Les schémas hiérarchiques en détail : le guide des novices

Un organigramme présente les effectifs d’une entreprise, y compris la structure des équipes, les rapports hiérarchiques et les responsabilités des collaborateurs.

Lorsqu’un organigramme est bien conçu, il peut être bien plus qu’un simple graphique. Un schéma hiérarchique de qualité permet de rationaliser les processus opérationnels et d’aider les collaborateurs à exceller dans leurs fonctions. Il peut aussi constituer une ressource pour le développement, la collaboration et le renforcement de l’esprit d’équipe.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les organigrammes et apprendre à en créer un pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un organigramme hiérarchique ?

Vous entendrez sûrement parler d’organigramme fonctionnel, d’organigramme hiérarchique, de structure organisationnelle, d’arbre hiérarchique ou de schéma hiérarchique. Tous ces termes font référence à la même chose : une représentation visuelle de la structure interne d’une entreprise.

Un schéma hiérarchique représente les collaborateurs d’une entreprise, en les regroupant par équipes et en montrant comment ils sont reliés les uns aux autres.

Les organigrammes d’entreprise illustrent les liens hiérarchiques et les chaînes de commandement. Ils donnent un aperçu simple de la structure organisationnelle d’une entreprise, de sa hiérarchie et de la manière dont chaque collaborateur s’intègre au cœur de cet ensemble.

Que doit-on trouver dans un organigramme d’entreprise ?

Il doit présenter des informations sur les secteurs d’activité, les équipes, les liens hiérarchiques et les collaborateurs. Pour chaque collaborateur, un organigramme fonctionnel peut indiquer :

• Son nom
• Une photo
• Ses informations de contact
• L’intitulé de son poste
• Ses responsabilités

Le schéma peut utiliser des lignes, des flèches et d’autres symboles pour illustrer les liens professionnels et la hiérarchie qui existent entre les différents collaborateurs.

Quelle est l’importance de l’organigramme d’entreprise ?

Il permet aux nouvelles recrues de s’intégrer, aux collaborateurs de longue date de rester à la page et aux investisseurs de se sentir en confiance. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui emploient des salariés à distance, dans la mesure où il représente l’ensemble du personnel disséminé, y compris le rôle de chaque collaborateur à distance et la chaîne de commandement dans son ensemble.

Tout le personnel doit pouvoir se référer au schéma pour répondre à des questions telles que :

• Qui fait partie de l’équipe de direction ?
• Quelle est ma place dans la structure organisationnelle de mon entreprise ?
• Qui peut répondre à mes questions sur (insérer un thème précis) ?
• Qui sont les responsables hiérarchiques ?

Ceux-ci informent aussi les salariés de l’impact éventuel des réductions d’effectifs, des promotions et de tout autre changement dans l’entreprise. Lorsqu’il est bien construit, un organigramme peut même communiquer les valeurs et les philosophies d’une entreprise, telles que ses positions sur l’inclusion, la collaboration et la hiérarchie.

Les limites des schémas hiérarchiques d’entreprise

• Les schémas hiérarchiques risquent de devenir obsolètes au fur et à mesure que les entreprises se restructurent et que les collaborateurs changent de rôle.
• Les schémas ne peuvent faire apparaître que les relations hiérarchiques formelles, sans tenir compte des nuances des relations professionnelles informelles au sein de l’entreprise.
• La mise à jour d’un organigramme fonctionnel peut être laborieuse, complexe et chronophage, selon l’outil utilisé pour le créer.
• Les organigrammes d’entreprise manquent parfois de clarté quant aux styles de gestion, aux méthodes de communication et à la manière dont chaque responsable interagit avec son équipe.

Les types d’organigrammes hiérarchiques

Nous savons tous à quel point les graphiques peuvent être percutants. Une image vaut mille mots, n’est-ce pas ? (Enfin, la bonne image, bien sûr.)

Pour tirer le maximum d’un organigramme d’entreprise, vous devez d’abord décider de sa structure et de la manière dont il représentera visuellement votre entreprise.

Hiérarchique/descendant

Ce type de schéma commence par une unique personne au sommet, souvent le directeur de l’entreprise ou le PDG. Cela se poursuit sous la forme d’une pyramide qui représente la hiérarchie des effectifs. Plus une personne se rapproche du sommet de la pyramide, plus elle est haut placée dans la hiérarchie.

