Zusammenarbeit

Der ultimative Leitfaden für Online-Meetings

Erfahre, wie du effektive virtuelle Meetings mit verteilten Team-Mitgliedern durchführst

Autor: Deanna deBara2. Januar 2021

Heutzutage ist es bei der Arbeit genauso wahrscheinlich, dass du mit jemandem in einem anderen Teil des Landes (oder einem anderen Teil der Welt) zusammenarbeitest wie mit jemanden in einem anderen Teil des Büros. Aus diesem Grund ist ein klares Verständnis dessen, wie und warum Online-Meetings funktionieren und wie du sie für dich nutzen kannst, so wichtig.

Online-Meetings können ein normaler Teil der täglichen Team-Arbeit sein, aber eine möglichst effiziente Durchführung kann sich als schwierig erweisen: Welches ist das beste Tool für virtuelle Meetings? Und wie stellst du sicher, dass du alles Wichtige besprichst, bevor alle auflegen oder die Verbindung trennen? Wenn du dir Online-Meetings ein Rätsel sind, keine Sorge. Sehen wir uns alles an, was du über die effektive Durchführung von Remote-Meetings mit geografisch verteilten Projekt-Teams wissen musst.

Die Wahl des richtigen Online-Meeting-Tools für dein Remote-Team-Meeting

Es gibt eine Vielfalt an Technologien, mit denen du die Durchführung eines Online-Meetings einfacher, schneller und kooperativer gestalten kannst. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welches dieser Werkzeuge für dein Projekt-Team das richtige ist.

Bei der Wahl von Remote-Meeting-Tools solltest du dir folgende Fragen stellen:

Was ist die wichtigste Funktion, die ich für ein erfolgreiches Online-Meeting mit meinem Projekt-Team benötige?

Musst du in der Lage sein, die Reaktionen aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu sehen, wenn du neue Produktideen vorstellst? Probier es mit einer Video-Konferenz-Software. Müssen alle zusammen an einer Pressemeldung arbeiten können? Dann solltest du wahrscheinlich so etwas wie Google Docs nutzen. Müssen alle eine Präsentation oder Demo in Echtzeit sehen können? Dann ist eine Software für die Bildschirmfreigabe ein Muss.

Welches Tool für dich das richtige ist, hängt von deinen Bedürfnissen ab. Und obwohl jedes Projekt-Team anders ist, profitieren sie alle von einem Online-Meeting-Tool, das zumindest über Video- und Audio-Funktionen verfügt. Die Forschung sagt, dass 55 % unserer Kommunikation Körpersprache ist, während weitere 38 % über die Stimmlage gehen. Zur Schaffung einer gemeinschaftlichen Atmosphäre während eines virtuellen Meetings ist beides benötigt.

Wie viele Personen müssen an deinem Online-Meeting teilnehmen?

Die effektivsten Tools für einen virtuellen Chat mit zwei Personen sind nicht notwendigerweise dieselben wie für ein Meeting mit 20 Remote-Workern in verschiedenen Zeitzonen. Vergewissere dich, dass die gewählte Meeting-Software eine große Zahl von Teilnehmerinnen und Teilnehmern störungsfrei verwalten kann.

Wie lassen sich Online-Meetings durch den Einsatz von Technologie effizienter gestalten?

Im besten Fall sollten Technologien bei der Arbeit dafür genutzt werden, Prozesse zu optimieren und Informationen für Projekt-Teams und Team-Mitglieder besser abrufbar zu machen. Außerdem sollten sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf das Wichtige konzentrieren können. Wenn du also potenzielle Online-Meeting-Tools bewertest, solltest du prüfen, ob sie nützliche Zusatzfunktionen, wie z. B. Bildschirmfreigabe oder Aufzeichnung haben, mit deren Hilfe du das Meeting anschließend mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern teilen kannst, sodass sie während des Meetings nicht durch das Anfertigen von Notizen abgelenkt werden.

