Wie es dir gelingt, die interne Kommunikation bei der Arbeit zu verbessern

Eine gute Kommunikation bei der Arbeit ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Wenn du nicht in der Lage bist, effektiv mit deinen Kolleginnen und Kollegen und deinen Vorgesetzten zu kommunizieren, ist es sehr schwer, neue Fähigkeiten zu entwickeln oder langfristig ein geschätztes Teammitglied zu bleiben. Auf lange Sicht könntest du Beförderungen, Gehaltserhöhungen und selbst die Besetzung neuer Positionen verpassen.

Das wird auch von der Forschung untermauert. Studien zeigen, dass mangelnde Kommunikation den Erfolg im Job beeinträchtigen kann. In seinem Buch The Founder’s Dilemma sagt Noam Wasserman, Professor an der Harvard Business School, dass schätzungsweise 65 % der Start-ups aufgrund von zwischenmenschlichen Konflikten scheitern. Kommunikationsfehler können sehr vielfältig sein – angefangen bei Missverständnissen in der Organisationshierarchie und unklaren Rollen und Zuständigkeiten bis hin zu zu vielen Kommunikationskanälen oder sogar zu Meinungsverschiedenheiten über die effektivste Art der Kommunikation in einem Projekt-Team.

Die gute Nachricht: Du kannst deine Kommunikation mit Hilfe neuer Techniken verbessern. Bessere Kommunikation bedeutet bessere Ergebnisse für dich und dein Unternehmen.

Wie es dir gelingt, die Kommunikation bei der Arbeit zu verbessern

1. Erstelle eine sinnvolle Gliederung

Selbst erfahrene Profis kommen bei Präsentationen oder Jahresgesprächen schnell ins Schwitzen. Und wenn du gestresst bist, kommst du eher ins Straucheln oder vergisst, was du sagen willst. Sei vorbereitet! Nimm dir im Vorfeld etwas Zeit, um zu planen, was du sagen willst.

Gene Zelazny ist als Experte für McKinsey-Präsentationen bekannt. Aufgrund seiner vier Jahrzehnte andauernden Karriere hat er einen einfachen Leitfaden für effektive Präsentationen erstellt. Laut ihm gibt es drei Schlüssel, um effektiv mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren und ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen:

• Zielsetzung. Definiere zunächst die Zielsetzung deiner Präsentation. Welches Thema möchtest du besprechen? Wer sind die Zuhörer und warum möchtest du über das Thema sprechen?
• Wichtigkeit. Warum ist das Thema wichtig? Warum ist dein Vortrag für deine Zuhörerinnen und Zuhörer interessant?
• Vorschau. Gib deinen Zuhörerinnen und Zuhörern eine Vorschau auf den Rest deiner Präsentation.

Ziehe den oben beschriebenen Ansatz auch für deinen Elevator Pitch in Betracht. Er sollte die Aufmerksamkeit der Zuhörer wecken.

2. Übe vor der Präsentation den Vortrag

Die meisten guten Rednerinnen und Redner sind keine Naturtalente. Sie sind durch jahrelange Übung und viel Feedback so gut geworden Damit es dir gelingt, die Kommunikation zu verbessern, solltest du vor deiner eigentlichen Präsentation oder Unterhaltung üben.

Durch die Aufzeichnung deiner Präsentation kannst du sehen, wie sie wirkt, und kannst bei Bedarf Änderungen vornehmen. Bei der Wiederholung kannst du die Gestik anpassen, die Reihenfolge der Themen ändern und nicht effektive Abschnitte streichen.

Achte beim Ansehen der Aufzeichnung auch auf die nonverbale Kommunikation. Ein Großteil der menschlichen Kommunikation erfolgt nonverbal. Was sagen deine Hände und deine Körpersprache? Halte beim Sprechen immer Blickkontakt mit deinen Zuhörern.

3. Bitte um ehrliches Feedback

Wenn du wirklich effektiv kommunizieren willst, brauchst du Feedback. Zusammen mit deinen Kolleginnen und Kollegen kannst du entscheiden, welche Teile deiner Präsentation effektiv sind und welche Abschnitte geändert werden müssen.

Für das bestmögliche Ergebnis solltest du auch das Feedback der Zuhörerinnen und Zuhörer einholen. Damit du gut kommunizieren kannst, muss du ebenso gut zuhören wie sprechen können. Indem man anderen zuhört und gemeinsam über das Gehörte spricht, kann man besser zusammenarbeiten. Frage deine Zielgruppe, wie du dich geschlagen hast, und bitte um Ehrlichkeit.

4. Konzentriere dich auf die Zuhörerinnen und Zuhörer

Konzentriere dich immer auf deine Zuhörerinnen und Zuhörer und auf das, was sie wissen müssen. Warum sind diese Informationen für sie genau jetzt relevant? Die Menschen zeigen das meiste Interesse, wenn sie von einem Thema direkt betroffen sind.

