Produktivität

Wissensmanagement: das Geheimrezept für Produktivität

Effizientes Wissensmanagement ist in Unternehmen unerlässlich. Hier erfährst du, warum es die Teamleistung verbessert und wie du es förderst.

Autor: Ben Luthi8. Januar 2019Illustration von Josh Holinaty

Die Suche nach einer Datei in Dropbox oder Google Drive bei der Arbeit gleicht oft der Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Obwohl das Vorhandensein verschiedener Informationsressourcen für ein Unternehmen hilfreich sein kann, ist jede von ihnen nutzlos, wenn sie nicht zugänglich oder einfach zu durchsuchen ist. Aus diesem Grund benötigen Unternehmen Prozesse, um Informationen zu sammeln, zu organisieren und zu teilen und so das Wissen des gesamten Projekt-Teams zu erweitern.

Willkommen in der Welt des Wissensmanagements, auch bekannt als Informationsmanagement.

Als das Wissensmanagement in den 1990ern aufgekommen ist, lag der Fokus primär auf der Informationstechnologie. Heute sind Innovation und Zusammenarbeit seine Hauptzwecke. Führungskräfte in verschiedenen Unternehmen, und nicht mehr nur in der IT, beschäftigen sich mehr und mehr mit den Tools, die ihre Projekt-Teams nutzen.

Mehr als 70 % der Unternehmen antizipieren laut Technology Services Industry Association, dass sie die Produktivität ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch ein effektives Wissensmanagement um mindestens 20 % steigern können. Hier ein Einblick in einen organisierten Wissensmanagement-Prozess und wie er Teammitglieder dabei unterstützt, produktiver zu sein.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement dient dazu, Personen, die nützliches Wissen oder nützliche Informationen in einem Unternehmen haben, mit denen zu vernetzen, die sie benötigen.

Dazu sollte ein Unternehmen vier Ziele erreichen:

  • Wissen erfassen
  • Zugriff auf Wissen verbessern
  • Wissensumgebung optimieren
  • Wissen als Ressource verwalten

Im Allgemeinen sollten Führungskräfte sich über zwei Kategorien von Wissen Gedanken machen, wenn sie festlegen, wie sie das Wissen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erweitern möchten: explizites und implizites Wissen.

Explizites Wissen ist einfach kommunizierbar und verständlich. Es umfasst faktenbasiertes Material wie Daten, Anleitungen und Notizen. Da nahezu alle explizites Wissen weitergeben und erhalten können, ist es relativ einfach, eine entsprechende Umgebung aufzubauen.

Implizites Wissen ist im Gegensatz dazu auf Erfahrung beruhendes und intuitives Know-how, das nicht ohne Weiteres zwischen Personen weitergegeben werden kann. Diese Kategorie beinhaltet kulturelle Ansichten, Werte und Haltungen.

Laut Jerry L. Wellman, Experte für Lernen im Unternehmen, wird implizites Wissen im Allgemeinen als wertvoller betrachtet als explizites Wissen, da es bei der Arbeit zu entscheidenden Entwicklungsschritten führen kann. Infolgedessen kann es schwieriger sein, implizites Wissen zu organisieren und an andere weiterzugeben. Hier einige Möglichkeiten, wie es weitergegeben werden kann:

  • Detaillierte Onboarding-Dokumente und 30-Tages-Pläne
  • Unternehmensweites Mentorenprogramm
  • Wöchentliche Einzelgespräche mit Teamleiterinnen und -leitern
  • Bürozeiten der Abteilungen
  • Betriebsversammlungen
  • Software und Tools, die Meetings und die Zusammenarbeit vereinfachen

Arten von Tools und Systemen für Wissensmanagement

Ein Wissensmanagementsystem ist jede beliebige Lösung zum Speichern und Verwalten von Wissen. Dies beinhaltet Dateien, Dokumente und sogar E-Mails oder Kurzmitteilungen – im Grunde jegliche Form von Kommunikation, bei der wichtige Informationen zum Unternehmen übermittelt werden.

Ein gutes Wissensmanagementsystem vereinfacht das Zusammenfassen, Speichern und Abrufen von Wissen und begünstigt die Wissensvermittlung im Unternehmen. Hier einige der gängigen Systeme, über die es sich lohnt nachzudenken.

