Jetzt kannst du glänzen: Vorbereitung deines Mitarbeitergesprächs

Heutzutage gibt es im Arbeitsalltag nichts „Alltägliches“ mehr. Auch wenn viele Unternehmen ihre Arbeitsweise umgestellt haben, bedeutet das nicht, dass sich die Dinge beruhigt haben. In einem Jahr, in dem die Zeit für persönliche Gespräche von Angesicht zu Angesicht eingeschränkt oder ganz weggefallen ist, finden sich viele Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter nun in der Situation wieder, Selbstbeurteilungen erstellen zu müssen.

Aber keine Sorge. Während das große, einmal im Jahr stattfindende Feedbackgespräch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte gleichermaßen mit Ängsten verbunden sein kann (manche stellen sogar den wahren Wert des jährlichen Treffens in Frage), kann das Resultat deines Gesprächs auch positiv und spannend sein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Stress abzubauen und das Ergebnis zu verbessern, sodass sowohl du als auch deine Führungskraft nach dem Treffen dem nächsten Jahr voller Optimismus entgegenblicken.

Und mit diesem Leitfaden für deine jährliche Leistungsbeurteilung und Selbsteinschätzung bist du bestens vorbereitet.

Tipps für das Ausfüllen von Mitarbeiter-Selbstbeurteilungen

In der Regel wirst du vor der Leistungsbeurteilung durch deine Führungskraft gebeten, eine Selbstbeurteilung auszufüllen. Du kannst du dich darauf vorbereiten, indem du:

• Dir deine Stellenbeschreibung und deine Ziele für das Jahr ansiehst
• Deinen Kalender, gespeicherte E-Mails und Nachrichten sowie andere Notizen durchschaust, um eine Liste deiner Erfolge zusammenzustellen
• Herausarbeitest, wie deine individuellen Erfolge den Erfolg deines gesamten Projekt-Teams oder deiner Abteilung beeinflusst haben

Je strukturierter du im Laufe des Jahres vorgehst, desto einfacher ist es, diese Informationen für deine Selbstbeurteilung am Ende des Jahres zusammenzutragen. Die Auflistung all deiner Erfolge ist nur der erste Schritt in deiner Vorbereitung. Der zweite Schritt besteht darin, dafür zu sorgen, dass deine Führungskraft die Bedeutung deiner Leistungen versteht.

Nur keine Hemmungen! In der Mitarbeiter-Selbstbeurteilung sollten deine größten Erfolge hervorgehoben werden.

Du solltest dich darin auf keinen Fall kleiner machen, als du bist. Du solltest stolz auf das sein, was du im vergangenen Jahr in deiner Rolle getan hast, und das auch so nach außen kommunizieren. Es fällt dir schwer, dir selbst auf die Schulter zu klopfen? Jane Scudder arbeitet als Coachin für Führungsqualitäten und Persönlichkeitsentwicklung und empfiehlt, Zahlen für sich sprechen zu lassen: „Jede gute Selbstbeurteilung enthält Kennzahlen, ist aber gleichzeitig eine gute Möglichkeit, Ergebnisse für sich selbst sprechen zu lassen. Anstatt zu schreiben: ‚Wir waren 2017 als Projekt-Team sehr erfolgreich!‘, solltest du besser schreiben: ‚Wir haben unsere Vertriebsziele für 2017 um über 135 Prozent übertroffen.‘“

Selbst wenn du in einem Bereich tätig bist, der nicht so stark von Kennzahlen bestimmt wird, gibt es wahrscheinlich immer noch Facetten deiner Rolle, die du für einen Leistungsvergleich mit anderen, die ähnliche Arbeit leisten, nutzen kannst. Du kannst auch versuchen, eine fundiertere Bewertung deiner Weiterentwicklung deiner Kompetenzen oder Fähigkeiten im vergangenen Jahr vorzunehmen. Bestimme zu Jahresbeginn gemeinsam mit deiner Führungskraft, wie die Erfolgskriterien in deiner Rolle aussehen (bzw. wenn du eine Führungskraft bist, teile deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern diese Kriterien mit).

Sharing is caring: Hole im Vorfeld Feedback zu deiner Mitarbeiter-Selbstbeurteilung ein

Scudder empfiehlt außerdem, sich mit einer Kollegin oder einem Kollegen über die eigenen Selbstbeurteilungen auszutauschen, um sicherzustellen, dass du wirklich deine beste Arbeit ablieferst (und dich selbst im besten Licht darstellst). „Anstatt deine schriftliche Selbstbeurteilung und deine Leistungen unter Verschluss zu halten, als wären sie Staatsgeheimnisse“, schreibt sie, „versuche, dich mit einer befreundeten Kollegin bzw. einem befreundeten Kollegen oder auch einer externen Person auszutauschen!“

Jährliche Leistungsbeurteilungen: Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind keine Gegenspielerinnen und Gegenspieler

Eine Leistungsbeurteilung mag wie eine Konfrontation anmuten, aber denke daran, dass beide Seiten in Wirklichkeit an einem Strang ziehen. Der beste Weg, um die Angst vor Beurteilungen zu verringern, ist ein regelmäßiger Austausch zwischen Führungskräften sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über das ganze Jahr hinweg.