Das Fundament für erfolgreiche Online-Meetings legen

Wenn du mit einem physisch anwesenden Projekt-Team zusammenarbeitest, gibt es im Laufe des Tages zahlreiche Möglichkeiten, sich zu begegnen, zu plaudern und Beziehungen zu pflegen. Solche informellen Gespräche und Begegnungen tragen zum Aufbau einer Beziehung bei, die sich auf die Meetings überträgt, sodass sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer motivierter und vielleicht auch wohler damit fühlen, ihre Meinung zu äußern oder kritisches Feedback zu geben. Eine Studie hat herausgefunden, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eine lustige oder peinliche Geschichte über sich mit dem Projekt-Team geteilt haben, 26 % mehr Ideen in Brainstorming-Sitzungen hervorgebracht haben als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das nicht getan haben. Die Vorteile, einen besten Freund auf der Arbeit zu haben, sind zudem gut dokumentiert.

Remote-Team-Mitglieder haben dagegen nicht unbedingt solche Gelegenheiten, weshalb Führungskräfte diese proaktiv schaffen sollten. Wenn sich die meisten Team-Mitglieder vorher nie gesprochen oder getroffen haben, werden sie es wahrscheinlich ablehnen, vor den anderen Ideen zu teilen oder zu debattieren. Bevor du also Online-Meetings zu einem festen Bestandteil deines Team-Workflows machst, ist es wichtig, dass sich alle in der Kommunikation mit den anderen wohlfühlen.

Wie geht das am besten? Schaffe online eine „virtuelle Kaffeeküche“, einen gemeinschaftlichen Ort, an dem sich die Team-Mitglieder außerhalb von strukturierten Meetings kennenlernen und vernetzen können. Wenn verteilte Projekt-Teams online einen gemeinsamen Raum zur Begegnung haben, hat dies folgende Vorteile:

  • Sie fühlen sich wohl (und, seien wir ehrlich, nicht so peinlich berührt) bei der Kommunikation über digitale Kanäle mit Leuten, die sie persönlich noch nicht getroffen haben.
  • Sie lernen andere Mitglieder des Projekt-Teams und ihre Kompetenzen kennen.
  • Sie fühlen sich trotz der geografischen Lage wie ein gleichwertiger und fester Bestandteil des Projekt-Teams.
  • Sie erkennen im Vorfeld von Online-Meetings potenzielle Probleme, wenn es um Kommunikationsstile oder verschiedene Standpunkte geht.

Eine virtuelle Kaffeeküche kann ein besonderer Ort (wie ein Slack-Channel) oder einfach gemeinsame Traditionen (wie tägliche Video-Check-ins oder eine wöchentliche virtuelle Happy Hour) sein. Solange dieser Ort dein Projekt-Team zusammenbringt und dafür sorgt, dass sich die Mitglieder vor den Meetings miteinander vertraut machen, wird er dazu beitragen, die Grundlage für erfolgreiche Online-Meetings zu schaffen.

Online-Meetings trotz Terminkollisionen einrichten

„Mit [Online-Meetings] können alle in ihrem eigenen Umfeld bleiben, wo sie gebraucht werden“, sagt Bryant Galindo, Mitgründer und CEO von CollabsHQ, einem Coaching und Beratungsunternehmen, das sich auf organisatorische Strategie und die Skalierung einer virtuellen Arbeitskultur für Remote-Start-ups spezialisiert hat. Aber herauszufinden, wie man jedes Mitglied im Zusammenhang mit dem Meeting dorthin bekommt, wo man es benötigt, kann ein Kampf sein, besonders wenn du mit einem Remote-Team zusammenarbeitest, das über mehrere Zeitzonen verteilt ist.

Du solltest nach Zeitfenstern suchen, die für alle Zeitzonen passen, um alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer zeitplanmäßig zusammenzubringen. (Wenn du beispielsweise Team-Mitglieder in London, New York und Los Angeles hast, wäre 9 Uhr Los-Angeles-Zeit ideal. Das wäre dann 12 Uhr in New York und 16 Uhr in London). Es gibt zahlreiche Tools, die dir bei der Auswahl des richtigen Zeitfensters für dein geografisch verteiltes Projekt-Team behilflich sind.