• Avantages : ce format permet de clarifier les rapports hiérarchiques et la communication. Les salariés peuvent facilement comprendre leurs rôles, leurs coéquipiers et les rapports hiérarchiques. Ce schéma offre également aux ressources une voie définie pour tracer leur développement de carrière.
• Inconvénients : cette structure offre une flexibilité assez limitée en termes de hiérarchie. Elle peut aussi créer des cloisonnements susceptibles de freiner la collaboration transversale et l’innovation.

Structure sectorielle

Cette présentation est similaire à l’organigramme hiérarchique, mais décompose la structure d’une grande entreprise par ligne de produits, localisation géographique ou différentes autres méthodes de regroupement. Les grandes entreprises dotées de services indépendants qui gèrent leurs propres ressources utilisent souvent des organigrammes sectoriels.

• Avantages : la structure sectorielle offre une plus grande flexibilité pour répondre aux changements constants du marché. Elle donne aussi plus d’autonomie à chaque service au sein d’une grande entreprise.
• Inconvénients : comme les organigrammes d’entreprise descendants, les organigrammes sectoriels peuvent favoriser le cloisonnement, entraver la collaboration transversale et faire obstacle à la détection des doublons ou de la surexploitation des ressources.

Matriciel

Un organigramme matriciel s’appuie sur une grille pour représenter les relations entre les équipes transversales, illustrant la manière dont les salariés travaillent avec d’autres personnes issues de différents services et la façon dont ils dépendent de plusieurs supérieurs hiérarchiques. Il donne aux responsables la possibilité de sélectionner les personnes de différents services qui travailleront sur un projet.

• Avantages : cette structure permet d’en finir avec les cloisonnements et de favoriser la collaboration entre les services.
• Inconvénients : la dépendance à plusieurs responsables ou services peut être source de confusion ou de conflit entre les collaborateurs.

Horizontal/plat

Un schéma hiérarchique horizontal ou plat ne met pas l’accent sur la hiérarchie de l’entreprise. Tous les membres exercent le même degré de responsabilité et les niveaux hiérarchiques de l’entreprise sont moins nombreux. Ce type d’organigramme est plus courant au sein des petites entreprises aux structures simples, où les collaborateurs ont souvent plus de responsabilités, jouent plusieurs rôles et sont plus impliqués dans la prise de décision.

• Avantages : cette approche encourage des relations étroites entre les responsables et les collaborateurs et confère à tous les membres de l’équipe le pouvoir de prendre des initiatives et des décisions.
• Inconvénients : dans le cadre de cette structure, les entreprises bénéficient d’un potentiel d’évolution limité. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, elles optent bien souvent pour des organigrammes d’entreprise hiérarchiques ou matriciels.

Comment créer un organigramme d’entreprise

Découvrons pas à pas le processus de création d’un organigramme pour votre entreprise.

Déterminer la structure organisationnelle de votre entreprise

Clarifiez la structure de votre entreprise avant de penser à élaborer un schéma. Réfléchissez aux relations entre les différents services de votre entreprise en détail.

Identifier les fonctions et les liens

Familiarisez-vous avec la chaîne de commandement de votre entreprise. Identifiez l’étendue du champ d’action de chaque salarié et définissez la spécialisation de chaque service de l’entreprise. Établissez ensuite les rapports hiérarchiques entre tous les collaborateurs. Vous pouvez recueillir ces informations en consultant les membres de l’équipe ou en vous adressant au service des ressources humaines.

Bien choisir le type d’organigramme d’entreprise

La structure de votre entreprise étant à présent bien définie, tant au niveau de la direction qu’au niveau des collaborateurs, il est temps de choisir un modèle d’organigramme.

Votre organigramme d’entreprise doit illustrer les rapports hiérarchiques de l’organisation, refléter les processus de prise de décision et être adapté à la taille de la structure ainsi qu’à son plan de croissance.

S’adapter à son public

Connaître le public auquel est destiné l’organigramme peut vous guider dans le choix des détails à inclure. Par exemple, un organigramme fonctionnel contenant des informations sur chaque personne de l’entreprise peut être limité à un usage interne, tandis qu’une version simplifiée et globale peut convenir à un usage externe.

Bonnes pratiques pour la conception d’organigrammes d’entreprise

Privilégiez un modèle d’organigramme simple, épuré et facile à comprendre. Utilisez des formes, des couleurs et des lignes pour distinguer les flux entre la hiérarchie, les relations et les processus.

Faites ressortir les rôles et fonctions essentiels pour aider les utilisateurs à identifier aisément le personnel indispensable et à comprendre l’organigramme de l’entreprise. Mettez régulièrement à jour l’organigramme en fonction de l’évolution de l’équipe et de la structure : un organigramme obsolète risque d’être la source de confusion et d’erreurs.

