Eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchführen: Tipps, Tools und Tricks

Zufriedene Mitarbeitende sind für Unternehmen das A und O. Denn sie arbeiten motivierter, produktiver und haben eine höhere Bindung zu ihrem Arbeitgeber. In Zeiten des Fachkräftemangels und eines starken internationalen Wettbewerbs ist das Gold wert. Eine Möglichkeit, wie Unternehmen die Zufriedenheit messen können, sind Mitarbeiterbefragungen. Sie liefern nicht nur spannende Einblicke auf individueller Ebene, sondern auch in Projekt-Teams sowie in die gesamte Organisation. Was du bei der Planung, Durchführung und Auswertung einer Befragung von Mitarbeitenden beachten solltest, erfährst du hier.

Ziele und Vorteile einer Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiterbefragungen sind ein wirksames Tool, um die Motivation der Teammitglieder zu steigern. Unternehmen können damit interne Meinungen und Einschätzungen erfassen, diese auswerten und darauf basierend nachhaltige Veränderungen anstoßen. Oberstes Ziel ist es, verschiedene Bereiche des Unternehmens zu optimieren. Hierzu zählen u. a. die Arbeitsprozesse, das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen.

Die Organisation als Ganzes profitiert auf unterschiedlichen Ebenen:

• Sie sammelt Feedback zur Unternehmensführung im Allgemeinen oder zur Leistung einzelner Führungskräfte. 
• Sie kann wichtige HR-Kennzahlen generieren, um die Mitarbeitenden aktiv zu steuern. Beispielsweise kann sie durch eine Befragung der Mitarbeitenden den Weiterbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln und anschließend entsprechende Schulungsmaßnahmen ergreifen. 
• Warnsignale, beispielsweise eine beginnende Unzufriedenheit und mögliche Gründe dafür, lassen sich frühzeitig identifizieren. 
• Das Unternehmen kann seine Stärken und Schwächen aus Sicht der Mitarbeitenden ermitteln. 
• Die Ergebnisse der Umfrage liefern eine Entscheidungsgrundlage für notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. 
• Die Fluktuationsrate verringert sich, da die Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen steigt.

Denn auch für die Mitarbeitenden haben Umfragen zur Zufriedenheit entscheidende Vorteile:

• Sie fühlen sich wertgeschätzt und sehen, dass ihre Meinung zählt.
• Das steigert ihre Motivation und ihr Vertrauen in das Unternehmen. Die Gefahr der stillen Kündigung sinkt – ein positiver Aspekt für beide Seiten.

Formen von Mitarbeiterbefragungen

Soweit zur Theorie. In der Praxis haben Unternehmen die Wahl zwischen verschiedenen Formen einer Mitarbeiterbefragung. Die geeignete Variante ist dabei vom gewünschten Ziel abhängig. Grob lassen sich Befragungen von Mitarbeitenden nach Thema, Zielgruppe und Erfassungsmethode einordnen.

Themenbezogen vs. projektbezogen

Bei themenbezogenen Mitarbeiterbefragungen stehen ein oder mehrere unternehmensspezifische Fragen im Mittelpunkt, beispielsweise die interne Kommunikation, gesundheitliche Aspekte, Arbeitszeiten oder der Weiterbildungsbedarf unter den Teammitgliedern. Projektbezogene Umfragen zielen dagegen auf Feedback ab, das zur Verbesserung von Prozessen innerhalb eines Projekt-Teams beitragen soll. Sie unterscheiden sich von individuellen Leistungsbeurteilungen und werden beispielsweise nach Abschluss eines Projektes durchgeführt.

Unterscheidung nach Zielgruppen

Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit können sich an Individuen, einzelne Gruppen oder das gesamte Unternehmen richten.

• Bei Einzelbefragungen geht es um das individuelle Feedback von Mitarbeitenden, z. B. während des Onboardings, zum Jahresgespräch oder zum Austritt aus dem Unternehmen. 
• Gruppenumfragen sind möglich, wenn die Bedürfnisse oder Anliegen eines Projekt-Teams oder einer Abteilung betroffen sind. Beispielsweise hat eine neue Führungskraft ihre Arbeit begonnen.
• Eine Mitarbeiterbefragung im gesamten Unternehmen kann allgemeine Tendenzen offenbaren, zum Beispiel in Folge einer massiven Umstrukturierung.