  • Every Time Zone verfügt über einen praktischen Schieberegler, mit dem du dir die Uhrzeit in den verschiedenen Zeitzonen anzeigen lassen kannst.
  • Mit dem World Clock Meeting Planner von timeanddate.com kannst du die verschiedenen Standorte deiner Team-Mitglieder eingeben, um dir eine Tabelle mit Vorschlägen für geeignete Meeting-Zeiten erstellen zu lassen.
  • Bei Worldtimebuddy kannst du deinen Standort und die Standorte deiner Team-Titglieder hinzufügen, woraufhin eine Tabelle mit den Uhrzeiten an den jeweiligen Standorten erstellt wird.

Nach Möglichkeit sollten Meetings immer weit im Voraus geplant werden. Je länger die Vorlaufzeit, desto unwahrscheinlicher sind Terminkonflikte. Im Fall von kurzfristig angesetzten Meetings solltest du jedoch darauf achten, dass das Projekt-Team überlappende freie Zeitblöcke hat. Auf diese Weise kannst du bei Bedarf alle Mitglieder in einem (virtuellen) Raum versammeln, auch wenn sie Tausende von Kilometern voneinander getrennt sind.

Eine Agenda aufstellen und Richtlinien für dein Online-Meeting vereinbaren

Wenn du willst, dass dein geplantes Online-Meeting effizient und erfolgreich verläuft, musst du deine Agenda planen.

„Bei den besten Online-Meetings gibt es eine Sitzungsagenda, die vorher [festgelegt] wird, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wissen, worüber sie sprechen werden“, sagt Galindo. „Wenn es so etwas nicht gibt, dann verbringst du 15 bis 20 Minuten nur damit, herauszufinden, was du eigentlich besprechen willst.“

Es ist wichtig, dass es für jedes virtuelle Meeting eine klar strukturierte Agenda gibt, die folgende Punkte umfasst:

  • Wichtige Themen
  • Meeting-Struktur (z. B. wann und wie lange jedes Thema besprochen werden soll)
  • Teilnehmende Team-Mitglieder/Projekt-Teams
  • Was die einzelnen Team-Mitglieder/Projekt-Teams zum Meeting mitbringen sollen
  • Relevante Dokumente, Dateien oder Recherchen

Genauso wichtig wie die Meeting-Agenda sind die Meeting-Richtlinien: die Regeln und Erwartungen in Bezug auf die erwarteten Beiträge des Projekt-Teams zum virtuellen Meeting.

„Du solltest dafür sorgen, dass alle Beteiligten mit klaren Erwartungen [in das Meeting] kommen und wissen, was [die einzelnen Teilnehmerinnen und Teilnehmer] beitragen werden und wie der virtuelle Raum gemanagt wird“, sagt Galindo.

Darf beispielsweise jeder frei sprechen oder ruft die Team-Leiterin oder der Team-Leiter die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf, wenn sie an der Reihe sind? Müssen alle ihre Kamera die ganze Zeit eingeschaltet haben oder nur die/der Vortragende? Müssen alle Handys stummgeschaltet sein, wenn andere sprechen?

Wenn eine klaren Meeting-Agenda und Richtlinien erstellt (und mindestens 24 Stunden vorher an das Projekt-Team geschickt) werden, trägt dies dazu bei, dass vor dem virtuellen Meeting alle auf dem gleichen Stand sind.

Etikette für Online-Meetings

Für verschiedene Meetings gibt es zwar verschiedene „Regeln“, jedoch sollten einige grundlegende Etikette-Praktiken von allen eingehalten werden, um einen reibungslosen Ablauf des Online-Meetings zu gewährleisten.

