Slack - Der Leitfaden für effektive Projekt-Teams in 7 Schritten
Produktivität

Der Leitfaden für effektive Projekt-Teams in 7 Schritten

Die folgenden Tipps helfen dir, deine Zusammenarbeit im Projekt-Team effizienter zu gestalten.

Autor: Devon Maloney15. September 2020

Projekt-Teams aus Expertinnen und Experten zusammenzustellen scheint wohl die beste Methode zur Steigerung der Teamleistung zu sein. Wenn es aber um Teameffizienz geht, ist mehr als Talent erforderlich. Vielmehr ähneln wirklich effektive Teams einer gut geölten Maschine. Diese besteht aus verschiedenen Teilen und wenn jene Teile eingebunden sind und ihre Arbeit machen, funktioniert sie reibungslos.

Zwar erreichen viele Projekt-Teams ihre Ziele, allerdings ist es deutlich schwerer, die gesteckten Erwartungen zu übertreffen. Kommunikationshindernisse, persönliche Konflikte und umständliche (oder nicht existente) Prozesse sind gängige Faktoren, die verhindern, dass Projekt-Teams ihr Bestes geben und effizient arbeiten.

Im Folgenden erfährst du, wie Führungskräfte ihre Projekt-Teams unterstützen können, um die Teameffizienz insgesamt zu steigern.

1. Projekt-Teams aus Personen mit gleicher Denkweise zusammensetzen

Eine Gruppe, die zu einem Konsens gelangen kann, ist deutlich effizienter als mehrere geborene Leader und Leaderinnen, die gegeneinander arbeiten. Konzentriere dich bei der Zusammenstellung effektiver Projekt-Teams hauptsächlich auf die Chemie. Suche nach kompatiblen Persönlichkeiten, Problemlösungskompetenz und Fachexpertise.

Bei einer aktuellen Google-Studie wurden 180 Projekt-Teams im Unternehmen beobachtet, um herauszufinden, was ein Projekt-Team effizient macht. Das Fazit: Eine Kombination aus verschiedenen Persönlichkeiten oder Fähigkeiten oder Hintergründen macht keinen Unterschied. Das „Wer“ in der Gleichung spielte also keine Rolle.

Stattdessen ist es laut dieser Studie am wichtigsten, wie die Teammitglieder zusammenarbeiten. Gesunde Gruppennormen – von den Teammitgliedern vereinbarte Regeln für die beste gemeinsame Arbeitsweise – waren der Schlüssel zum Aufbau einer „kollektiven Team-Intelligenz“, der grundlegenden Summe aus Wissen und Talenten.

2. Die Zusammenarbeit im Projekt-Team beobachten

Es gibt zahlreiche Organisationstheorien, um zu erläutern, wie und warum Projekt-Teams erfolgreich, nicht erfolgreich oder einfach durchschnittlich sind. Beobachte vor der Anwendung dieser Theorien die Dynamik in deinem Projekt-Team sowie die strategischen Methoden, die funktionieren und nicht funktionieren.

Gleiche den Prozess dann mit einem potentiellen Teammodell – beispielsweise der GRPI-Pyramide oder dem T7-Modell – ab, um einige strukturelle Verbesserungen vorzunehmen, die die Teameffizienz beim Einsatz der Strategien steigern könnten.

3. Erwartungen hinsichtlich der Arbeitsbelastung konsolidieren und darlegen

Immer wieder haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit eine klare Erwartungshaltung und Rollendefinition als zwei der wichtigsten Faktoren genannt, um effizient arbeiten zu können. Eine übermäßige Arbeitsbelastung ist das größte Produktivitätshemmnis bei der täglichen Arbeit.

Höre bei den Teamleiterinnen und -leitern nach, um sicherzustellen, dass die Erwartungen und Endziele für die Projekt-Teams prägnant und messbar sind. Dies stellt sicher, dass sie nicht überlastet werden.

4. Reproduzierbare Prozesse entwickeln

Projekt-Teams sollten jede Gelegenheit nutzen, um Arbeitsprozesse zu normieren – von Formaten für Meeting-Agendas und regelmäßigen Projekt-Updates bis hin zur Gruppenabstimmung über Konsensentscheidungen. Je mehr Informationen ein Projekt-Team darüber hat, wann es mit der Arbeit aufhören und den Status eines Projekts prüfen muss, desto mehr kann es sich auf die Entwicklung kreativer Lösungen konzentrieren, ohne Angst vor Ablenkung.

5. Keine übermäßige Kontrolle

Nachdem du deinem Projekt-Team die Erwartungen und den Zeitpunkt der Prüfung des Fortschritts kommuniziert hast, halte dich heraus. Mehrere Studien in den letzten Jahren – von internen Unternehmensumfragen bis hin zu breit angelegten universitären Experimenten – haben gezeigt: Je autonomer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten können, desto glücklicher und effizienter sind sie.

Widerstehe dem Drang, zu oft bei den Teamleiterinnen und -leitern nachzuhaken, und ermutige sie, bei ihren Projekt-Teams dasselbe Verhalten an den Tag zu legen. Je autonomer Teammitglieder arbeiten können, desto besser die kurz- und langfristigen Ergebnisse.

6. Offene Kommunikationskanäle sicherstellen

Je einfacher es für Projekt-Teams ist, in Kontakt zu bleiben, desto effizienter sind sie in der Regel. Mit anderen Worten: Kommunikation ist essentiell, um die Teameffizienz zu steigern. Bringe in Erfahrung, warum Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unnötig in Schwierigkeiten geraten, wenn sie mit einem anderen Teammitglied kommunizieren – sei es wegen eines technischen oder eines zwischenmenschlichen Problems – und versuche, dieses Problem gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu lösen.

Psychologische Sicherheit spielt auch eine wichtige Rolle. Stelle sicher, dass die Teamleiter und -leiterinnen eine Umgebung fördern, in der Teammitglieder gerne kommunizieren, einschließlich der Vorstellung unorthodoxer Ideen oder des Hinweises auf Hindernisse und neue Herausforderungen (gegenseitig und gegenüber den Führungskräften) – und dies möglichst umgehend.

7. Die Bedeutung der Team-Projekte anerkennen

Von Forschern und Forscherinnen der UNC Chapel Hill durchgeführte Feldversuche legen nahe, dass die Aufgabenrelevanz – das Wissen, dass das Projekt, an dem man arbeitet, tatsächlich von Bedeutung ist – eine entscheidende Rolle spielt, wenn es darum geht, Projekt-Teams zu motivieren und ihre Produktivität zu steigern. Schließlich ist das Mitarbeiterengagement einer der logischsten und am häufigsten zitierten Faktoren, wenn es um Teameffizienz geht. Wenn du generell an der Verbesserung des Mitarbeiterengagements arbeitest, steigerst du dabei auch automatisch die Teameffizienz.

Und wenn deine Projekt-Teams nur die Mindestanforderungen erfüllen – oder schlimmer, hinter den Erwartungen zurückbleiben – musst du unter Umständen deutlicher hervorheben, auf welche Ziele sie hinarbeiten. Das kann bedeuten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Anfang mehr Informationen bereitzustellen oder den Erfolg eines abgeschlossenen Projekts und die Auswirkung auf das restliche Unternehmen zu feiern.

Unabhängig von deiner Vorgehensweise, ist die Etablierung einer Unternehmenskultur, die Erfolge regelmäßig anerkennt und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch anderweitig genau zeigt, was durch ihre harte Arbeit erreicht wird, essentiell, damit das Projekt-Team sein Ziel fest im Auge behält und effiziente Arbeit leistet. 

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