Basiswissen Organigramm: Hier findest du alles, was du wissen musst

Eine effektive interne Kommunikation und Zusammenarbeit hängt davon ab, ob man mit der richtigen Person interagiert und über die richtigen Kontextinformationen verfügt, um ein erfolgreiches Gespräch zu führen. Das ist jedoch leichter gesagt als getan, vor allem in großen Unternehmen oder bei der Arbeit im Home-Office, wo es schon ein Vollzeitjob sein kann, zu wissen, wer wer ist.

Die Antwort liegt vielleicht auf der Hand: Das Organigramm (oder Organisationsdiagramm) deines Unternehmens kann eine wahre Fundgrube an Hinweisen sein. Im Folgenden erfährst du, wie du ein Organigramm anlegen kannst und wie du es optimal nutzen kannst.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm, auch Organisationsdiagramm oder Orga-Chart genannt, ist eine visuelle Darstellung der Struktur einer Organisation. Es zeigt die Hierarchie und die Beziehungen zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und Abteilungen. Diese Diagramme können einfach sein und die oberste Hierarchieebene zeigen, oder komplex, mit Details über verschiedene Managementebenen, Abteilungen und Untereinheiten. Daniel McCallum, einem schottisch-amerikanischen Ingenieur, wird die Erstellung des ersten modernen Organigramms um 1855 zugeschrieben, als er ein Organisationsdiagramm der New York and Erie Rail Road entwarf. Organigramme wurden bis in die 1920er Jahre vor allem von Ingenieur:innen verwendet, bevor sie sich langsam in der Geschäftswelt durchsetzten.

Verwendung eines Unternehmens-Organigramms

Neben der Visualisierung von Hierarchiestrukturen kann ein Unternehmensorganigramm Folgendes unterstützen:

• Einarbeitung von Mitarbeitenden: Hilf neuen Mitarbeitenden, die Organisationsstruktur zu verstehen und zu erkennen, wie sie sich in das Gesamtbild einfügen können.
• Nachfolgeplanung: Erkenne Geschäftsszenarien, in denen wichtige Führungskräfte das Unternehmen verlassen könnten, und bereite dich auf Veränderungen in der Belegschaft vor.
• Personalverzeichnis: Mache Personalinformationen leicht zugänglich, damit die Teammitglieder wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können.
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Kläre die Zuständigkeiten eines funktionsübergreifenden Teams, um die Kommunikation zu verbessern.
• Interne Neueinstellungen: Mache auf offene Stellen aufmerksam, um die Transparenz zu erhöhen und interne berufliche Aufstiegsmöglichkeiten zu verbessern.

Drei Arten von Organigrammen

Beim Erstellen eines Organigramms solltest du ein Format wählen, das zur internen Struktur deines Unternehmens passt. Lernen wir die drei Haupttypen von Organigrammen kennen:

1. Hierarchisches Organigramm

Bei dieser Struktur gibt es eine Führungskraft an der Spitze und mehrere Ebenen von Mitarbeitenden darunter. Der Grad der Autorität ist bei der Person an der Spitze am höchsten (z. B. CEO oder Präsident:in) und nimmt mit zunehmender Hierarchieebene ab.

2. Matrix-Organigramm

Ein Matrix-Organigramm zeigt, wie Mitarbeitende mehr als einer Führungskraft innerhalb einer Unternehmen unterstellt sein können. So kann beispielsweise ein:e Grafikdesigner:in dem Chief Creative Officer und den Teamleiter:innen der Projekte, an denen sie arbeiten, unterstellt sein. Obwohl solche Organigramme aussagekräftig und kontextorientiert sind, können sie schnell veraltet sein.

3. Flaches Organigramm

Diese Struktur eignet sich für Unternehmen mit einer kleinen Führungsebene, in denen die meisten Mitarbeitenden unabhängig arbeiten. Sie ist in kleineren Unternehmen üblich, in denen Autonomie, kreative Kontrolle und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden oft im Vordergrund stehen.

Organigramm vs. Organisationsdiagramm vs. Organigraph

Obwohl diese Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es einige Unterscheidungsmerkmale.

• Ein Organigramm ist das umfangreichste der drei und umfasst verschiedene visuelle Darstellungen der Struktur eines Unternehmens. Es kann Diagramme und Schaubilder zur Veranschaulichung von Beziehungen, Rollen und Hierarchien enthalten.
• Ein Organisationsdiagramm stellt die Hierarchie und die Beziehungen innerhalb einer Organisation in den Mittelpunkt, wobei Kästchen zur Darstellung von Positionen oder Rollen und Linien zur Darstellung von Hierarchiebeziehungen, Kommunikationskanälen und der Befehlskette verwendet werden.
• Ein Organigraph ist eine Zeichnung, ein Bild oder eine Karte, die komplexe und sich oft überschneidende Beziehungen zwischen verschiedenen Einheiten in einer Einrichtung darstellt. Er ähnelt zwar einem Organisationsdiagramm, legt aber tendenziell weniger Wert auf eine lineare Hierarchie.

