Dans ses bureaux parisiens depuis un an, Slack a vécu en direct les manifestations et grèves de fin 2019 et bien sûr, la crise sanitaire et les deux périodes de confinement du printemps et de l’automne 2020. Le confinement a permis d’expérimenter le 100% télétravail pour les équipes. Une période où conserver la cohésion d’équipe et la productivité était primordial, en tenant compte de nouveaux aspects liés à la vie personnelle, aux contraintes individuelles et à certaines incertitudes latentes.
Ce passage inattendu a été cependant une vraie opportunité. Une opportunité de repenser les modes de travail et faire preuve de plus d’agilité, comme l’expliquait Stewart Butterfield, PDG et cofondateur de Slack, dans une interview donnée au Figaro fin juin 2020 : « Le confinement nous a apporté l’opportunité de revoir et d’optimiser notre façon de travailler. Il a fallu le faire très vite. »
Depuis, Slack France fait donc le pari réussi du 100% remote. Les équipes travaillent à distance, en 100% télétravail et toujours connectées sur la plateforme.
Retour d’expérience sur ce pari réussi, avec les regards croisés de Jean-Marc Gottero, Directeur Général Slack France, d’Amélie Fargue, Head of Marketing et de Wissam Toubia, Customer Success Manager.
Un 100% travail à distance choisi
Le choix du 100% télétravail a été avant tout sanitaire, en raison de la première vague et des incertitudes quant à la situation à venir. « La première raison fondamentale est avant tout liée aux aspects sanitaires., Nous devons tous être responsables par rapport à cela », souligne Jean-Marc Gottero. Il était en effet fondamental pour Slack de préserver ses équipes dès le printemps.
Puis, à la sortie du premier confinement, Slack a choisi de faire perdurer le modèle distanciel. Alors même que l’entreprise pouvait à nouveau être en présentiel, les équipes de Slack en France avaient décidé, dès l’été, de rester en 100 % télétravail, à l’instar d’autres entreprises ayant choisi de rester dans une configuration de bureau à distance.
Au-delà du fait que le choix du 100 % télétravail génère des économies par rapport au loyer des locaux, il y a aussi des bénéfices directs sur la productivité. Par exemple, le temps de trajet n’est plus un frein à cette productivité.
Et surtout, l’entité Slack France était prête à adopter ce nouveau mode de travail, en raison d’un fonctionnement vertueux éprouvé durant le premier confinement.
« La deuxième raison de ce choix du 100% télétravail, c’est la notion de confiance, de délégation, qui fait qu’on se sent vraiment à l’aise par rapport à ce modèle. Chez Slack, nous avons la chance d’avoir des personnes très impliquées dans les projets, qui ont des feuilles de route et des objectifs clairs, à qui on donne une grande liberté sur les moyens pour arriver à leurs objectifs ».
Mais malgré une vraie aisance à remanier le quotidien, et même en état une entreprise très connectée, Slack a dû repenser ses schémas de fonctionnement.
Repenser les interactions et les modes de travail
Un apprentissage nécessaire, même pour une entreprise de la « tech »
Le télétravail permet une certaine liberté, avec la possibilité de travailler de chez soi, mais aussi de travailler de n’importe où, en toute mobilité. Il suffit d’un ordinateur et d’une connexion. Au vu des restrictions sanitaires « travailler de n’importe où » n’a pas vraiment expérimenté. Il y a donc une nuance entre le « télétravail subi » et le « télétravail choisi ». Dans tous les cas, cela nécessite une adaptation. « Le télétravail ce n’est pas se contenter de faire la même chose qu’au bureau de chez soi, il faut aussi adapter la manière de le faire » souligne Wissam Toubia, Customer Succes Manager.
Chez Slack, les process et la culture d’entreprise étaient déjà adaptés, fédérés autour de valeurs, des clients et de leurs problématiques. « Pour autant nous avions aussi, avant, un mode présentiel très important, il y a donc eu une nécessaire phase d’apprentissage et d’adaptation », explique Jean Marc Gottero.