Qualitativ vs. quantitativ

Persönliche Gespräche mit Mitarbeitenden liefern zwar sehr detaillierte Erkenntnisse, erfordern aber viel Zeit. Sie können vor Ort sowie per Videocall durchgeführt werden, beispielsweise wenn Teammitglieder remote arbeiten.

Mit Online-Umfragen am PC oder per Smartphone-App können Unternehmen mehr Mitarbeitende auf einmal erreichen. Zudem lassen sich die Daten schneller auswerten, das Risiko für Fehlerquellen während der Befragung sinkt. Diese Art der Mitarbeiterbefragung kann vollkommen anonym oder teilpersonalisiert durchgeführt werden.

Generell hat die anonyme Variante den Vorteil, dass die Befragten erfahrungsgemäß ehrlichere Antworten geben. In jedem Fall sollten Unternehmen die geltenden Datenschutzbestimmungen beachten.

In 4 Schritten zur erfolgreichen Mitarbeiterbefragung

Für nachhaltige Ergebnisse solltest du eine Mitarbeiterbefragung detailliert planen, durchführen, auswerten und nachverfolgen.

Die Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit detailliert planen

Je besser Führungskräfte eine Mitarbeiterbefragung planen, desto nahtloser wird sie ablaufen. Zu diesem Schritt gehören folgende Etappen:

• Ziele definieren: Zu Anfang ist es wichtig, sich über Ziel und Nutzen der Umfrage im Klaren zu sein. Welche konkreten Daten oder Informationen sollen gewonnen werden? Wie kann das Unternehmen die Ergebnisse messen und auswerten? Mögliche Ziele können sein, problematische Bereiche im Betriebsklima zu ermitteln oder den Erfolg eines Projektes nach Abschluss zu bewerten. 
• Alle Stakeholder informieren: Hierzu zählen u. a. die Geschäftsführung, die Vertreter der Belegschaft sowie die Datenschutz-Abteilung. So lassen sich mögliche Fragen und Bedenken frühzeitig klären. 

• Zeitplan und Budget festlegen: Der Zeit- oder Projektplan hilft dabei, alle notwendigen Schritte im Blick zu behalten. Zudem müssen je nach Art und Umfang der Mitarbeiterbefragung eventuell neue Tools eingekauft oder externe Dienstleister beauftragt werden. Die Kosten hierfür sind im Budget hinterlegt. 
• Ein Projekt-Team zusammenstellen: Die Teammitglieder erstellen und betreuen die Umfrage, sind Ansprechpersonen bei Fragen und werten gemeinsam die Ergebnisse aus. 
• Je nach Art der Befragung den passenden Kanal wählen: 
  • Für schnelle Abfragen zur Mitarbeitermotivation: TINYpulse 
  • Tiefe Einblicke in die Motivation der Teammitglieder: Culture Amp 
  • Zur Erstellung von kleinen direkten Umfragen: Polly 
  • Über diese drei Beispiele hinaus gibt es eine ganze Reihe weiterer Apps, mit denen Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden messen können. 

• Falls notwendig, die entsprechende IT einrichten (lassen): Eine Online-Umfrage sollte für die gesamte Zielgruppe einfach zugänglich sein. Das kann über einen Link per E-Mail, einen einmaligen QR-Code auf einem Begleitschreiben zur Gehaltsabrechnung oder eine Information im Intranet geschehen. 
• Den (Online-)Fragebogen erarbeiten: Der Fragebogen sollte genau die Fragen enthalten, die den definierten Zielen der Umfrage entsprechen und geeignete Antworten liefern. Wenn es beispielsweise um die Zufriedenheit mit dem Gehaltssystem geht, sollten sich die Fragen auf dieses Thema konzentrieren. Empfehlenswert sind hauptsächlich geschlossene, neutral formulierte Fragen mit objektiven Antwortmöglichkeiten. Das erhöht die Motivation der Mitarbeitenden, an der Umfrage teilzunehmen und erleichtert die Auswertung. Zudem sollten die Formulierungen positiv und lösungsorientiert sein. 
• Die Teilnehmenden über die bevorstehende Mitarbeiterbefragung informieren: In dieser Etappe ist es wichtig, Akzeptanz zu schaffen, denn die Befragten müssen für sich einen persönlichen Nutzen darin sehen, ihre Meinung zu teilen. Haben sie den Eindruck, dass eine solche Umfrage nichts verändern wird oder sie Nachteile daraus ziehen, werden sie sich mit der Teilnahme zurückhalten.

