Gestion documentaire : choisir le meilleur système pour votre entreprise

Pour la productivité de l’entreprise, il est également essentiel de pouvoir partager les connaissances et les documents importants de façon efficace. En fait, selon la Technology Services Industry Association (Association du secteur des services technologiques), plus de 70 % des entreprises estiment qu’un partage efficace des connaissances peut accroître leur productivité d’au moins 20 %. Pourtant, seulement 15 % des entreprises interrogées déclarent avoir mis en place une procédure officielle de gestion des connaissances.

4 systèmes de gestion documentaire performants pour votre entreprise

Il n’existe pas de système de gestion documentaire parfait. Tout dépend de la taille de votre entreprise et de ses besoins. Il se peut également que vous deviez en utiliser plusieurs pour gérer efficacement vos connaissances. Cela dit, voici nos préférés.

1. Google Drive

Avantage majeur : Bon marché
Inconvénient majeur : Difficile de s’y retrouver sans un bon système organisationnel en place

Si vous êtes une petite start-up avec seulement quelques salariés, vous n’avez pas besoin d’investir des sommes considérables dans un système de gestion des documents. Un outil bon marché comme Google Drive fera l’affaire. Les 30 premiers gigaoctets d’espace de stockage sont gratuits. Ensuite, comptez 1,99 $ par mois pour 100 Go et 9,99 $ pour 1 To.

Google Drive vous permet de créer des documents, des feuilles de calcul, des présentations et bien plus. Vous pouvez aussi importer des fichiers depuis votre disque dur.

La clé est de définir une stratégie pour organiser les documents, afin qu’ils ne finissent pas par former un amalgame de fichiers dans lequel il est difficile de s’y retrouver. Créez des dossiers et des sous-dossiers pour organiser votre base de connaissances, et nommez les documents de manière à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés.

2. Confluence

Avantage majeur : Navigation et personnalisation aisées
Inconvénient majeur : Onéreux pour les grandes et moyennes entreprises

Si votre entreprise s’est développée au point qu’effectuer des recherches dans Google Drive revient à chercher une aiguille dans une botte de foin, il est temps d’envisager de passer à Confluence, d’Atlassian.

Ce logiciel est un espace de travail ouvert partagé, qui vous permet de créer et de gérer des documents, des projets et des campagnes, entre autres, et de collaborer dessus. Il peut même servir de wiki interne pour votre entreprise, grâce à sa hiérarchie conviviale.

Cet outil propose des modèles, des historiques de page et des commentaires au niveau des lignes et des pages, ainsi que des notifications en temps réel lorsqu’une page dont vous êtes propriétaire ou que vous suivez est mise à jour. Il s’intègre également à plusieurs outils comme Google Drive, Trello, Jira et bien plus.

Le principal inconvénient est son coût. Le modèle de tarification de Confluence est basé sur le nombre d’utilisateurs et non sur l’espace de stockage. Par exemple, pour 100 $ par an, jusqu’à 10 personnes peuvent utiliser le logiciel. Mais avec un seul utilisateur de plus, le coût annuel passe à 750 $. Plus le nombre de collaborateurs qui utilisent cet outil est important, plus il vous coûte cher.

3. HelloSign

Avantage majeur : Simplifie un processus commercial important
Inconvénient majeur : Finalité limitée

Qu’il s’agisse d’accords commerciaux ou de lettres d’offres, garder une trace écrite peut s’avérer frustrant et inefficace.

HelloSign est une solution de signature numérique dans le cloud. Grâce à celle-ci, vous pouvez conclure des contrats, intégrer de nouveaux collaborateurs et mettre en place de nouveaux accords plus rapidement. Vous pouvez effectuer le suivi des personnes qui ont et n’ont pas signé un document donné, et conserver l’historique des documents complétés pour vos archives.

De plus, HelloSign s’intègre à plusieurs autres outils de gestion de documents, comme Dropbox, Google, Oracle et Evernote. Les prix s’étendent de 0 à 40 $ par mois pour la plupart des entreprises payant annuellement. En ce qui concerne la plateforme d’entreprise, les prix varient de 99 $ à 449 $, voire plus.

Au besoin, HelloSign propose une API qui permet aux utilisateurs de se connecter directement sur votre site Web pour aller plus vite.

4. Quip

Avantage majeur : Centré sur les appareils mobiles, il offre aux utilisateurs une interaction plus flexible
Inconvénient majeur : Il n’autorise pas la délégation de tâches ni les flux de travail de projet

La collaboration est essentielle à la productivité d’une entreprise, mais si plusieurs personnes travaillent simultanément sur un même document, cela peut vite s’avérer compliqué. Quip met à votre disposition des documents interactifs, que vous créiez un plan de projet, une feuille de route produit ou un budget. Ainsi, vous pouvez collaborer de façon fluide, sans que les e-mails ne s’accumulent dans votre boîte de réception.

Vous pouvez créer et modifier des documents, des feuilles de calcul et des présentations, et les membres de l’équipe peuvent chatter et commenter en temps réel. Ce logiciel est adapté aux appareils mobiles, ce qui permet de poursuivre une conversation même si vous n’êtes pas devant votre ordinateur.

Quip s’intègre à plusieurs autres systèmes de gestion de documents, y compris Jira, Box et Dropbox. Le prix démarre à 30 $ par mois pour cinq utilisateurs. Comptez 10 $ par mois pour chaque utilisateur supplémentaire si vous payez annuellement.

Alors, quel système de gestion de documents est adapté à votre entreprise ? Réfléchissez aux difficultés que vous rencontrez avec votre système actuel, puis choisissez l’outil adapté à votre budget qui vous permet de les résoudre efficacement.