Repenser les processus et la gestion du temps
« Je suis chargée de faire connaitre Slack en France. Je suis la seule de mon équipe basée en France, nous étions donc déjà très opérationnels du point de vue du travail 100% digital. En revanche, je travaille au quotidien avec d’autres équipes que j’ai l’habitude de rencontrer et là, il a fallu gérer ce passage en 100% à distance et faire du collaboratif »
Pour tous les métiers de Slack, cette transition vers un télétravail total a nécessité de structurer différemment le temps et les tâches. Au-delà des aspects professionnels, un temps est aussi dédié à la cohésion d’équipe : « Même à distance, nous avons instauré des moments très conviviaux, à défaut de contact réel et de vraies pauses partagées. Nous avons aussi des moments d’échanges informels ou la règle de ne pas parler de travail. Cette communication doit être pensée comme une tâche à part entière, mais il faut veiller à ne pas perdre en spontanéité » conseille Amélie Fargue. Puis, au fur et à mesure des semaines, les collaborateurs se sont réappropriés le temps, jusqu’à organiser leurs propres rendez-vous virtuels informels, en petit comité, signe que la spontanéité a été préservée.
La culture d’entreprise, pivot essentiel du passage en télétravail
La culture d’entreprise est d’autant plus importante avec le confinement et le « 100% remote ». Sans culture d’entreprise solide, le changement ne peut être ni accepté, ni compris, ni accompagné, et les salariés auront du mal à se l’approprier au quotidien. La culture d’entreprise doit être forte et soutenue par des actions de ressources humaines dynamiques et une communication interne pensée en fonction de ces changements.
Les ressources humaines : suivre et anticiper l’impact auprès des collaborateurs
L’intégration de nouveaux collaborateurs a notamment été un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises pendant le confinement. Chez Slack, l’accueil des nouveaux collaborateurs est très important et adopte un temps dédié. Le temps d’immersion est capital pour se familiariser avec la culture d’entreprise et pendant une semaine, il est interdit de travailler, ce temps étant dédié à la découverte de l’entreprise. Désormais, ce parcours se fait en 100 % distanciel.
« Avec le Covid, certains collaborateurs qui nous ont rejoints n’ont jamais travaillé sur place, dans nos bureaux parisiens. Cependant, notre capacité à créer du lien et à travailler ensemble, à partager des informations mais aussi de l’informel, des émotions et des feedbacks, permet de développer du lien dans tous les cas » note Jean-Marc Gottero.
En parallèle, pour réussir à travailler efficacement en télétravail, les Ressources Humaines doivent aussi se soucier des conditions de travail et de l’équipement des salariés. Slack a ainsi alloué un budget à tous ses collaborateurs dès le printemps 2020, massivement utilisé pour s’équiper en écrans et en chaises de bureau.
La communication interne, relais essentiel des nouvelles habitudes
La communication interne est un maillon essentiel de ce passage en 100 % télétravail. C’est en partie d’elle que dépend la cohésion d’équipe et le maintien du lien avec les ressources humaines et la direction générale.
- Miser sur le multicanal et sur des temps distincts de communication
Pour faire passer des messages dans cette nouvelle configuration, il ne faut pas hésiter à multiplier les canaux de communication : à l’oral, au travers des canaux de Slack, via une newsletter, un mail officiel, ou encore une conférence visio, en direct.
L’organisation en télétravail oblige à être encore plus rigoureux sur les communications. Les outils doivent être au service d’une meilleure gestion des temps privés et personnels, en permettant de mettre à jour son statut et sa disponibilité. L’utilisation d’un outil collaboratif permet également de travailler en mode asynchrone sur divers projets et ainsi, de mieux organiser son temps.
« On a remarqué qu’avec ce nouveau mode de bureau à distance, certaines personnes très introverties mais qui ont beaucoup de richesse et de créativité à apporter, ont trouvé leur compte, souligne Amélie Fargue. Pour ce type de profil, le mode asynchrone permis par un outil collaboratif comme Slack est une vraie force !
Ainsi, l’organisation en télétravail est aussi pensée à l’aune des outils et de ce qu’ils peuvent apporter et contribue à l’intelligence collective, en ne laissant personne sur le côté et en faisant appel à tous les potentiels.
- Garder une vraie connexion relationnelle et une belle cohésion d’équipe
Avec les équipes, la direction générale de Slack a adopté un mode de communication plus direct et plus spontané, laissant la place à des échanges plus informels, en prêtant une réelle attention aux situations personnelles rencontrées durant le printemps. « Nous avons une culture qui est vraiment tournée vers l’empathie, et le collectif, confirme Jean-Marc Gottero. Certes, on est plus efficace à distance, mais on doit aller chercher du lien en en permanence, de l’émotion, de la qualité, de la transparence, pour préserver ce lien collectif ».
