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Collaboration

Le travail collaboratif après la crise : mode d’emploi par Slack

Comment réussir à collaborer à distance, même après la crise? Avec les outils collaboratifs, les entreprises s’organisent.

Auteur : Slack15 janvier 2021Illustration par Justina Leisyte

La crise sanitaire a accéléré la mise en marche du travail à distance et des formules hybrides dans nombreuses entreprises. Elle a aussi favorisé l’adoption du travail collaboratif pour faciliter les échanges. 

 

Le pays a déjà traversé deux confinements avec, pour certaines entreprises, des retours au bureau effectifs ou la continuité du télétravail. Si beaucoup de dirigeants et de salariés ont semblé trouver leur compte dans le télétravail en temps d’urgence, le modèle pourrait perdurer au-delà de la crise sanitaire. Cependant, pour passer en télétravail total ou partiel, il reste à adopter les bons modes de travail et les bons outils. Ainsi, le télétravail nécessite des modes de collaboration beaucoup plus transversaux, assortis d’outils collaboratifs, pour ne jamais interrompre la communication ou la possibilité de trouver une information rapidement. 

Quelles sont les enjeux à prendre en compte dans le cadre d’un maintien en télétravail ? Que mettre en place pour conserver le lien et une culture d’entreprise forte ?

 

Des modes de travail désormais transformés 

 

L’avènement du télétravail remodèle les temps de vie 

 

L’âge d’or du bureau est révolu. Le travail à distance prend une place de plus en plus importante, et le confinement a achevé de le démocratiser et de lui donner toute sa légitimité, notamment en termes de productivité du travail

 

En juin 2020, au sortir du premier confinement, 88% des personnes interrogées dans le cadre d’une étude Opinion Way jugeaient leur expérience de télétravail satisfaisante et plus de 9 salariés sur 10 déclaraient qu’ils aimeraient recommencer à télétravailler. 

 

Avec le télétravail, les frontières entre vie professionnelle et vie personnelles sont plus floues, ce qui peut présenter des avantages comme des inconvénients. Les avantages : le gain de temps de transport, une plus grande latitude dans la gestion de son temps, la possibilité de prioriser certaines contraintes personnelles et d’ajuster, en fonction, son temps de travail. Les inconvénients : un manque de frontières claires pouvant mener vers un manque de cadre, une perte de repères et de l’épuisement, ou même des dérives managériales.

 

Digitalisation et travail collaboratif : la grande accélération 

 

Le confinement a également accéléré la digitalisation de nombreuses entreprises et l’adoption des outils collaboratifs.

 

 

 

 

Pour le retour au bureau après plusieurs confinements, les entreprises conservent ce mode de travail collaboratif, avec des équipes plus transversales. Plus de retour en arrière possible avec ce nouveau modèle qui repense le travail et les modalités de communication, en présentiel ou à distance. 

 

Le digital et les outils collaboratifs au cœur du quotidien de l’entreprise

 

Depuis quelques années déjà, les outils collaboratifs étaient plébiscités, et le mail de plus en plus remis en question au profit des réseaux sociaux d’entreprise ou des plateformes collaboratives

 

Ces outils qui accompagnent le changement depuis quelques années sont parfois plébiscités par des salariés eux-mêmes, qui souhaitent les utiliser pour faciliter les communications. Des modes de communication beaucoup plus directs et spontanés sont demandés, pour favoriser l’efficacité du feed-back et la spontanéité de la relation. 

 

Les entreprises doivent donc veiller à proposer des outils à la hauteur des attentes, notamment pour recruter les talents. 

 

Repenser les modes de management en tirant des leçons de la crise

 

A l’heure où la transformation incite à repenser les modes de management, les entreprises doivent aussi choisir les bons outils collaboratifs qui accompagneront au mieux ces changements.

 

Slack permet de modifier les modes de management à distance, en incluant plus de spontanéité, en faisant entrer le collaboratif dans les échanges via l’outil.  En somme, Slack permet d’expérimenter en équipe et en direct ces nouveaux modes de management imposés par les transformations du travail. 

 

Slack s’adapte à tous les rythmes de travail, puisqu’on peut y personnaliser ses modalités d’échange. L’outil collaboratif permet des rapports plus directs non seulement à l’intérieur de l’équipe mais aussi  entre la direction et les salariés et instaure une forme de communication plus directe, qui facilite les échanges. 

