Comment mettre en place la communication asynchrone pour le télétravail

En passant leurs salariés en télétravail pendant la crise sanitaire, les entreprises ont négligé la communication asynchrone (celle qui ne se fait pas en temps réel). Puisque le télétravail fait désormais partie du monde professionnel de façon pérenne, il est temps de se pencher sur cette forme de communication d’entreprise qui regorge d’atouts pour améliorer la productivité.

Un atout de taille dans le monde professionnel

Quand elles sont passées en télétravail, de nombreuses entreprises se sont contentées au début de transposer à distance les fonctionnements du bureau Dans la plupart des cas, il fallait donc activer les communications synchrones en temps réel pour reproduire à distance les réunions en présentiel, mais aussi les discussions à la machine à café et autres échanges du bureau. Néanmoins, des difficultés émergent. En fonction de votre entreprise, vous pourriez faire face à :

• Des incompatibilités de fuseau horaire. Certains membres du personnel vivent à présent à des centaines, voire des milliers de kilomètres du bureau. Et il n’est pas évident d’organiser des réunions sur plusieurs fuseaux horaires.
• Des différences d’agenda. Même si tout le monde reste dans la même ville, les salariés en télétravail profitent volontiers de la flexibilité de leur emploi du temps. Certaines personnes sont plus productives le matin, d’autres le soir. Certaines personnes ont des enfants qui suivent l’école à la maison ou bien leur partenaire de vie travaille également. Pour avoir des conversations en temps réel, il est donc nécessaire de trouver un créneau qui convient à tout le monde.
• Des bogues technologiques. Qu’il s’agisse d’entretiens d’embauche ou d’annonces majeures lors d’un événement professionnel, personne n’est épargné. Tout se passe à merveille jusqu’à ce que l’écran se fige, que l’audio se coupe ou que l’une ou l’autre personne doive se reconnecter à la réunion. Cela vaut la peine d’endurer ces quelques difficultés quand les communications ne peuvent pas se faire de manière asynchrone, mais organiser des réunions à la chaîne est un frein majeur à la productivité.

La communication asynchrone est donc un atout de taille pour les milieux professionnels. Elle est même indispensable quand on travaille à distance. C’est la solution à de nombreuses difficultés, car chacun peut recevoir les informations, les comprendre et y répondre en fonction de son emploi du temps. La communication asynchrone fournit également une trace écrite des discussions. Elle permet de gagner du temps, car il est possible de se référer à ces traces écrites plutôt que de déranger ses collègues ou son manager pour suivre la conversation.

Outils de communication asynchrone

La communication asynchrone se présente sous de nombreuses formes. Voici une liste non exhaustive des outils populaires :

• E-mails
• Vidéo enregistrée
• Captures d’écran avec annotations
• Plateformes collaboratives telles que Slack
• Messagerie professionnelle instantanée ou SMS

Mise en place de la communication asynchrone

Si la communication asynchrone peut être très utile, il convient de mettre en place un plan de mise en œuvre logique et viable. Il faut garantir que les outils que vous choisissez et la manière dont vous prévoyez de les utiliser permettra de soutenir les objectifs commerciaux.

• Choisissez des outils qui conviennent à votre équipe. Réfléchissez aux manières dont votre équipe communique maintenant et aux modes de communication courants. Choisissez des outils qui faciliteront l’envoi de ces messages de manière asynchrone.
• Définissez vos attentes. Puisque les messages asynchrones sont instantanés, vous devez définir des échéances pour les réponses. Une technique répandue consiste à définir que les messages doivent avoir obtenu une réponse avant la fin du jour ouvré suivant.
• Formez vos collaborateurs. Certaines personnes sont plus à l’aise avec les nouvelles technologies que d’autres. Mais même ces personnes ne comprennent pas forcément comment tirer le meilleur parti d’un nouvel outil. Créez des documents et vidéos de formation et nommez une personne de référence pour répondre aux questions.
• Avancez par itérations fréquentes. Les outils de communication asynchrone, comme Slack, disposent de nombreuses options de personnalisation. Vous pouvez définir des canaux distincts pour chaque projet, intégrer votre boîte de réception ou même utiliser des émojis pour prioriser des fils de discussion. N’ayez pas peur d’expérimenter pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Vous pouvez aussi mettre en place de bonnes pratiques. Peut-être gagnerez-vous en efficacité en demandant à tout le monde d’utiliser des réactions émojis plutôt que des messages courts comme « Ok » ou « Ça me semble bien ». Ou peut-être voudrez-vous définir des limites quand les conversations dévient du sujet principal.

Mesurer la réussite

Comment savoir si votre programme de communication asynchrone fonctionne ? N’oubliez pas vos deux objectifs principaux :

• Augmenter la rapidité
• Intégrer le télétravail

Si vos projets avancent plus vite et de manière plus fluide et si votre personnel en télétravail a le sentiment de faire partie de l’équipe, vous avez réussi. Félicitations ! Contrairement à de nombreux autres programmes, vous n’avez pas besoin d’une grande quantité de données pour mesurer la réussite de la communication asynchrone. Écoutez les plaintes et suggestions de vos collaborateurs, suivez les flux de projets et n’ayez pas peur d’utiliser la communication synchrone, comme un appel téléphonique ou une visioconférence lorsque c’est nécessaire.

La communication asynchrone aide à réduire les difficultés liées au télétravail tout en boostant la productivité générale. Choisissez vos outils avec soin, mettez tout le monde à jour sur leur utilisation et surveillez les flux de projets. C’est ainsi que vous installerez durablement le télétravail.