Zusammenarbeit

Effektive Meetings: Mit diesen Tools wirkst du der Meeting-Fatigue entgegen

Drei Projekt-Teams berichten, wie sie durch die Online-Meetings in Slack eine Menge Zeit sparen konnten

Autor: Lauren Johnson1. August 2019

Ineffektive Meetings kosten US-amerikanische Unternehmen jedes Jahr schätzungsweise 37 Milliarden USD. Das Problem? Anstatt Zeit für Entscheidungen oder kreative Ideen einzuplanen, treffen sich viele Mitarbeitende nur, um Informationen auszutauschen.

Eine strategische Planung von Meetings verbessert nicht nur die interne Kommunikation, sondern letztendlich auch den Gewinn deines Unternehmens. Slack-Channels sind der ideale Ort, um Updates zu teilen, Brainstorming-Sitzungen zu veranstalten und Unterhaltungen in durchsuchbaren Threads zu archivieren. Wir haben mit drei unserer Kunden aus verschiedenen Branchen – von Lieferanten für vegetarische Lebensmittel bis hin zu Finanzdienstleistungen – darüber gesprochen, wie sie effiziente Online-Meetings in Slack-Channels organisieren.

Lincoln Investment

Online-Meetings in Slack-Channels sparen Zeit (und Geld)

Lincoln Investment ist ein in Pennsylvania ansässiges Finanzberatungs- und Investmentunternehmen mit einem landesweiten Netzwerk von über 1.100 Finanzberater:innen. Lincoln Investment betreut in Slack-Channels 364.000 Kund:innen mit einem Vermögen von über 36 Milliarden USD.

Vor der Umstellung auf Slack haben die Projekt-Teams bei Lincoln Investment die meisten ihrer Updates über E-Mails, Telefonate und Meetings ausgetauscht. Jetzt sind die Meetings viel effizienter geworden – das Führungsteam hat sogar einen Channel namens #home-office-leadership (#home-office-führungsteam) eingerichtet, um den Mitarbeitenden einen optimalen Mehrwert zu bieten. Die Teammitglieder verwenden diesen Channel, um:

  • Programm- und Aktionspunkte im Voraus zu teilen, damit die Teilnehmenden vorbereitet in die Meetings kommen
  • Laufende Projekte zu teilen
  • Hindernisse zu teilen
  • Aktionspunkte und nächste Schritte zu dokumentieren

Dank der Slack-Channels konnte Lincoln Investment ein wöchentliches 90-minütiges Meeting durch einen dreimal wöchentlich stattfindenden 15-minütige Online-Stand-up ersetzen. Die Teammitglieder kommunizieren zwischen den Meetings auch über Slack miteinander, sodass die Zeit für persönliche Meetings weiter reduziert wird.

„Wir sind in erster Linie ein Finanzdienstleistungsunternehmen, aber 100 % unserer Einnahmen generieren wir über unsere technologische Infrastruktur“, sagt Guru Rao, Vice President of Technology von Lincoln Investment. „Slack bietet uns eine skalierbare Infrastruktur, die uns bei unserem Wachstum unterstützt.“

Chaia Tacos

Entscheidungen in Slack-Channels treffen, um den Taco-Appetit einer Stadt zu bändigen

Chaia Tacos ist ein wachsendes Unternehmen mit Sitz in Washington, D.C., das vegetarische Tacos aus lokalen Zutaten anbietet, z. B. mit cremigem Grünkohl und Kartoffeln oder geschmorten Pilzen. Als das Projekt-Team von Chaia Tacos seinen Betrieb eröffnete, kommunizierten die Mitarbeitenden hauptsächlich per SMS und E-Mail. Aber durch diese unorganisierte Kommunikation war es für das Projekt-Team schwer, sich abzustimmen.

„Niemand hatte den Überblick, niemand konnte etwas finden, niemand wusste, wann etwas dringend war und wann nicht“, sagt Bettina Stern, Mitbegründerin von Chaia Tacos. „Es gab kein System. Nur Chaos.“

Als Chaia Tacos zu Slack wechselte, setzte das Unternehmen die Channel-Funktion ein, um Entscheidungen wie die Menüplanung, tägliche Checklisten für die Mitarbeitenden vor Ort und Zeitpläne für das Catering abzustimmen.

„Slack ist das Herzstück aller Abläufe in den Restaurants von Chaia“, sagt Stern. „Hier tauschen wir uns über potenzielle Kund:innen für die Catering-Abteilung des Unternehmens aus, besprechen neue Menüpunkte und verfolgen Reparaturen. Alles, was unser Geschäft betrifft, hat einen eigenen Channel in Slack.“

Chatbooks

Berufstätige Eltern mit Online-Meetings unterstützen

Chatbooks wurde von Vanessa und Nate Quigley gegründet und ist ein Unternehmen für digitales Scrapbooking mit Sitz in Provo, Utah, das Fotobücher und anderes Zubehör für all diejenigen herstellt, die zu viel zu tun haben, um ihre digitalen Alben zu organisieren – wie berufstätige Eltern. Teil des Chatbooks-Teams zu sein bedeutet, für ein Unternehmen zu arbeiten, das Mitarbeitende unterstützt, die gleichzeitig berufstätige Eltern sind.

„Wir möchten, dass Männer und Frauen Elternzeit nehmen können, wenn es Nachwuchs in ihren Familien gibt“, sagt Rachel Hofstetter, Chief Marketing Officer von Chatbooks. „Das hat für uns bei Chatbooks oberste Priorität. Ich habe selbst die Erfahrung gemacht – und das haben mir auch andere bestätigt – dass sie mit Slack schnell einen Überblick darüber bekommen, was während ihrer Abwesenheit passiert ist, und ich denke, das ist wirklich gleichberechtigt.“

Damit arbeitende Eltern flexible Arbeitszeiten haben, hält Chatbooks viele seiner Meetings in Slack-Channels ab. Angel Brockbank, Director of Support, organisiert ein tägliches Stand-up für ihr Projekt-Team in einem Channel namens #marching-orders (#laufzettel). Anstatt persönliche Meetings oder Videokonferenzen zu organisieren, aktualisiert Angel Brockbank diesen Channel einfach jeden Morgen mit den Aufgaben für den Tag.

„Wir wollen, dass die Menschen die Art von Arbeit wählen können, die sie wollen, egal ob sie hier in Utah Vollzeit oder Teilzeit arbeiten oder sich mit einem Projekt beschäftigen, während ihr Kind schläft“, erklärt Hofstetter. „Und Slack hilft uns dabei.“

Die Durchführung von Online-Meetings entspricht der Mission von Chatbooks, berufstätige Eltern zu unterstützen und viel beschäftigte Familien zu fördern.

Persönliche Meetings sind oft am besten geeignet, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen oder Missverständnisse zu klären. Aber für das Tagesgeschäft erleichtern Slack-Channels den Informationsaustausch und reduzieren unnötige Meetings.

Ein weiterer Vorteil von Online-Meetings in Slack-Channels? Unterhaltungen können problemlos archiviert werden, um die Transparenz zu erhöhen und Teammitglieder, die im Home-Office arbeiten oder gerade nicht im Büro sind, auf den neuesten Stand zu bringen.

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