Betrachte sie als ein Muss der Meeting-Etikette:

  • Stelle alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer während des Meetings vor und gib allen die Chance, einen Beitrag zu leisten
  • Starre nicht auf dein Telefon, wenn andere etwas vortragen
  • Unterbrich andere Leute nicht beim Reden(und versuche nicht, sie zu übertönen)
  • Teste vor dem Meeting die gesamte Technik (z. B. Kamera/Video, WLAN und Bildschirmfreigabe)
  • Lies die Agenda und komm vorbereitet zum Meeting
  • Arbeite während des virtuellen Meetings nicht an anderen Aufgaben (z. B. E-Mails)
  • Deaktiviere alle Benachrichtigungen und stelle sicher, dass dein Mobiltelefon stummgeschaltet ist
  • Stelle sicher, dass sich alle Team-Mitglieder in einem ruhigen Raum ohne unnötige Ablenkungen befinden

Im Zweifel einfach die Grundregeln des höflichen Umgangs beachten. Menschen möchten in einem Online-Meeting – genau wie in jeder anderen Lebenssituation – gehört, gesehen und respektiert werden.

Das Engagement der Remote-Team-Mitglieder bei Online-Meetings hochhalten

Alle genannten Punkte – von der Planung der Agenda bis zum Üben angemessener Verhaltensweisen – sind wichtig für die erfolgreiche Durchführung eines virtuellen Meetings. Das nützt jedoch alles nichts, wenn das Projekt-Team zum Zeitpunkt des eigentlichen Meetings nicht motiviert ist.

Es folgen nun unsere besten Tipps, wie man ein ganzes Projekt-Team in einem Online-Meeting von Anfang bis Ende bei der Stange halten kann:

Nimm dir Zeit für ein lockeres Gespräch

Ein paar Minuten freundlicher Interaktion vor dem Einstieg in ein Meeting können die erforderliche Beziehungsebene für eine erfolgreiche Besprechung herstellen und die Motivation des Projekt-Teams hochhalten, wenn das Gespräch auf das Geschäftliche kommt.

„In virtuellen Umgebungen gibt es diese persönliche [Interaktion nicht], also muss man doppelt so hart arbeiten, um das Vertrauen und die Beziehungsebene herzustellen“, sagt Galindo. „Daher finde ich, dass diese Ebene in einer virtuellen Umgebung ganz bewusst hergestellt werden muss.“

Nimm dir zu Beginn des Meetings ein paar Minuten Zeit, mit allen zu sprechen, Informationen auszutauschen oder einfach einen kleinen Small Talk über das Geschehen im Büro zu führen. Das wird nicht nur die Motivation erhöhen, sondern kann auch die Kultur stärken und deine Beziehung zum Projekt-Team vertiefen.

Lass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich vorstellen

Bei einer großen Anzahl von Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmern kann es schwer sein, die Übersicht über die vielen Namen zu behalten. Wenn sich zu Beginn alle vorstellen (insbesondere vor einem Redebeitrag oder Vortrag), ist das für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer eine gute Gelegenheit, sich einen Überblick über die verschiedenen Team-Mitglieder und ihren Beitrag zum Meeting zu verschaffen.

Gib allen eine Aufgabe

Warst du schon einmal bei einem Meeting und hattest keine Ahnung, warum du da warst?

Wenn die einzelnen Teilnehmerinnen und Teilnehmer keine klare Aufgabe haben, ist das der schnellste Weg, die Motivation des Projekt-Teams zu senken. Stelle vor dem Meeting sicher, dass alle Team-Mitglieder eine Aufgabe haben. Beispielsweise kann ein Team-Mitglied alle Fragen aufschreiben, die bei einem Brainstorming aufkommen, ein anderes hält die wichtigsten Diskussionspunkte fest und ein drittes ist für die Abfolge der Folien während der Präsentation zuständig.

Die besten Aufgaben zur Motivation von Remote-Workern in Online-Meetings sind ...

  • Interaktiv. Die Aufgabe sollte jede Person dazu veranlassen, in Echtzeit einen Beitrag zu leisten und mit dem Meeting und anderen Team-Mitgliedern zu interagieren.
  • Einfach. Wenn die Aufgabe zu komplex ist, verbringt dein Projekt-Team möglicherweise mehr Zeit damit, herauszufinden, was zu tun ist, als mit dem eigentlichen Meeting.
  • Häufig. Idealerweise muss die Aufgabe von den Team-Mitgliedern während des gesamten Meetings ausgeführt werden, sodass sie von Anfang bis Ende motiviert sind, statt sich nach einer einmaligen Aktion zurückzulehnen.