 

Cela apporte aussi une dimension plus transversale au rôle du manager tout en favorisant l’autonomie du salarié, ce qui permet à chacun de progresser, de se projeter. Cette transversalité est  aussi repensée à l’aune de la crise, riche d’enseignements en termes de pratiques liées au travail collaboratif

 

Les leçons tirées des périodes de confinement 

 

  • L’isolement est le pire ennemi de l’engagement 

 

Slack offre de formidables opportunités en termes de communication interne. Un atout crucial pour lutter contre certaines conséquences du télétravail, telles que l’isolement. 

En effet, selon un sondage Opinion Way, « 4 personnes interrogées sur 10 ont déploré un manque de contact avec leurs collègues et près d’un tiers a souligné un risque d’isolement » 

Le télétravail n’est en effet pas toujours bien vécu par les salariés, c’est pourquoi il est fondamental de l’encadrer et de l’animer autant que possible. Sur Slack, on peut veiller à garder le contact grâce à des communications plus informelles, dans des canaux dédiés. Plus spontanées et conviviales que l’e-mail, ces communications dans Slack sont directes mais pour autant elle sont non intrusives, laissant à chacun la possibilité de s’impliquer au tempo voulu. Et cela permet aussi aux managers de prévenir un potentiel désengagement ou un risque d’isolement et de mal-être du salarié à distance.

 

Durant les deux confinements, certains salariés ont déploré un manque de communication venant de leurs dirigeants, les laissant dans l’incertitude. A l’heure du travail collaboratif, la rétention d’information n’est plus de mise. Il s’agit au contraire d’informer au maximum les collaborateurs, voire de les impliquer dans la réflexion stratégique. Cela s’inscrit pleinement dans le mode de travail collaboratif et favorise la cohésion d’équipe. À distance, c’est un enjeu encore plus grand pour lutter contre le sentiment d’isolement et la démotivation.

 

 

  • Le droit à la déconnexion est fondamental ! 

 

Pour prévenir les risques psychosociaux, il faut bien gérer le flou qui peut s’instaurer entre vie privée et vie professionnelle. Si Slack permet d’échanger à l’infini, il peut aussi faire office de garde-fou. Le droit à la déconnexion peut justement être formalisé sur l’outil. Par exemple, mettre à jour son statut de travail permet d’indiquer si on est disponible ou non.

 

Cette déconnexion est fondamentale, car pour l’heure, selon une étude Cadremploi, 47 % des cadres ont du mal à se déconnecter à la fin de la journée de travail

 

L’entreprise doit veiller à instaurer des normes, quitte à créer une propre charte sur la déconnexion et les horaires auxquelles tout le monde doit s’arrêter de travailler. Bien sûr, ce respect des temps de déconnexion doit être initié par les dirigeants pour pouvoir se diffuser ensuite à toute l’entreprise.

 

De vrais challenges à relever, soutenus par Slack 

 

A l’heure de la digitalisation, Slack créée de la cohésion d’équipe et permet de veiller au maintien  du lien relationnel. C’est justement en cette période de travail en distanciel généralisé, avec des retours au bureau très aléatoires, que la proximité avec les collaborateurs doit être entretenue

 

  • Animer et maintenir la cohésion d’équipe 

 

La principale difficulté des managers en période de confinement est la difficulté à maintenir une cohésion d’équipe et à susciter de la motivation (43% des répondants de l’étude Cadremploi).

 

Pour cela, les managers évoquent le besoin de disposer de meilleurs outils collaboratifs (32%) pour mieux organiser les échanges, prévenir l’isolement, favoriser le travail en équipe et gommer les silos.

 

La plateforme collaborative Slack répond à ces besoins en permettant justement, via ses canaux, d’organiser les échanges par thématiques (on peut décider de créer un canal par sujet, par projet…).

 

Le caractère instantané des messages, le dialogue direct permis par les fils de discussion et la possibilité de taguer un interlocuteur, contrairement aux e-mails, évite que les réponses soient perdues dans la masse des contenus. Et, de fait, d’identifier rapidement si un interlocuteur s’exprime peu ou pas du tout, pour pouvoir ajuster et adapter sa communication par la suite. Enfin, les silos et statuts hiérarchiques sont gommés, dans la mesure où chacun contribue à une discussion collective : c’est tout l’intérêt du travail collaboratif.

 

  • Favoriser la diffusion des bons outils

 

Un autre challenge des entreprises, notamment pour les ressources humaines, est la diffusion de nouvelles pratiques de travail liées aux outils collaboratifs, d’où l’intérêt de choisir des outils qui peuvent facilement être adoptés par tous. C’est ce qui ressort d’une étude menée au printemps par PWC lors du premier confinement. Pour un bon redémarrage, une diffusion de l’accélération de ces nouvelles pratiques, est aussi nécessaire que le besoin d’une information claire et régulière.