Die Mitarbeiterbefragung durchführen und begleiten

Je nach Art, Umfang und Teilnehmerzahl kann sich eine Mitarbeiterbefragung über mehrere Wochen oder sogar Monate erstrecken. Deshalb sollte die Umfrage vom verantwortlichen Projekt-Team gerade bei längeren Zeiträumen kontinuierlich begleitet und überwacht werden. Hierzu gehört:

• Ein fortlaufendes Controlling der Beteiligungsquote: Durch verschiedene kommunikative Maßnahmen kann das Unternehmen regelmäßig auf die Umfrage aufmerksam machen und so mehr Personen zur Teilnahme zu motivieren. Das können kurze Informationen im internen Newsletter, Plakate in den Büros oder Einladungen über die jeweiligen Gruppenchats sein. Bei einer zu niedrigen Quote muss die Mitarbeiterbefragung eventuell verlängert werden. 
• Anfragen von Mitarbeitenden zur Umfrage beantworten: Je offener das Unternehmen über Ziel und Nutzen der Mitarbeiterbefragung kommuniziert, desto größer ist die Beteiligung.
• Ggf. Kontinuierliches Reporting an die Geschäftsleitung: Gerade bei größeren Umfragen möchte die Unternehmensführung den aktuellen Stand im Blick behalten.

Die Mitarbeiterbefragung auswerten

Nachdem die Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit abgeschlossen ist, geht es an die Auswertung. Abhängig vom Umfang der Befragung können einfache Vergleiche mit Mittelwerten ausreichen. Bei komplexen Daten müssen verschiedene Variablen analysiert und miteinander kombiniert werden. Hierbei kann die Slack-Integration Betty unterstützen. Das Tool hilft nicht nur bei der Aufbereitung der Daten, sondern unterstützt auch bei der Visualisierung der Ergebnisse. Zudem werden aus den Daten mithilfe künstlicher Intelligenz Handlungsempfehlungen abgeleitet.

Im nächsten Schritt ist es wichtig, die Ergebnisse ansprechend darzustellen und zu präsentieren. Sowohl die verantwortliche Führungsebene als auch die Mitarbeitenden sollten transparent informiert werden. Hierzu eignet sich beispielsweise Slack Document Sharing. Diese Funktion ermöglicht das einfache Teilen von Dokumenten über die Cloud, sodass die Mitarbeitenden zu jeder Zeit und von überall darauf zugreifen könen.

Umsetzung der Umfrageergebnisse und Follow-up

Damit eine Mitarbeiterbefragung nachhaltige Ergebnisse erzielt, müssen ihr Taten folgen. Im letzten Schritt geht es also darum, konkrete Maßnahmen zu entwickeln und diese in einem angemessenen Zeitraum umzusetzen, sodass die Teilnehmenden Veränderungen wahrnehmen können.

Wie in der Planungsphase ist die Definition von Zielen hilfreich, um beispielsweise die Einführung neuer Prozesse angemessen zu begleiten. Mithilfe einer Follow-up-Umfrage lässt sich anschließend abklären, inwieweit die Veränderungen den Erwartungen der Teilnehmenden entsprechen. Die Befragten können hier auch angeben, wo sie Verbesserungspotenzial sehen.

Mitarbeiterbefragungen lohnen sich

Der Aufwand für eine gute Mitarbeiterbefragung ist zwar hoch, lohnt sich aber. Denn mit Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit können Unternehmen spannende Einblicke gewinnen und ihre Teammitglieder stärker in Entscheidungsprozesse einbeziehen. Das erhöht nicht nur die Motivation der Mitarbeitenden, sondern fördert auch den nachhaltigen Unternehmenserfolg. Dabei gilt: Nach der Umfrage ist vor der Umfrage. Indem Unternehmen regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durchführen, können sie eine offene Feedbackkultur etablieren – für viele Talente ein wichtiges Kriterium bei der Wahl ihres zukünftigen Arbeitgebers.

Weitere Ideen, wie du die Zufriedenheit deiner Teammitglieder verbessern kannst, findest du in unserem Blogbeitrag „5 bewährte Methoden, um die Mitarbeitermotivation zu steigern“.