Améliorer la communication interne dans un lieu de travail hybride

Près de deux ans après les premiers confinements dus à la crise sanitaire, le retour au bureau reste inégal. Certaines entreprises fonctionnent à nouveau entièrement en présentiel, tandis que d’autres restent presque exclusivement en télétravail. Mais, de plus en plus, les employeurs optent pour une solution intermédiaire : un modèle de travail hybride. Selon une enquête Statista de 2021, 66 % des chef(fe)s d’entreprise réaménagent les espaces de bureau pour favoriser un lieu de travail hybride.

La définition d’un bureau hybride comprend toute configuration dans laquelle les collaborateurs viennent parfois au bureau et travaillent à distance le reste du temps. Les plannings peuvent être fixés par la direction, par exemple en faisant venir des équipes spécifiques certains jours. Il est également pertinent de demander aux salariés de se rendre au bureau pour prendre part à des événements spéciaux. Parfois, le personnel décide lui-même du nombre de jours passés au bureau et à distance.

Quelle que soit la forme que prend le lieu de travail hybride, une chose est sûre : les réunions en personne, tout comme les vidéoconférences en temps réel, sont difficiles à organiser. Heureusement, les réunions vidéo asynchrones peuvent combler cette lacune.

Qu’est-ce qu’une réunion vidéo asynchrone ?

La communication asynchrone est un échange qui n’a pas lieu en temps réel, comme les e-mails ou les SMS. Une personne crée un message et l’envoie. Le ou la destinataire le lit et y répond à un autre moment. Les réunions vidéo asynchrones fonctionnent de la même manière, mais sous forme de vidéo. Dans certains cas, le ou la destinataire répondra avec sa propre vidéo. Dans d’autres cas, une absence de réponse ou une réponse écrite rapide suffit.

Pourquoi les réunions vidéo asynchrones sont l’avenir du lieu de travail hybride

On dit que l’innovation naît du besoin. Lorsque le monde s’est arrêté en 2019, de nombreux employeurs n’étaient pas préparés. Dans les premiers temps, la plupart ont essayé de reproduire la vie de bureau en ligne, y compris les réunions vidéo en temps réel. Mais nous avons rapidement constaté que le fait de réunir en ligne des salarié(e)s à distance, pour ensuite voir les vidéos se figer ou les participants se déconnecter, était parfois contre-productif.

Nous avons donc appris, nous nous sommes adaptés et nous avons fini par mettre en place une meilleure stratégie. Selon une étude récente de Canva, environ 50 % des actifs déclarent avoir réalisé une vidéo asynchrone au cours des 18 derniers mois. Le lieu de travail hybride devenant rapidement la nouvelle réalité, ces chiffres ne peuvent que croître.

La statistique souvent citée est que 93 % de la communication est non verbale. Ce n’est peut-être pas tout à fait exact, mais les spécialistes s’accordent à dire que le langage corporel et le ton sont essentiels à la bonne compréhension d’un message. S’appuyer uniquement sur des communications écrites asynchrones peut entraîner des pertes d’informations en cours de route. Mais, bien entendu, les réunions vidéo en temps réel ont également leurs propres limites.

Les vidéos asynchrones peuvent résoudre une grande partie de ces problèmes pour le lieu de travail hybride. Voici leurs avantages :

• L’efficacité. La plupart des vidéos asynchrones professionnelles ne comportent qu’un ou deux intervenants. Elles peuvent être rapidement enregistrées et partagées par e-mail, retranscrites ou envoyées sur des plateformes collaboratives telles que Slack.
• L’enregistrement. Même si certaines personnes participent à distance à une réunion en temps réel, l’enregistrement vidéo vous permet de la partager de manière asynchrone avec les personnes qui n’étaient pas présentes. Vous pouvez également l’enregistrer et la partager avec toute une équipe afin qu’elle puisse s’y référer plus tard.
• L’intégration. Les vidéos asynchrones sont généralement courtes et faciles à intégrer à d’autres outils et flux de travail. Par exemple, vous pouvez envoyer une série de documents sur les lignes directrices du projet accompagnés d’une vidéo explicative.
• Sécurité. La plupart des plateformes d’enregistrement vidéo disposent d’outils de sécurité intégrés. En général, vous pouvez également protéger vos vidéos par un mot de passe afin que seules les personnes autorisées puissent les visionner.
  L’inclusivité et l’implication. Dans un lieu de travail hybride, les collaborateurs et collaboratrices en télétravail peuvent parfois se sentir exclus. Les réunions vidéo asynchrones aident les personnes à se sentir intégrées à l’équipe, en leur permettant de participer quand elles le peuvent. De plus, les vidéos ont tendance à être plus personnelles et plus engageantes qu’un énième e-mail ou SMS.

Comment garder une longueur d’avance

Les réunions vidéo asynchrones génèrent de meilleurs résultats lorsqu’elles s’intègrent dans un plan de communication global. Avec des outils collaboratifs comme Slack, vous pouvez importer vos messages vidéo directement dans la plateforme, sans avoir à passer d’une application à l’autre. Vous pouvez utiliser les canaux pour diriger les messages vers les bonnes personnes et intégrer de manière transparente d’autres outils de communication, qu’il s’agisse d’e-mails ou de fils de discussion.

Place au travail hybride. La vidéo asynchrone vous permet d’améliorer vos communications internes, en incorporant le langage corporel des intervenants et d’autres éléments externes, tout en évitant l’inefficacité des réunions vidéo en temps réel.