 

Focus sur les bonnes pratiques 

 

Après ces deux périodes de confinement et dans l’incertitude de l’avenir, l’entreprise a donc pour défi de se renouveler, en accélérant sa transformation et en s’assurant que sa culture est solide. 

 

  • Bien organiser et planifier les différents temps de travail.

Plus que jamais, l’heure est à la planification et la visibilité des emplois du temps. Une plus grande transparence dans les différentes tâches de chacun permet de mieux s’organiser pour se retrouver à distance. 

 

Dans la lignée de cette meilleure organisation du temps, on peut penser au partage de planning ou à la mise à jour de son statut comme « disponible » ou « indisponible » sur un Slack par exemple.

 

 

  • Communiquer ! 

 

Certaines entreprises ont mené des initiatives très proches de leurs salariés depuis le premier confinement, pour ne pas perdre le lien, la cohésion d’équipe, et prévenir aussi tous les risques liés à un sentiment d’isolement, ce qui n’empêche pas toujours le surmenage et une perte de repères. Sans compter l’inquiétude liée au contexte sanitaire. L’outil collaboratif doit être un relais et un support des communications de l’entreprise.

 

L’animation des échanges avec les collaborateurs est essentielle. Deux mots d’ordre : la régularité et la variété ! 

 

En plus de communiquer sur Slack comme outil de communication principal, certaines entreprises ont lancé des animations en interne via la plateforme collaborative, comme par exemple des canaux dédiés à des échanges de recettes de cuisine, ou encore des exercices de sport.

 

Chez Voodoo, une autre entreprise utilisatrice de Slack, des canaux dédiés au télétravail ont été créé pendant le confinement.

 

Chez Fabernovel, les utilisateurs ont été invités à mettre à jour leur statut de façon originale, comme le faisait chaque jour Stéphane Distinguin, le CEO, en partageant la pensée du jour.


Et chez Slack, un after Work par semaine était organisé en ligne, avec la libre participation de chacun.

 

Le point commun de ces initiatives : recréer du lien informel et de la convivialité à distance.

 

  • Écouter les collaborateurs et leur donner un lieu d’expression 

 

Pour prendre la température du moral des équipes ou mesurer l’engagement des collaborateurs, certaines entreprises comme récemment, Mano Mano, ont mené des enquêtes internes très régulières via Slack. Ce type d’enquête rapide et régulière est précieux, pour travailler sur la culture d’entreprise qui est un pilier de la cohésion. 

 

Dans beaucoup d’entreprises, les communications plus directes des dirigeants envers les collaborateurs se sont multipliées, sans les filtres managériaux habituels. De nombreux dirigeants ont ainsi pu expérimenter le fait de prendre la parole sur l’outil Slack par exemple, et suivre en direct les réponses et réactions des collaborateurs, notamment via les Emoji. Là encore, c’est une façon de sentir l’état d’esprit des équipes à un moment précis. 

 

  • Un recrutement 100% digital 

 

Même pour les entreprises déjà très digitalisées, l’onboarding 100 % à distance est un vrai challenge (insérer lien vers article 16 « recruter avec les outils collaboratifs), tout comme recréer un parcours d’embauche similaire au présentiel, mais à distance. Les entreprises font preuve de créativité en repensant tout le parcours d’accueil en ligne et en variant les formats : audio, vidéo, …

Slack a accueilli de nouveaux collaborateurs pendant le confinement, et quelques un de ses clients ont également fait cette expérience : ainsi, Criteo, Voodoo ou Mano Mano ont également accueilli de nouveaux collaborateurs.

 

A l’heure de la guerre des talents, réussir à proposer aux nouveaux venus une intégration 100 % digitale, très immersive et permettant aux nouveaux collaborateurs de trouver toutes les réponses à leurs questions est déjà un très bon démarrage. 

 

La plateforme collaborative Slack est au service de la créativité des entreprises motivées pour trouver des nouvelles solutions de management, y compris à distance. En parallèle, les entreprises peuvent aussi réfléchir à leur plan d’actions en fonction de ces outils qui permettent de nouvelles possibilités. Dans le cadre de la transformation digitale et de celle des modes de travail, Slack est à la fois un allié, une source d’inspiration et un lieu d’échange pour maintenir une continuité et une cohérence dans les échanges. Il permet de sortir des systèmes pyramidaux en palliant la distance par des communications plus qualitatives et plus régulières avec les collaborateurs.

 

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