Collaboration

Réunion efficace : lutter contre la fatigue des réunions

Trois équipes expliquent comment les réunions en ligne dans Slack leur ont fait gagner du temps

Auteur : Lauren Johnson1er août 2019

Le coût annuel des réunions inutiles pour les entreprises américaines est estimé à 37 milliards de dollars. Le problème ? De nombreux salariés participent à des réunions dont le but est de partager des informations, et non de prendre des décisions ou d’échanger des idées pour stimuler la créativité.

Une planification stratégique des réunions améliore non seulement la communication interne, mais aussi les résultats de votre entreprise. Les canaux de Slack forment un espace qui permet d’échanger des informations, de réaliser des sessions de brainstorming et d’organiser les conversations en archives consultables. Nous avons discuté avec trois de nos clients de différents secteurs d’activité – de la restauration végétarienne aux conseils financiers aux particuliers – de la façon dont ils organisent des réunions efficaces en ligne grâce aux canaux de Slack.

Lincoln Investment

Les réunions en ligne dans les canaux de Slack permettent de gagner du temps (et de l’argent)

Lincoln Investment est une société d’investissement et de conseils financiers basée en Pennsylvanie, aux États-Unis, avec un réseau national de plus de 1 100 conseillers financiers. Elle offre ses services à 364 000 clients, représentant plus de 36 milliards de dollars, avec l’aide des canaux de Slack.

Avant de passer à Slack, les équipes de Lincoln Investment communiquaient la plupart de leurs informations par e-mail, par téléphone et lors de réunions. À présent, les réunions sont beaucoup plus efficaces. La direction a même créé un canal consacré au télétravail appelé #home-office-leadership pour aider les collaborateurs à en tirer le meilleur parti. Les salariés se servent de ce canal pour :

  • partager l’ordre du jour et les points à aborder avant les réunions afin que les participants arrivent préparés ;
  • partager les travaux en cours ;
  • partager les obstacles ;
  • documenter les actions à entreprendre et les étapes suivantes.

Grâce aux canaux de Slack, Lincoln Investment est parvenu à remplacer une réunion hebdomadaire de 90 minutes par trois points d’étape hebdomadaires en ligne de 15 minutes. Les membres de l’équipe discutent également entre eux sur Slack entre les réunions, ce qui réduit encore le temps consacré aux réunions en personne.

« Bien que nous soyons avant tout une société de services financiers, 100 % de nos revenus transitent par notre infrastructure technologique, explique Guru Rao, vice-président de la technologie de Lincoln Investment. Slack nous offre une infrastructure évolutive capable de soutenir notre croissance. »

Chaia Tacos

Prendre des décisions dans les canaux de Slack pour satisfaire les appétits de la ville

Chaia Tacos est une entreprise florissante basée à Washington aux États-Unis. Elle sert des tacos végétariens (pommes de terre et chou frisé à la crème, champignons braisés, etc.) dont les ingrédients sont d’origine locale. Lorsque l’équipe de Chaia Tacos a ouvert ses portes, les salariés communiquaient principalement par e-mail et SMS. Toutefois, il était difficile pour l’équipe de rester organisée avec ce type de communication désordonnée.

« Personne n’arrivait à suivre quoi que ce soit, personne ne trouvait rien, personne ne savait si quelque chose était urgent ou pas, relate Bettina Stern, cofondatrice de Chaia Tacos. Il n’y avait aucune organisation, c’était le chaos. »

Lorsque Chaia Tacos est passé à Slack, l’équipe a utilisé les canaux pour s’accorder sur la planification des menus, les listes de tâches quotidiennes pour le personnel en salle et le planning du service traiteur.

« Slack se trouve au centre des opérations des restaurants Chaia, explique Bettina Stern. C’est là que nous partageons les prospects pour le service traiteur de l’entreprise, que nous discutons des plats du menu et que nous suivons les réparations. Tous les aspects qui affectent notre entreprise disposent d’un canal dans Slack. »

Chatbooks

Faciliter la vie des parents qui travaillent grâce aux réunions en ligne

Cofondée par Vanessa et Nate Quigley, Chatbooks est une entreprise de scrapbooking numérique basée à Provo, dans l’Utah (États-Unis). Cette entreprise crée des albums photos et d’autres accessoires pour ceux qui n’ont pas le temps d’organiser leurs albums numériques, comme les parents qui travaillent. Travailler pour Chatbooks signifie travailler pour une entreprise qui soutient ses collaborateurs qui ont des enfants.

« Nous tenons vraiment à ce que tous ceux, homme ou femme, qui accueillent un nouvel enfant puissent prendre un congé parental, explique Rachel Hofstetter, directrice générale du marketing de Chatbooks. C’est une priorité chez Chatbooks. D’après ma propre expérience et ce que m’ont appris ceux qui ont pris un congé, Slack leur permet de prendre connaissance rapidement de tout ce qui s’est passé en leur absence, et je pense que c’est vraiment équitable.

Pour que les parents puissent profiter d’horaires flexibles, Chatbooks organise un grand nombre de ses réunions dans les canaux de Slack. Angel Brockbank, directrice de l’assistance client, réalise chaque jour un point d’étape avec son équipe dans un canal appelé #marching-orders. Au lieu d’organiser des réunions en personne ou des visioconférences, elle met simplement à jour ce canal tous les matins avec les tâches de la journée.

« Nous souhaitons que les gens puissent choisir le type de travail qu’ils veulent, qu’ils résident dans l’Utah ou non, qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel, ou qu’ils s’attaquent à un projet pendant que leur enfant fait la sieste, explique Rachel Hofstetter. Et Slack nous permet tout cela. »

L’organisation de réunions en ligne est parfaitement en phase avec la mission de Chatbooks : faciliter la vie des parents qui travaillent et aider les familles débordées.

Les réunions en face à face sont souvent le meilleur moyen de prendre des décisions commerciales importantes ou de dissiper des malentendus. Mais pour les tâches du quotidien, les canaux de Slack facilitent le partage d’informations et éliminent les réunions inutiles.

Autre avantage des réunions en ligne dans les canaux de Slack : il est facile d’archiver les conversations. Cela permet d’améliorer la transparence, et les collaborateurs en télétravail peuvent rester informés.

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