Dokumentenmanager

Das Organisieren von Wissen erfordert in der Regel die Erstellung von Dokumenten, Videos, PDFs oder anderen Arten von Inhalten. Bezahlbare Tools wie Google Drive und Dropbox sind nützlich, um Inhalte in Ordnern zu organisieren, die alle Mitglieder des Unternehmens ansehen können.

Diese Tools können jedoch eine begrenzte Suchfunktion aufweisen. Beim Abwägen der Vor- und Nachteile verschiedener Dokumentenmanager sollte die Größe des Unternehmens berücksichtigt werden.

Inhaltsdatenbank

Größere Unternehmen nutzen zur Wissensweitergabe zwar Dokumente, es kann jedoch schwieriger sein, ihre Nutzung als primäre Methode zu skalieren. Mit interner Wiki-Software wie Confluence kann das Unternehmen alle Arten von Inhalten zum effizienten Speichern und Zugreifen einbeziehen.

Software für die Zusammenarbeit

Während Dokumentenmanager und Inhaltsdatenbanken für ein groß angelegtes Wissensmanagement geeignet sind, trifft dies für die tägliche Weitergabe von Informationen nicht zu.

Software für die Zusammenarbeit und Instant-Messaging-Plattformen vereinfachen die Weitergabe von explizitem und implizitem Wissen in Echtzeit. Dies optimiert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern ermöglicht auch die Verbreitung zeitkritischer Informationen in großem Umfang.

Produktive Vorteile von effektivem Wissensmanagement

Laut der Slack Future of Work-Studie möchten 80 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr darüber wissen, wie Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden. Ferner wünschen sich 87 % der Befragten zukünftig mehr Transparenz von ihrem Unternehmen. Insbesondere Wissensarbeiterinnen und -arbeiter möchten das Unternehmen, ihre Kolleginnen und Kollegen und die Wettbewerber besser verstehen.

Mangelnde Transparenz hinsichtlich der Art und Weise, wie Wissen weitergegeben und genutzt wird, um Entscheidungen zu treffen, führt oft zu Wissenslücken bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie erstickt ferner Wachstums- und Innovationsmöglichkeiten im Keim. Wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf demselben Stand sind, können sie zusammenarbeiten, um das explizite und implizite Wissen im Unternehmen zu erweitern.

Hier einige der Hauptvorteile des Wissensmanagements für Unternehmen.

Es führt zu umfassenderen Erkenntnissen

Die Verfügbarkeit der richtigen Informationen, sowohl explizit als auch implizit, ist für gute Geschäftsentscheidungen essenziell. Doch wenn diese Informationen nur einigen Personen vorliegen, profitiert auch nur dieser Kreis von den Erkenntnissen und Innovationsmöglichkeiten.

Wenn Führungskräfte die Weitergabe von Wissen auf das gesamte Unternehmen ausweiten, insbesondere bei Diversität hinsichtlich Erfahrungen und Kultur, ermöglicht dies die Freisetzung einzigartiger und potenziell nützlicher Ideen.

Es steigert die Prozesseffizienz

Jedes Unternehmen besteht aus unzähligen Prozessen, die die Führungskräfte und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich ausführen. Zeigt sich jedoch, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin konstant bessere Ergebnisse erzielt oder besseres Kundenfeedback erhält, ist dies eventuell eine gute Gelegenheit, dass er oder sie seine bzw. ihre Vorgehensweisen und Prozesse an den Rest des Projekt-Teams weitergibt.

Mit anderen Worten: Das richtige Wissensmanagementsystem stellt sicher, dass alle über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um ihren Job so gut wie möglich zu machen.

Es sorgt für eine Übereinkunft in Bezug auf wesentliche Ziele

Unabhängig davon, ob es um kurzfristige Ziele und wichtige Ergebnisse oder um langfristige unternehmensweite Ziele geht – es ist schwierig für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, 100 % bei der Sache zu sein, wenn sie nicht über die Informationen verfügen, die zur Formulierung dieser Ziele herangezogen wurden.