Aider les clients à mieux appréhender le changement
Au printemps 2020, de nombreuses entreprises ont dû adopter le mode collaboratif à distance parfois en urgence. Ainsi, le 25 mars, dès la deuxième semaine de confinement, Slack « a passé pour la première fois le cap symbolique des 12 millions d’utilisateurs connectés simultanément au niveau mondial ».
Pour être prêt, il faut être préparé : cela ne s’improvise pas. « Il reste encore beaucoup à faire. Toutes les entreprises ne sont pas encore pleinement passées au digital », remarque Stewart Butterfield, toujours dans l’interview du Figaro.
« Pendant la crise sanitaire au printemps, nous avons vu émerger trois typologies chez nos clients, détaille Wissam Toubia. Ceux qui étaient prêts depuis les grèves de fin d’année 2019, et qui, pour cette raison, avaient anticipé et investi en amont sur la transformation. Ceux qui n’étaient pas prêts, mais qui opèrent dans des logiques très flexibles ; ce sont souvent des petites structures, elles ont donc pu s’adapter rapidement. Et enfin, ceux se sont adaptés mais avec retard, notamment en raison de processus de décision bien trop longs »
« Slack est très adapté à ce mode de fonctionnement en 100% télétravail, complète Amélie Fargue. Les clients qui utilisaient Slack au quotidien ont mieux senti passer la crise, du point de vue de la méthodologie de travail. Ils ont pu assurer la continuité de leur travail, et n’ont pas vraiment senti de transition, contrairement à ceux qui ont dû installer en urgence un outil collaboratif ! »
Slack accompagne ainsi des clients aux problématiques et besoins variés, exacerbés pendante la crise. « Lors d’un processus de crise, si l’on se réfère à Havard Business Review, on observe trois phases, énumère Wissam Toubia. La phase d’urgence, lors de laquelle la mobilisation est forte et génère une certaine productivité. C’est ce qu’on a connu avec les meetings à répétition et les « apéros virtuels » en début de confinement. Ensuite il y a une phase de retombée, on constate que la situation risque de durer et il peut y avoir une régression de la motivation. On s’est tous lassé des rencontres virtuelles et de toute cette effervescence. Et enfin, il y a une phase de récupération, où l’on accélère sur la transformation. Slack a vraiment à cœur d’accompagner ses clients sur toutes ces phases pour les aider à réagir. »
L’adoption d’un d’un outil collaboratif peut alors être déterminant pour accélérer. « Quand on choisit d’utiliser Slack, on n’investit pas dans une plateforme de communication mais dans une plateforme de productivité » souligne encore Wissam Toubia.
Et au-delà des outils, l’enjeu est de faire évoluer professionnellement les modes de travail vers des modes plus digitalisés et plus collaboratifs, selon le niveau d’avancement des entreprises. « Le grand défi ce n’est pas l’outil, c’est faire évoluer les modes de travail vers des modes plus ouverts, plus modernes, plus agiles, plus transparents, plus collaboratifs. On tend à la fois vers un changement d’outil et de process, mais aussi de culture. » prévient Jean-Marc Gottero
La question du futur du travail est donc au centre de beaucoup de préoccupations des entreprises. Slack a une contribution innovante très forte sur ce sujet. Les entreprises doivent prêtes aujourd’hui à réfléchir à leur positionnement dans ce monde hybride, entre présentiel et distanciel, avec une forte utilisation du digital et de l’outil collaboratif. Et de plus en plus, c’est une vraie attente du côté des collaborateurs, en termes de marque employeur. « Cette période aura été finalement un déclencheur et un accélérateur ; il est aujourd’hui peu probable qu’on revienne en arrière » conclut Jean-Marc Gottero.
|
« On a hacké le confinement ! » 5 apps et fonctionnalités préférées de l’équipe Slack France 1/Les workflows de Slack : très efficaces en termes de gain de temps et de productivité, ils permettent notamment d’effectuer des sondages rapides auprès des équipes. 3/ Slack Connect : pour maîtriser ss communications et ses projets avec ses interlocuteurs externes. 4/ Asana intégré dans Slack, pour suivre les tâches liées à un projet en temps réel et pouvoir déléguer plus facilement. 5/ Zoom intégré dans Slack : La façon la plus rapide de lancer une réunion en visio, directement depuis Slack. |
Parfait !
Merci beaucoup pour votre feedback !
Bien compris !
Merci pour vos commentaires.
Oups ! Nous rencontrons quelques difficultés. Veuillez réessayer plus tard.