コミュニケーション能力を高める方法

職場でのコミュニケーションは色んな意味で大切です。もし同僚や上司とうまくコミュニケーションできなければ、新たなスキルが身につかず、チームに貢献し続けるのが難しくなります。そうすると昇進や昇給はもちろん、新しい仕事を任されることさえなくなるかもしれません。

実際、コミュニケーション不足が成功の妨げになるという研究結果もあります。ハーバードビジネススクールの教授である Noam Wasserman 氏は著書『The Founder's Dilemma（創業者のジレンマ）』のなかで、スタートアップのおよそ 65% は人間関係によって失敗していると論じています。チームのコミュニケーション能力を下げる要因はさまざまです。組織ヒエラルキーに対する理解不足や、役割と責任の曖昧さのほか、コミュニケーションチャンネルが多すぎる、あるいは効果的なコミュニケーション方法についての意見がまとまらないといった状況もあるでしょう。

でもご心配なく！コツさえわかれば、チームのコミュニケーション能力は高められます。コミュニケーション能力が高まれば、皆さま自身と組織の成果がどちらも加速するでしょう。

コミュニケーション能力を高める方法

1.概要をまとめる

プレゼンテーションや評価面談では、経験豊富なベテランでさえも緊張して言葉に詰まったり、何が言いたいのか忘れてしまったりすることがよくあります。そんな事態を避けるには、前もって何を言いたいかまとめておくのがベストです。

McKinsey の Gene Zelazny 氏は、プレゼンテーションのエキスパートとして知られています。Zelazny 氏は 40 年にわたるキャリアをもとに、効果的なプレゼンテーションのためのシンプルなガイドを作りました。それによると、効果的なコミュニケーションで相手の注意を引くには 3 つの鍵があるようです。

• 目的（Purpose）: まず、プレゼンテーションの目的を明確にしましょう。何を伝えたいのでしょうか？聞き手は誰ですか？なぜそのトピックを取り上げるのでしょうか？
• 重要性（Importance）: このトピックは、なぜ重要なのですか？あなたの話が聞き手にとって大事な理由は何ですか？
• 予告（Preview）: プレゼンテーションの概要をあらかじめ共有しましょう。

PIP（Purpose、Importance、Preview）を意識すれば、プレゼンテーションがぐっとよいものになるだけでなく、聞き手の注意もうまく集められるでしょう。

2.本番前に練習する

話すのがうまい人は、生まれつきそういうわけではありません。コミュニケーション能力は、練習と経験の賜物です。特にプレゼンテーションや会話の前の練習は、コミュニケーション能力を高めるうえで効果的です。

その際に録画してみると、どう見えるかを確認して改善するのに役立ちます。見直すことで、ジェスチャーを変えたり、トピックの順番を入れ替えたり、冗長な部分を削除したりと、改善点が色々見つかるでしょう。

特に確認したいのが、非言語コミュニケーションの部分です。人間のコミュニケーションの多くは、言語を使わずに行われています。話している間は身振り手振りも意識しましょう。加えて、聞き手の目を見るのも効果的です。

3.率直なフィードバックを求める

コミュニケーション能力を真剣に高めたいのであれば、フィードバックを求めましょう。同僚にプレゼンテーションを見てもらえれば、どの部分が効果的でどの部分を改善すべきかがわかります。

聞き手からのフィードバックも集めるとさらに効果的です。コミュニケーション能力の高い人は、話すスキルと同じくらい聞くスキルに長けています。人の話を聞いたり、議論を重ねたりすれば、コラボレーション効果も高まるでしょう。ぜひ率直な意見を聞いてみてください。

4.聞き手を中心に考える

常に聞き手を意識し、何が求められているのか考えましょう。なぜ今、この情報が聞き手にとって重要なのでしょうか？人は、自分に直接関係することに対して積極的になるものです。

5.チームや個人でコーチングを受ける

プロのコーチングサービスも、職場のコミュニケーション能力を高めるうえで効果的です。そうしたサービスでは、コミュニケーション能力を高めるための指導と練習、フィードバック、明確な戦略を提供しており、実際に多くの企業に活用されています。なかには福利厚生の一環として従業員が無料でコーチングを受けられる企業もあるようです。

多くのコーチングサービスでは、わかりやすく定められたテクニックや測定方法を用いて、今の取り組みやその効果を測ります。これにより、企業はコミュニケーション能力を高めるために何が効果的なのか特定しやすくなるでしょう。

6.適切なコミュニケーションツールを使う

皆さまの仕事相手は、世界各地に散らばっていますか？それとも 1 つのオフィス内に集中しているのでしょうか？最適なコミュニケーションツールは、状況によって異なります。例えば、Slack の 2,200 以上のアプリを使うと、オンラインでのドキュメント共有やビデオ通話、プロジェクトのコラボレーションが可能になります。コラボレーションとコミュニケーションは密接に関係しているため、関係者が一丸となって仕事を進めるうえでこうしたツールやアプリは欠かせません。

Slack のようなプラットフォームなら、リモートメンバーが疎外感を抱くことなく、分散型チームの仕事がスムーズに進みます。さらに全社の士気も高まるため、コミュニケーション不全やリソースの無駄使いを心配は必要ありません。

Slack でコミュニケーション能力を高める 5 つの方法

1.従業員とミッションをつなげる

リモートで働くメンバーを全社のミッションに巻き込むのは簡単ではありません。リモートメンバーは、チームレベルでも蚊帳の外にいるような孤立感を抱きやすいからです。コミュニケーションチャンネルがわかりやすく整理されていない状態では、リモートメンバーは重要な情報を見逃し、話についていけなくなる可能性あります。

Slack を使うと、プロジェクトやチームをチャンネルごとに整理できるため、ハイブリッドワーク環境でのコラボレーションをより効果的に進められます。マイルストーンやタスクをチャンネル内で共有すれば、メンバーがどこにいても平等にアクセスできるため、全員の認識を揃えるのもスムーズです。また、メンバーの交流や一体感も醸成しやすくなります。

2.魅力的なコンテンツを共有する

Slack では、チームや個性に合わせてコミュニケーションスタイルをカスタマイズできます。動画、アンケート、GIF、常に更新される資料などを戦略的に活用して、メンバーや顧客、全社の関心を引き、つながりを築きましょう。そうしたコンテンツを活用すれば、経営幹部とも直接やり取りしやすくなります。

3.必要なものを提供する

多くのリモートチームでは、プラットフォームやオンラインツールを 5 つ以上使っています。そんな状況では、マニュアルや契約書など 1 つの PDF ファイルを探すことさえ大変です。Slack なら 2,200 以上のアプリと連携できるため、メンバーは必要なものに 1 か所からアクセスできます。

4.投票機能を使ってアンケートを行う

アンケートは、従業員のニーズを把握して、それを満たす方法を探るうえでとても効果的です。Slack は Zoho Survey や Simple Poll などの便利なアプリと連携しており、簡単にアンケートをとることができます。

5.こまめに称賛する

オンラインで仕事をしていると、メンバーに対して称賛や感謝をこまめに伝えることは難しいかもしれません。リーダーにとって重要な仕事ですが、時間がかかるのが悩みどころです。しかし Slack なら、その時間を大幅に削減できます。チャットやチャンネル内の動画、素早いリアクションを活用すれば、公の場で称賛を効率よくこまめに行えるからです。感謝や称賛を示してそれを幅広い人に見てもらえるのも、全員が共有するスペースがあるからこそです。こうしてこまめに称賛を伝えることで、チームのエンゲージメントも上がるでしょう。