Wer kann ein Organigramm verwenden?

Die kurze Antwort lautet: Alle. Zum Beispiel:

• Führungskräfte und Führungsteams können sich einen Überblick über die Beziehungen zwischen den verschiedenen Abteilungen und Positionen verschaffen, um strategische Entscheidungen zu treffen.
• Abteilungsleiter:innen können sehen, wie sich ihre Geschäftsbereiche in die größere Organisationsstruktur und die Ziele einfügen.
• Personalverantwortliche können die Informationen für die Personalplanung und das Talentmanagement nutzen, z. B. zur Ermittlung von Personallücken, zur Planung der Personalbeschaffung und zur Analyse der Hierarchiestruktur.
• Führungskräfte können sehen, wie Teammitglieder in funktionsübergreifende Teams eingebunden sind, um die Arbeitslast ausgewogen zu gestalten.
• Die Mitarbeitenden können Hierarchien nachvollziehen und sehen, wem sie unterstellt sind oder mit wem sie zusammenarbeiten.
• Neu eingestellte Mitarbeitende können schnell erkennen, wie sie in die Organisationsstruktur passen und sich integrieren.

Wie Organigramme das Engagement der Mitarbeitenden verbessern

Ein klares und leicht zugängliches Organigramm sorgt für Transparenz in Bezug auf die Hierarchiestruktur und die Zusammensetzung der Teams, um die Mitarbeitenden zu stärken und das Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.

Planung und Verwaltung der Belegschaft

Personalabteilungen und Führungskräfte können Organigramme nutzen, um Qualifikationsdefizite zu ermitteln, um Einstellungsentscheidungen zu unterstützen, die richtigen Mitarbeitenden den richtigen Aufgaben zuzuweisen, die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen, um eine Überlastung der Mitarbeitenden zu vermeiden, und um zukünftiges Wachstum oder Umstrukturierungen zu planen.

Organisationsstrukturen visualisieren

Eine visuelle Darstellung der Organisationsstruktur hilft dabei, komplexe hierarchische Beziehungen klar zu kommunizieren und ermöglicht es den Mitarbeitenden, Möglichkeiten zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zu finden.

Onboarding von neuen Mitarbeitenden

Ein Organigramm erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeitender, indem es ihnen die Struktur des Unternehmens, die Hierarchien und die wichtigsten Kontakte aus der „Vogelperspektive“ zeigt. Es hilft ihnen auch, zu verstehen, wie sie in das Gesamtbild passen.

Nachfolgeplanung

Das Erstellen eines Organigramms hilft dabei, potenzielle Führungskräfte, Schlüsselrollen und Möglichkeiten der Talententwicklung zu identifizieren, die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und institutionelles Wissen zu erhalten, wenn sich Schlüsselrollen ändern.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Organigramme veranschaulichen, wie verschiedene Abteilungen und Teams miteinander verbunden sind, und liefern Informationen, die die Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Teams fördern, was wiederum Innovationen begünstigen kann.

Internes Mitarbeitendenverzeichnis

Durch die Integration eines Organigramms in dein Kommunikationstool (z. B. mit Slack Atlas) können Mitarbeitende Kolleg:innen, Teammitglieder und Vorgesetzte schnell identifizieren. Es liefert auch kontextbezogene Daten , wie die beruflichen Interessen oder Fähigkeiten eines Teammitglieds, um produktive Gespräche zu erleichtern.

Eine schrittweise Anleitung zur Erstellung eines Organigramms

1. Identifiziere Schlüsselpositionen und -rollen

Definiere die Organisationsstruktur und bestimme die Hierarchiebeziehungen und Hierarchien zwischen den verschiedenen Ebenen und Abteilungen. Setze dich mit wichtigen Interessengruppen wie Abteilungsleiter:innen und der Personalabteilung zusammen, um eine genaue Darstellung der Rollen und Hierarchiestrukturen zu gewährleisten.

2. Wähle eine Organigrammart aus

Die Struktur deines Organigramms kann dir helfen, bestimmte Aspekte deines Unternehmens hervorzuheben und deine Werte und Philosophie zu vermitteln. Wähle eine Organigrammart (hierarchisch, Matrix oder flach), die deine Organisationsstruktur am besten widerspiegelt.

3. Wähle die richtigen Organigramm-Tools aus

Verwende eine Software, mit der du ein dynamisches Organigramm erstellen und es leicht aktualisieren kannst, wenn sich deine Organisationsstruktur weiterentwickelt. Die Software sollte auch die Zusammenarbeit unterstützen, damit mehrere Personen gleichzeitig an dem Organigramm arbeiten können. Zu unseren bevorzugten Tools gehören Microsoft Visio, Lucidchart, Creately, Clickup, BambooHR und Monday.com.

