonferenzen in Echtzeit sind schwer zu planen. Glücklicherweise kann diese Lücke durch asynchrone Video-Meetings geschlossen werden.

Was ist ein asynchrones Video-Meeting?

Asynchrone Kommunikation beinhaltet jeden Dialog, der nicht in Echtzeit stattfindet, wie z. B. E-Mails oder Textnachrichten. Eine Person erstellt die Nachricht und schickt sie ab, und die Person am anderen Ende liest und beantwortet sie zu einem anderen Zeitpunkt. Asynchrone Video-Meetings funktionieren auf die gleiche Weise, nur im Videoformat. In einigen Fällen antworten die Empfänger:innen mit einem eigenen Video. In anderen Fällen genügt entweder eine kurze schriftliche Antwort oder es ist gar keine erforderlich.

Darum sind asynchrone Video-Meetings die Zukunft des hybriden Arbeitens

Not macht erfinderisch. Als die Welt 2019 stillstand, waren viele Arbeitgeber unvorbereitet. Anfangs wollten die meisten die Situation aus dem Büro nachbilden – einschließlich Video-Meetings in Echtzeit. Wir haben jedoch alle schnell gelernt, dass das Zusammenbringen von Mitarbeitenden im Home-Office zur selben Zeit nicht sonderlich effizient ist, wenn die Videos einfrieren oder die Teilnehmenden aus der Sitzung fliegen.

Also haben wir daraus gelernt und uns angepasst, wodurch wir schließlich eine bessere Lösung finden konnten. Laut einer aktuellen Studie von Canva gibt etwa die Hälfte aller Wissensarbeitenden an, in den letzten 18 Monaten ein asynchrones Video erstellt zu haben. Angesichts der Tatsache, dass hybride Arbeitsmodelle schnell zur neuen Realität werden, ist noch mit einem weiteren Anstieg dieser Zahlen zu rechnen.

Auch wenn die oft zitierte Statistik, dass 93 % der Kommunikation nonverbal erfolgt, nicht ganz korrekt sein dürfte, sind sich die Fachleute einig: Körpersprache und Tonfall sind für das vollständige Verständnis einer Nachricht entscheidend. Wenn man sich ausschließlich auf schriftliche, asynchrone Kommunikation verlässt, kann das zu einem Stille-Post-Spiel werden, bei dem die Nachricht auf dem Weg verfälscht wird. Video-Meetings in Echtzeit haben aber natürlich auch ihre Grenzen.

Asynchrone Videos können viele dieser Probleme hybrider Arbeitsumgebungen lösen. Zu den Vorteilen gehören:

• Effizienz. In den meisten asynchronen Videos spricht nur eine oder es sprechen maximal zwei Personen. Sie können schnell aufgenommen und per E-Mail, Textnachricht oder über Plattformen für die Zusammenarbeit wie Slack geteilt werden.
• Aufzeichnung. Selbst wenn einige Personen im Home-Office und in Echtzeit teilnehmen, kannst du das Video aufzeichnen und asynchron mit allen teilen, die nicht dabei waren. Darüber hinaus kannst du es speichern und verbreiten, sodass alle sich in Zukunft darauf beziehen können.
• Integration. Asynchrone Videos sind in der Regel kurz und lassen sich leicht in andere Tools und Workflows integrieren. So kannst du beispielsweise eine Reihe von Projektrichtlinien zusammen mit einem erklärenden Video verschicken.
• Sicherheit. Die meisten Plattformen für die Videoaufzeichnung verfügen über integrierte Sicherheitstools. In der Regel kannst du deine Videos auch mit einem Passwort schützen, um sicherzustellen, dass nur Personen mit entsprechender Berechtigung sie ansehen können.
  Inklusivität und Engagement. In einem hybriden Arbeitsumfeld fühlen sich Mitarbeitende im Home-Office manchmal ausgeschlossen. Durch asynchrone Video-Meetings fühlen sich die Mitarbeitenden als Teil des Projekt-Teams und können teilnehmen, wann immer sie die Zeit dazu haben. Zudem wirken Videos meist persönlicher und ansprechender als eine weitere E-Mail oder Textnachricht.

Wie du der Zeit voraus bleibst

Asynchrone Video-Meetings funktionieren am besten, wenn sie in einen allgemeinen Kommunikationsplan eingebettet sind. Du kannst deine Videonachrichten mithilfe von Tools für die Zusammenarbeit – wie Slack – direkt in die Plattform importieren, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Mit Channels kannst du Nachrichten nur an diejenigen weiterleiten, die sie benötigen. Außerdem kannst du andere Kommunikationstools nahtlos einbinden – von E-Mail bis zu Konversations-Threads.

Der Hybrid-Arbeitsplatz wird bleiben. Mit asynchronen Videos hebst du deine interne Kommunikation auf das nächste Level. Sie beziehen wertvolle Körpersprache und andere externe Signale mit ein, ohne so ineffizient zu sein wie Echtzeit-Video-Meetings.