Diagrama de Gantt: visualiza proyectos con Slack

¿Buscas la herramienta de planificación de proyectos adecuada? Probablemente hayas oído hablar del diagrama de Gantt y sus beneficios, pero, ¿sabías que puedes mejorar esta solución gracias a Slack? En este artículo te contamos en qué consiste este tipo de cronograma y cómo integrarlo en Slack, además de darte algunos trucos para aprovecharlo por completo.

¿Qué es un diagrama de gantt y por qué usarlo?

Miles de equipos de trabajo han recurrido al diagrama de Gantt como su principal herramienta para la planificación y desarrollo de proyectos, lo que demuestra la efectividad de su implementación en las empresas. Una solución sencilla, económica, visual y muy eficiente para no perder de vista las tareas, los roles, las fases y las entregas, entre otros muchos hitos, en cualquier proceso de trabajo en equipo.

Definición y origen histórico

El diagrama de Gantt es una herramienta de productividad basada en la planificación de proyectos, ya que muestra todas las tareas necesarias para completar un proyecto a lo largo del tiempo a modo de cronología.

Su origen se encuentra en el sector industrial, concretamente a principios del siglo XX, cuando el ingeniero mecánico Henry Gantt lo creó con el fin de mejorar la eficiencia productiva, si bien ahora se ha extendido a multitud de ámbitos empresariales.

Elementos clave en el diagrama de Gantt

Para entender el funcionamiento del diagrama de Gantt es necesario conocer sus principales elementos. Al fin y al cabo, se trata de un cronograma interactivo tan sencillo como visual, lo que permite elaborarlo y comprenderlo fácilmente, al mismo tiempo que ofrece grandes resultados en la planificación:

• Tareas: ubicadas en el eje vertical del diagrama, deben indicar el tipo de tarea.

• Duración: se sitúa en el eje horizontal, que comprende la información temporal del proyecto, donde se ubican las tareas en función de su fecha de entrega.

• Dependencias: muestran la relación entre las distintas tareas, que en muchas ocasiones están vinculadas entre sí.

• Hitos: Son momentos clave del proyecto, como seguimiento, revisiones o entregas definitivas, las cuales también deben reflejarse en el cronograma.

Beneficios

El propio objetivo del diagrama de Gantt, la eficiencia en la planificación y el desarrollo del proyecto, ya es un beneficio en sí mismo, aunque son algunos aspectos menores los que permiten alcanzar este propósito. Así pues, éstas son algunas de las principales ventajas de esta herramienta:

• Visibilidad del proyecto al completo desde el inicio hasta su finalización y posterior entrega.
• Coordinación en la atribución y el desarrollo de las tareas entre los distintos miembros del equipo.
• Monitoreo de la situación del proyecto y de todas las fases que lo componen en todo momento.
• Facilidad de decisión en función de datos temporales reales acerca del desarrollo de los sprints necesarios para concluir el proyecto.

Cronograma de proyecto en acción: ejemplos y plantillas

Entender cuáles son los principales usos del diagrama de Gantt y en qué sectores se utiliza con mayor frecuencia es un buen modo de explicar su éxito: la diversidad de ámbitos y tipos de proyectos en los que se recurre a esta herramienta justifica su uso, tal como vemos a continuación:

Plantillas prácticas personalizables para implementar el diagrama de Gantt

Una de las características clave en torno al diagrama de Gantt es que se ha extendido a todos los sectores y ámbitos empresariales -especialmente marketing, IT o eventos-, lo que ha propiciado un uso generalizado del cronograma de proyecto y, por consiguiente, infinidad de plantillas personalizables en multitud de plataformas que facilitan su implementación en cada equipo de trabajo.

Casos reales de aplicación del diagrama de Gantt

La aplicación del diagrama de Gantt se extiende, como decimos, a todo tipo de sectores empresariales. Algunos ejemplos muy dispares en su implementación residen en ámbitos completamente alejados entre sí, pero que tienen en común el desarrollo de procesos planificados sobre esta herramienta, tales como los siguientes:

• Construcción, donde se planifican las secuencias de obra, la obtención de permisos, la subcontratación de servicios o la recepción de materiales, entre otras cuestiones.