4. Arbeite von oben nach unten

Bei den meisten Organisationen mit einer hierarchischen Struktur ist es am besten, mit der Besetzung des Führungsteams auf der höchsten Ebene des Organigramms zu beginnen. Diese Personen haben den größten Einfluss und die größte Sichtbarkeit nach außen und spielen eine entscheidende Rolle für den Geschäftsbetrieb und den Erfolg des Unternehmens. Anschließend werden nach und nach Positionen auf den unteren Ebenen hinzugefügt und die Organisationshierarchie wird kaskadenartig nach unten durchlaufen.

5. Füge Profildetails hinzu

Füge die wichtigsten Details zu jeder Position hinzu, wie Name, Berufsbezeichnung und eine kurze Beschreibung der Verantwortlichkeiten. Du kannst auch Fotos der Mitarbeitenden, externe Links und witzige Details hinzufügen. Wenn es angebracht ist, können diese Details den Teams helfen, sich gegenseitig kennenzulernen und eine Beziehung aufzubauen. Für externe Beteiligte sind sie jedoch möglicherweise nicht relevant.

6. Achte auf Gestaltung und Formatierung

Zur besseren Übersichtlichkeit sollte das Organigramm einheitlich gestaltet sein. So solltest du beispielsweise für ähnliche Positionen oder Ebenen die gleichen Formen, Farben und Formatierungen verwenden. Bei einem komplexen Organigramm solltest du eventuell Elemente verschieben, um die Übersichtlichkeit zu optimieren (z. B. möglichst wenig überlappende Linien, die verwirrend sein könnten). Außerdem solltest du berücksichtigen, ob die Mitarbeitenden die Daten am ehesten auf ihren Handys, Monitoren, Tablets oder Ausdrucken ansehen.

Worauf ist bei einem Organigramm-Tool zu achten?

Wähle ein Organigramm-Design-Tool mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Drag-and-Drop-Funktionalität, damit auch Personen mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten Organigramme erstellen und verwalten können. Es sollte auch vordefinierte Vorlagen für verschiedene Organisationsstrukturen und Kommunikationsanforderungen bieten, um eine gute Ausgangsbasis zu schaffen und dir dabei zu helfen, Zeit zu sparen.

Achte auf die Anpassungsmöglichkeiten für die Erstellung von Organigrammen, die zur optischen Erscheinung deiner Organisation passen. Achte auf Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, wie z. B. einen Chat, damit mehrere Personen gleichzeitig an dem Organigramm arbeiten können. Deine Organigramm-Software sollte auch mit anderen Produktivitäts- und Kommunikationstools wie Google Workspace und Slack kompatibel sein, um nahtlose Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

Ein gutes Organigramm-Erstellungstool sollte es dir ermöglichen, detaillierte Daten zu jeder Position hinzuzufügen und zuverlässige Such- und Filterfunktionen bieten. Darüber hinaus solltest du Sicherheitsfunktionen wie Zugangskontrollen berücksichtigen, um sensible Mitarbeiter- und Organisationsdaten zu schützen.

Tipps für die Verwaltung von Organigrammen

Organigramme sind dynamische Dokumente, die sich mit deinem Unternehmen weiterentwickeln.

1. Halte sie auf dem neuesten Stand. Sie sollten häufig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie die strategische Ausrichtung des Unternehmens, die geschäftlichen Anforderungen und Änderungen in der Organisationsstruktur genau widerspiegeln. Dazu gehören Neueinstellungen, Abgänge, Beförderungen und Umstrukturierungen.
2. Überwache Änderungen. Implementiere Mechanismen zur Versionskontrolle, um Änderungen zu verfolgen, und integriere sie in die Systeme der Personalabteilung, um Aktualisierungen zu automatisieren. Außerdem solltest du alle Änderungen und die Gründe für die Überarbeitungen zu Prüf- und Referenzzwecken aufzeichnen.
3. Stelle Kontextinformationen bereit. Erstelle Schulungsmaterial für Mitarbeitende, damit diese verstehen, wie die Daten in Organigrammen zu interpretieren und optimal zu nutzen sind.
4. Stelle regelmäßige Kommunikation sicher. Informiere die Beteiligten über Änderungen an deinem Organigramm. Füge Kontextinformationen und präzise Details ein, um ein klares Verständnis zu gewährleisten.

Die Power von Organigrammen in deinen Tools für die Zusammenarbeit

Organigramme geben allen Mitarbeitenden einer Organisation einen Überblick und verbessern die Beziehungen und die Zusammenarbeit. Aber sie sind nur so gut, wie die Möglichkeit, auf diese Informationen zuzugreifen. Deshalb haben wir Slack Atlas entwickelt, ein natives dynamisches Organigramm und ein neu gestaltetes Mitarbeitendenverzeichnis, das nützlichen Kontext über Kolleg:innen und Strukturen hervorhebt. Erfahre mehr über Atlas und sieh dir an, wie du damit umgehst.