Die Rolle von Führungskräften bei Leistungsbeurteilungen

Als Führungskraft solltest du einen Zeitplan festlegen, um die Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu verbessern: Die Ziele sollten zu Beginn des Jahres festgelegt werden, die Gespräche sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden, und du solltest dir Notizen über die Leistung jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters machen, damit du ihnen bei der Beurteilung ein fundiertes Feedback geben kannst. Sowohl kritisches Feedback als auch Lob sollten zielorientiert und präzise sein.

Die Rolle der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Leistungsbeurteilungen

Stephanie Gibson, Personalleiterin bei J. Knipper and Co. sagt, dass es zwar eigentlich Aufgabe der Führungskraft ist, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regelmäßig Feedback zu geben, aber wenn dies nicht geschieht, sollten diese dies selbst anregen. „Man muss sein Schicksal selbst in die Hand nehmen und um Feedback bitten“, rät sie. „Man sollte immer wissen, wo man steht. Du solltest zu jedem speziellen Projekt Feedback bekommen und wissen, ob es den Erwartungen entspricht oder nicht.“

Reaktion auf kritisches Feedback bei Leistungsbeurteilungen

Wenn du und deine Führungskraft nicht einer Meinung sind, was deine Leistung für das Jahr angeht, ist es laut Gibson in Ordnung, wenn du für dich selbst einstehst. „Wenn du weißt, dass du ein schwieriges Verhältnis zu deiner Führungskraft hast, solltest du unbedingt stichhaltige Informationen für das Gespräch parat haben, um vorbereitet zu sein“, sagt sie, „und du solltest mutig genug sein, das Feedback zu hinterfragen.“ Sie erklärt, dass eine negative Wahrnehmung nur dann geändert werden kann, wenn man sie anspricht, indem man bei der Mitarbeiter-Selbstbeurteilung die Kontrolle über die eigene Darstellung übernimmt.

Natürlich kann man am Arbeitsplatz konstruktive Meinungsverschiedenheiten haben, aber du solltest auch darauf achten, dass du nicht unvorbereitet in das Gespräch gehst. Man rutscht leicht in die Defensive. Wenn du das Feedback deiner Führungskraft nicht auf Anhieb verstehen kannst, kannst du dir ruhig etwas Zeit dafür nehmen und ein weiteres Gespräch in den Kalender eintragen

Wenn du dich selbst dabei ertappst, dass du dich über negatives Feedback ärgerst, erklärt Sheila Heen, Beraterin und Dozentin an der Harvard University Law School, gegenüber TED, kann es hilfreich sein, eine Übersicht zur Eingrenzung zu erstellen. „Lege auf einem Blatt Papier zwei Spalten an“, sagt sie. „Schreibe in eine Spalte, worum es bei der Rückmeldung geht; in die andere Spalte schreibst du, worum es nicht geht. Vielleicht hat dir deine Führungskraft gesagt, dass du dich in Besprechungen mehr zu Wort melden sollst. Was das aber nicht heißt: Deine Beiträge sind unzusammenhängend oder unzureichend begründet.“

Vergiss nicht, dass diese Gespräche nicht einseitig sein müssen. Die Fragen, die du als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter stellst, und die Informationen, die du während deiner Leistungsbeurteilung teilst, können eine konstruktive Gesprächsgrundlage zwischen dir und deiner Führungskraft sein. 

Als Führungskraft solltest du daran denken, dass deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wahrscheinlich etwas nervös in die Leistungsbeurteilung gehen – unabhängig davon, ob sie es sein sollten oder nicht – und du kannst ihnen etwas von dieser Nervosität nehmen, indem du ihnen Fragen stellst, die zeigen, dass du sie in jeder Hinsicht unterstützen willst. Katie Douthwaite Wolf, Redakteurin bei der Karriere-Website The Muse, empfiehlt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern folgende vier Fragen zu stellen:

1. Womit möchtest du belohnt werden?
2. Wie arbeitest du am besten?
3. Was gefällt dir nicht an meinem Führungsstil?
4. Was kann ich tun, um dir die Arbeit zu erleichtern?

Diese Art von Fragen sorgt dafür, dass es bei der Mitarbeiter-Selbstbeurteilung und beim Jahresgespräch nicht nur darum geht, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Rolle Bestleistungen erbringen können, sondern auch, wie sich die Führungskräfte verbessern können.

Wenn Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das jährliche Beurteilungsgespräch als natürlichen Höhepunkt einer Unterhaltung betrachten, die sie das ganze Jahr über geführt haben, ist es für alle Beteiligten viel weniger stressig. Das jährliche Beurteilungsgespräch ist einfach eine Gelegenheit, über das vergangene Jahr nachzudenken und sich auf das kommende Jahr vorzubereiten. Und wenn es bei dir im Büro immer noch stressig zugeht, könnt ihr euch in jedem Fall bei der jährlichen Weihnachtsfeier entspannen.

Zusätzliche schriftliche Beiträge von Nic Vargus