• • Desarrollo de software, basado en la entrega de sprints, las distintas integraciones asociadas al proyecto, el Quality Assurance o las entregas finales.

• Campañas de marketing, en las cuales se establecen distintas fases creativas, las aprobaciones de las propuestas, la producción de la campaña y su difusión en los distintos formatos.

Cronograma vs. diagrama de gantt: diferencias clave

El cronograma de proyecto y el diagrama de Gantt a menudo se utilizan indistintamente para mencionar esta herramienta. No obstante, técnicamente son dos soluciones diferentes, ya que el cronograma suele ser estático y muestra una lista de tareas con fechas a modo de planificación sencilla, mientras que el diagrama de Gantt es más complejo, interactivo y representa otras cuestiones más allá de la relación de fechas y entregas.

Integración del diagrama de gantt en Slack

Si existe una oportunidad para mejorar el uso del diagrama de Gantt es su implementación en un entorno que pueda complementar sus prestaciones. En este sentido, Slack constituye el escenario perfecto para integrar la aplicación adecuada y sacarle el máximo partido en la planificación y el desarrollo de proyectos en equipo.

TeamGantt para Slack, tu diagrama de gantt integrado

TeamGantt es una de las integraciones que ofrece Slack para crear, gestionar y monitorizar diagramas de Gantt en equipo. La herramienta permite, además, adaptar la frecuencia de notificaciones y personalizar el resto de opciones a partir de los comandos /tg command y /tg help, que te permitirá conocer el resto de órdenes para el trabajo con la integración.

GanttPRO + Slack, el tándem perfecto para crear tu cronograma de proyecto

Por su parte, GanttPRO es otra solución que puedes integrar en Slack para desarrollar diagramas de Gantt. En este caso destaca especialmente la posibilidad de personalizar los recordatorios para tareas e hitos de manera grupal -por canales- o individual -por usuarios-, además de las actualizaciones en tiempo real y las vistas compartidas de cada diagrama.

Canales dedicados para cronogramas y alertas

Desarrollar la planificación de proyectos en Slack a través del diagrama de Gantt permite mejorar la herramienta mediante el seguimiento de tareas a través de alertas, la creación de canales específicos por departamentos o por proyectos mediante el uso de hashtags, la conversación en torno al proceso y la posibilidad de compartir documentos en el propio cronograma.

Automatizaciones útiles para tu diagrama de Gantt en Slack

Otra de las propuestas clave de Slack en torno al diagrama de Gantt reside en las automatizaciones que propician el dinamismo del proyecto: mediante la generación de avisos con respecto a hitos importantes -inicio de un proceso, fechas de entrega de tareas o posibles retrasos en las mismas- se reducen los cuellos de botella y se desempeña un trabajo más fluido.

Beneficios de usar Gantt + Slack en equipo

Ahora que ya  sabes cómo integrar y utilizar el diagrama de Gantt en Slack, es un buen momento para conocer los beneficios de esta asociación para tu equipo de trabajo. Destacan especialmente la facilidad de comunicación en torno al proyecto y la eficiencia productiva que se desprende de una visibilidad constante del estado de cada tarea:

Transparencia total sobre el cronograma

El hecho de que todos los miembros del equipo tengan una visibilidad completa de la planificación del proyecto a través del diagrama, que reciban avisos y notificaciones y puedan comunicarse en torno a las tareas -además de compartir los documentos necesarios para su desarrollo- hace de la colaboración un proceso más transparente.

Alineación entre miembros y roles

Uno de los elementos clave en el diagrama de Gantt son los roles que debe desempeñar cada miembro del equipo en cada proyecto. Plasmar estas asignaciones en Slack a través de las distintas integraciones disponibles facilita la alineación de cada usuario con su trabajo, un mayor foco en las tareas propias y la vista completa de la interdependencia entre los diversos roles.

Reducción de reuniones de seguimiento

Indiscutiblemente, las reuniones en equipos de trabajo son tan necesarias como ineficientes en muchas ocasiones. Es importante saber cuándo un encuentro es verdaderamente imprescindible y en qué casos se puede resolver mediante un mensaje o, por ejemplo, con el seguimiento adecuado de las tareas que corresponden a cada miembro a través del diagrama de Gantt en Slack.