Les bons outils et logiciels pour la création d’organigrammes d’entreprise

Il existe un grand nombre d’outils et d’applications susceptibles de vous aider à élaborer et à actualiser un organigramme. Les outils utilisés doivent s’intégrer à la plateforme de productivité actuelle de votre entreprise afin de garantir que tous les collaborateurs accèdent à l’organigramme en ligne en vue d’une communication et d’une collaboration optimales.

• BambooHR est idéal pour les petites entreprises et les services de ressources humaines
• ClickUp intègre un outil d’organigramme dans sa plateforme de gestion
• Deel propose aux utilisateurs d’appliquer des filtres pour découvrir le fonctionnement des équipes et les personnes en mesure de répondre à leurs questions
• Lucidchart offre des fonctions intuitives et convient aux grandes entreprises
• L’Atlas Slack utilise des photos de profil, des informations sur le lieu de travail et des faits insolites pour faire le portrait complet de chaque membre d’un espace de travail Slack

Comment utiliser un organigramme d’entreprise

Un organigramme bien pensé favorise la collaboration et permet aux collaborateurs de trouver et de comprendre facilement le rôle de chacun. Vous pouvez utiliser un organigramme fonctionnel de qualité pour :

• Intégrer de nouveaux collaborateurs : présentez aux nouvelles recrues les responsabilités des collaborateurs et leurs liens hiérarchiques
• Gérer la croissance et le changement : illustrez la façon dont les équipes se développent et interagissent afin de guider les décisions d’embauche
• Améliorer la transparence : comprenez comment les collaborateurs s’intègrent et interagissent dans la structure organisationnelle de l’entreprise
• Renforcer la communication : encouragez les membres de l’équipe à poser des questions et à prendre des initiatives en leur fournissant une compréhension approfondie des différents rôles et des relations hiérarchiques
• Faciliter l’affectation des ressources : répartissez les ressources en fonction de la structure et des capacités de l’équipe
• Simplifier les processus : identifiez les doublons et les lacunes de la structure organisationnelle

Optimisation de la puissance des organigrammes d’entreprise avec Slack

Les organigrammes ne servent pas seulement à schématiser les ressources d’une entreprise : ils peuvent fournir un contexte utile pour aider les salariés à collaborer et à communiquer efficacement.

Fournir des informations avec l’Atlas Slack 

L’Atlas Slack utilise des photos de profil, des informations sur le lieu de travail et des faits insolites pour dresser un portrait complet de chaque membre d’un espace de travail Slack. Les collaborateurs peuvent utiliser l’Atlas pour se familiariser avec un collègue avant de lui envoyer un message direct sur Slack. Donner des informations aux collaborateurs les uns sur les autres permet de consolider les relations professionnelles dans les lieux de travail à distance, ce qui renforce à la fois le sentiment de bien-être et la productivité.

Intégration d’organigrammes d’entreprise dans Slack

L’Atlas apporte des informations de profil accessibles à des fins de recherche et un organigramme dynamique pour encourager les contacts et promouvoir une collaboration transparente dans Slack. Les collaborateurs peuvent découvrir leurs collègues et la structure organisationnelle de leur entreprise au sein même de Slack, là où ils travaillent déjà.

Suivi des changements et des mises à jour de l’organigramme d’entreprise depuis Slack

L’Atlas se synchronise avec les outils de gestion des ressources humaines pour alimenter les informations sur les collaborateurs via l’API SCIM de Slack, ce qui garantit que chaque profil demeure exact et à jour. Les administrateurs de l’espace de travail peuvent faire en sorte que certains champs du profil soient modifiables pour que les collaborateurs puissent y apporter leur touche personnelle.

Sécurité pour l’organigramme en ligne de Slack

Il est indispensable d’assurer la sécurité des données lorsque vous traitez des informations sur vos collaborateurs. L’Atlas utilise les mêmes fonctionnalités de sécurité de niveau professionnel et de gestion des identités que la plateforme Slack, en mettant l’accent sur la gouvernance de la sécurité et la gestion des risques.

La puissance d’un organigramme en ligne à portée de main

L’Atlas Slack est disponible pour tous les marchés et dans toutes les langues prises en charge par Slack. Vous pouvez accéder à l’ Atlas Slack avec le forfait Enterprise Grid sans aucuns frais supplémentaires. Il est aussi disponible sous la forme d’une extension payante pour le forfait Business+. En savoir plus et commencez à utiliser l’Atlas dès aujourd’hui.