Jedem Team-Mitglied eine Aufgabe zu geben, erlaubt ihm eine aktive Rolle im Meeting einzunehmen und sich als Teil des Geschehens zu fühlen. Wenn Menschen zum passiven Zuhören zu gezwungen werden, ist das hingegen langweilig und ermüdend, wie wir alle wissen.

Binde Introvertierte in Online-Meetings ein

Es ist wichtig, bei Online-Meetings alle zu motivieren – auch Team-Mitglieder, die nicht besonders lautstark oder redselig sind.

„Als Moderatorin oder Moderator ist es nicht nur deine Aufgabe, alle zu motivieren, sondern auch einen sicheren Raum für Personen zu schaffen, die sich nicht so gerne äußern“, sagt Galindo.

Wenn es Menschen im Meeting gibt, die nicht so gerne laut sprechen, solltest du das Meeting so strukturieren, dass alle die gleiche Chance haben, gehört zu werden, also als eine Art Diskussion im Rundlaufverfahren, bei der alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer fünf Minuten Zeit bekommen, eine Erkenntnis oder Erfahrung zu teilen, die sie im Zusammenhang mit dem Thema des Meetings hatten.

Wenn dir auffällt, dass ein Team-Mitglied versucht, etwas beizutragen, jedoch von extrovertierteren Kolleginnen oder Kollegen unterbrochen wird, gib diesem Mitglied Zeit, sich zu äußern (und sorge dafür, dass der Rest des Projekt-Teams zuhört). Einige Team-Mitglieder sind möglicherweise immer noch zu zurückhaltend, um sich während eines virtuellen Meetings zu Wort zu melden. Nimm dir die Zeit, ein Vier-Augen-Gespräch zu planen, um dir die Ansicht des betreffenden Mitglieds einzuholen, wie du Online-Meetings für sie integrativer gestalten kannst. Noch besser wäre es, online einen Gemeinschaftsraum oder ein Dokument einzurichten, wo die Team-Mitglieder ihre Gedanken, Einsichten und Vorschläge für das nächste Meeting teilen können.

Die Sache ist die, dass es Introvertierte genauso verdienen, an Online-Meetings beteiligt zu werden, wie alle anderen, jedoch kann es die Moderatorin oder den Moderator etwas Arbeit kosten, sie dorthin zu bringen.

Online-Meetings nachbereiten

Für ein effektives Meeting muss allen Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein klares Ziel zugewiesen werden. Die wichtigsten Punkte, die alle kennen müssen, sind:

  • Angestrebte Ergebnisse und nächste Schritte
  • Wer ist für die Nachbereitung der einzelnen Punkte oder Aufgaben zuständig?
  • Bis wann müssen die Ergebnisse vorliegen?
  • Wann ist das nächste Meeting oder die nächste Überprüfung?

Wenn du der Moderator oder die Moderatorin bist, solltest du nicht vergessen, dass ein wichtiger Teil der Nachbereitung des Meetings darin besteht, von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern Feedback über den Verlauf des Meetings einzuholen. Das kann über ein formloses Einzelgespräch oder eine einfache und anonyme Feedback-Umfrage erfolgen. Das Feedback der Teilnehmerinnen und Teilnehmern kann dir zahlreiche Ideen liefern, wie du zukünftige Meetings für alle Beteiligten noch inklusiver und effizienter gestalten kannst.

Führe virtuelle Meetings mit verteilten Teams professionell durch

Die Anforderungen an die erfolgreiche Durchführung eines virtuellen Meetings können sich überwältigend anfühlen, aber das muss nicht sein. Wenn du dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung folgst, spielt es keine Rolle, ob dein Projekt-Team aus zwei oder zehn Mitgliedern besteht und ob die Mitglieder fünf oder 5000 Kilometer entfernt sind – du hast alles, was du für die sichere Durchführung eines produktiven Online-Meetings benötigst.

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