Mit einem guten Wissensmanagementsystem ist es einfacher, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen dazu zu motivieren, sich auf zentrale Ziele zu verständigen. Ferner erhalten sie die Ressourcen, die sie zur Erfüllung dieser Ziele benötigen.

Es fördert die Zusammenarbeit und verbessert Arbeitsbeziehungen

Diversität kann eine wertvolle Komponente am Arbeitsplatz sein. Aber nur, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre unterschiedlichen Erfahrungen, Werte und Überzeugungen mit anderen zu teilen.

Die Future of Work-Studie von Slack hat ergeben, dass 91 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einer engeren Bindung zu ihren Kollegen und Kolleginnen interessiert sind. Indem du stilles Wissen mit den richtigen Tools am Arbeitsplatz sammelst, organisierst und weitergibst, kannst du ein Umfeld schaffen, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter engere Beziehungen aufbauen können. Daraus entsteht ein stärkeres Vertrauensverhältnis zwischen den Teammitgliedern. Zudem ist das Projekt-Team insgesamt zufriedener und produktiver.

So richtest du ein erfolgreiches Wissensmanagementsystem ein

Informationsmanagement kann die Produktivität und Zusammenarbeit im Unternehmen steigern. Es ist jedoch sinnvoll, eine Strategie zur Maximierung der Effektivität zu haben. Hier einige Möglichkeiten, wie man dies erreicht.

Schaffe eine Kultur der Zusammenarbeit

Ein großes Hindernis für ein effektives Wissensmanagementsystem ist eine Unternehmenskultur, in der kaum Informationen weitergegeben werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wehren sich normalerweise gegen Veränderung, und einige sind womöglich nicht bereit, ihr implizites Wissen an andere weiterzugeben.

Es reicht nicht aus, ein Wissensmanagementsystem zu implementieren und zu erwarten, dass sich die Dinge von alleine verbessern. Die Entscheidungen und Erfahrungen von Führungskräften müssen transparenter sein. Ferner sollten Führungskräfte auf jeder Ebene des Unternehmens eine Kultur der Zusammenarbeit fördern.

Mache Expertinnen und Experten ausfindig

Man ist vielleicht versucht, eine Person oder ein Projekt-Team als verantwortliche Instanz für das Wissensmanagementsystem des Unternehmens zu bestimmen. Aber wahrscheinlich gibt es in jeder Abteilung und auf mehreren Ebenen Experten und Expertinnen.

Man sollte sich Zeit nehmen, diejenigen ausfindig zu machen, die am besten dazu geeignet sind, Informationen an den Rest des Projekt-Teams weiterzugeben. Und anschließend sollte man einen Prozess für sie einrichten, sodass sie regelmäßig ihr Wissen im Unternehmen weitergeben.

Konzentriere dich auf wichtige Informationen

Der Aufbau einer Wissensdatenbank für das Unternehmen kann eine große Herausforderung sein. Statt den Fokus auf die Weitergabe aller Informationen zu legen, ist es sinnvoll, Informationstypen zu priorisieren, die Innovationen und Produktivität maximieren. Nach und nach können dann die Lücken geschlossen werden.

Bleibe flexibel

Es kann schwierig sein, die richtigen Tools für das Wissensmanagement ausfindig zu machen, insbesondere da die Größe und Anforderungen des Unternehmens sich mit der Zeit ändern können. Wenn die verwendeten Tools nicht wirklich geeignet sind, sollte man sich nicht damit zufrieden geben.

Besser ist es, verschiedene Tools zu testen, um festzulegen, welche am besten zu den aktuellen Anforderungen passen und Raum für Skalierung bieten.

Wissensmanagement gestaltet die Zukunft der Arbeit

Da die Nutzung des Wissensmanagements zur Förderung von Innovationen und Zusammenarbeit zunimmt, wird es immer wichtiger, dass Führungskräfte sich global für Transparenz einsetzen – nicht nur im Bezug auf die Unternehmensfinanzen und -strategien, sondern auch auf die gemachten Erfahrungen.

Für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben möchten und sich kontinuierlich engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen, ist die Einrichtung eines effektiven Wissensmanagementsystems eine essenzielle Komponente für Produktivität und Erfolg.

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