Respuesta ágil a incidencias

Otro de los hándicaps en el desarrollo de procesos reside en la hipotética aparición de incidencias. En muchos casos esto queda al margen de nuestro control y puede llegar a suceder, pero también se puede resolver gracias al float -el margen temporal para modificar la planificación en situaciones adversas- y la velocidad comunicativa que proporciona Slack.

Cómo implementar y seguir tu cronograma en Slack

Por último, es fundamental saber integrar las herramientas necesarias para el uso del diagrama de Gantt en Slack y, sobre todo, entender cómo sacarles el máximo partido. A continuación te ofrecemos algunos pasos clave y recomendaciones para obtener un buen rendimiento de esta herramienta en la planificación y el desarrollo de proyectos en equipo.

Crear el canal “cronograma” y definir los roles

Slack permite crear canales específicos de cronograma y definir los roles de cada miembro del equipo en dicho proyecto. Así, el rol principal lo asumirá el líder del proyecto, responsable de la actualización constante del diagrama de Gantt, de la asignación de responsabilidades, de la automatización de avisos y notificaciones y del seguimiento de tareas.

Conectar la app escogida para el desarrollo del diagrama de Gantt

La integración de GanttPRO o de TeamGantt, las apps mencionadas anteriormente para activar este tipo de cronograma de procesos en Slack, es imprescindible para poder aprovechar esta herramienta en la plataforma. Aunque presentan prestaciones similares, es importante analizarlas para encontrar la que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo.

Compartir el diagrama de Gantt en eventos clave y reuniones

La actualización del diagrama de Gantt debe ser constante y permanecer visible todo el tiempo y para todos los miembros del equipo, si bien es importante compartirlo en cada reunión relativa al proyecto y siempre que se dé algún hito o evento clave relacionado con el mismo.

Revisiones periódicas y uso de hilos para ajustes

Como sucede en cada proyecto, independientemente de la metodología empleada para su planificación y desarrollo, el diagrama de Gantt también requiere de un seguimiento de las tareas -que en este caso resulta mucho más sencillo y dinámico- y, en el caso de Slack, es conveniente la creación de un hilo específico para los ajustes en torno al proyecto.

Preguntas frecuentes (FAQ)

• ¿Qué es un diagrama de gantt y para qué sirve?

El diagrama de Gantt es una herramienta interactiva para la planificación de proyectos basada en la interrelación de tareas, los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo.

• ¿Cómo se diferencia un diagrama de gantt de un cronograma de proyecto?

El diagrama de Gantt es una representación interactiva, actualizable y compleja de la planificación de un proyecto, mientras el cronograma de proyecto únicamente muestra un listado de tareas con sus correspondientes fechas de entrega.

• ¿Qué beneficios aporta integrar Gantt en Slack?

Las interacciones, la comunicación y la posibilidad de compartir documentación necesaria para el desarrollo de un proyecto es mucho más sencilla con las integraciones del diagrama de Gantt en Slack, una plataforma que reúne todo lo necesario para la planificación y el desarrollo de proyectos en equipo.

• ¿Cuál herramienta es mejor: TeamGantt o GanttPRO?

TeamGantt y GranttPRO son las dos integraciones disponibles para el uso del diagrama de Gantt en Slack y son similares entre sí, si bien cada una de ellas se adapta mejor a unas necesidades de equipo u otras, por lo que requieren de un análisis previo a su instalación.

• ¿Cómo gestionar retrasos o tareas con slack (float)?

La automatización de avisos, recordatorios y notificaciones reduce la posibilidad de retrasos en el proyecto, mientras que, en caso de incidencia, el float -el tiempo entre tareas que permite replanificar el proyecto- y los hilos específicos de ajuste facilitan su reconducción.

Slack, la herramienta ideal para la gestión del diagrama de Gantt

Para que el diagrama de Gantt se convierta en una herramienta completa requiere de un sistema de comunicación en torno al proyecto, las tareas que lo componen y los roles que lo desempeñan. Slack permite reunir en una plataforma todo lo necesario para la planificación, el desarrollo y el seguimiento de cada fase, lo que supone una gestión más sencilla y eficiente de cada proyecto en equipo.