5. Nimm ein Coaching in Anspruch

Wenn du Probleme mit der Kommunikation am Arbeitsplatz hast, solltest du ein professionelles Coaching in Anspruch nehmen. Viele Unternehmen wenden sich an Fachleute, die darauf spezialisiert sind, Projekt-Teams durch angeleitete Übungen, Feedback und klare Strategien bei der Verbesserung ihrer Kommunikation zu unterstützen. Einige Unternehmen bieten sogar kostenlose Coachings als Zusatzleistung an.

Ein seriöser Coach oder eine seriöse Coachin zeigt dir auch, wie du deine Kommunikationsbemühungen messen und ihre Wirksamkeit bestimmen kannst. Ein Coaching sollte klar definierte Techniken und Ideen zur Erfolgskontrolle vermitteln, damit du nicht ständig darüber nachdenken musst, ob das, was du tust, auch wirklich funktioniert.

6. Setze die richtigen Kommunikationsmittel ein

Willst du mit einem Projekt-Team arbeiten, dessen Mitglieder auf der ganzen Welt verteilt sind, oder in einem Büro vor Ort sind? Die richtigen Kommunikationsmittel hängen von deiner individuellen Situation ab. Mit Slack kannst du zum Beispiel Dokumente online teilen, Video-Chats führen und mit mehr als 2.200 verschiedenen Apps an Projekten zusammenarbeiten. Da Zusammenarbeit und Kommunikation Hand in Hand gehen, sind diese Tools und Anwendungen unverzichtbar, damit alle Beteiligten den Überblick behalten und ihre Aufgaben bewältigen können.

Slack und ähnliche Plattformen eignen sich hervorragend für die Arbeit mit Remote-Teams. Sie verhindern, dass sich Remote-Teammitglieder ausgegrenzt fühlen, und verbessern die Arbeitsmoral im gesamten Unternehmen. Du musst dir keine Sorgen um eine gestörte Kommunikation oder verschwendete Ressourcen machen.

Fünf Wege zur Verbesserung deiner Kommunikation mit Slack

1. Vernetze Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Mission

Es kann schwierig sein, Remote-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter in das Gesamtkonzept deines Unternehmens einzubinden. Sie können sich leicht ausgeschlossen fühlen und den Kontakt zu ihren Teammitgliedern im Büro oder sogar zu anderen Remote-Kolleginnen und -Kollegen verlieren. Wenn die Kommunikationskanäle nicht organisiert und klar definiert sind, kann es passieren, dass man wichtige Updates versehentlich verpasst und in Rückstand gerät.

Mit Hilfe von Slack wird die Zusammenarbeit in einem Hybrid-System effektiver, da du Projekte und Projekt-Teams nach Channels organisieren kannst. Durch die Kommunikation von Meilensteinen und Aufgaben innerhalb des Channels sind alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand und haben unabhängig vom Standort den gleichen Zugang zu Informationen. Außerdem bietet sie den Teammitgliedern mehr Möglichkeiten zur sofortigen Interaktion und sie entwickeln ein gemeinsames Identitätsbewusstsein.

2. Teile ansprechendere Inhalte

Mit Slack kannst du deinen Kommunikationsstil individuell an bestimmte Arten von Projekt-Teams und Persönlichkeiten anpassen. Mit Videos, Umfragen, GIFs und dynamischen Dokumenten kannst du die Aufmerksamkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Kunden oder dem gesamten Unternehmen auf dich lenken. Das Teilen von ansprechenderen Inhalten fördert zudem die direkte Kommunikation mit den Führungskräften.

3. Hilf allen, das zu bekommen, was sie brauchen

Viele Remote-Teams arbeiten mit fünf oder mehr verschiedenen Plattformen und Online-Tools. Die Suche nach einem einzelnen PDF-Leitfaden oder -Vertrag wird dadurch sehr umständlich. Da Slack in mehr als 2.200 verschiedenen Apps integriert ist, können deine Teammitglieder ganz zentral auf alles zugreifen, was sie brauchen.

4. Nutze zur Befragung deiner Projekt-Teams Umfragen

Umfragen sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, was sich deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen und wie du sie besser unterstützen kannst. Slack bietet eine Integration mit nützlichen Apps wie Zoho Survey und Simple Poll, mit denen man schnell Fragebögen zusammenstellen kann.

5. Verteile regelmäßig Anerkennung

Wenn man online arbeitet, kann es schwierig sein, seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regelmäßig Anerkennung und Dank auszusprechen. Aber dies ist ein wichtiger Teil der Führungsarbeit, der Zeit erfordert. Mit Slack verkürzt sich diese Zeit erheblich, da du auf effiziente Weise einheitliche und umfassende Anerkennung durch Chats, Videos im Channel und schnelle Chat-Reaktionen geben kannst. Indem du mit allen in einem gemeinsamen Raum arbeitest, kannst du dich sofort öffentlich für gute Arbeit – egal, ob großes Projekt oder Kleinigkeiten – bedanken. So sparst du viele Stunden an Meeting-Zeit, E-Mails werden nicht im E-Mail-Postfach verschüttet und die To-Do-Listen werden nicht ständig länger.