4 effiziente Dokumentenmanagementsysteme: Digitales Verwalten war nie leichter

Der effektive Austausch von Wissen und wichtigen Dokumenten bei der Arbeit ist für ein produktives Unternehmen zudem entscheidend. Laut der Technology Services Industry Association gehen mehr als 70 % der Unternehmen davon aus, dass sie ihre Produktivität durch effektiven Wissensaustausch um mindestens 20 % steigern können. Trotzdem geben nur 15 % der befragten Unternehmen an, dass sie über einen formellen Wissensmanagementprozess verfügen.

4 effektive Dokumentenmanagementsysteme für dein Unternehmen

Es gibt kein optimales Dokumentenmanagementsystem auf dem Markt – alles hängt von der Größe und den Anforderungen deines Unternehmens ab. Möglicherweise benötigst du für ein effektives Wissensmanagement auch mehr als ein System. Deshalb haben wir hier unsere besten Vorschläge für dich zusammengestellt.

1. Google Drive

Wichtigster Vorteil: Günstig
Wichtigster Nachteil: Ohne ein gutes Organisationssystem schwer zu handhaben

Wenn du ein kleines Start-up mit einer Handvoll Mitarbeitender bist, musst du nicht viel Geld für ein Dokumentenmanagementsystem ausgeben. Ein kostengünstiges Tool wie Google Drive reicht dafür aus. Die ersten 30 GB Speicherplatz sind kostenlos, dann fallen für 100 GB 1,99 USD pro Monat und für 1 TB 9,99 USD an.

Mit Google Drive kannst du direkt in der Anwendung Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und vieles mehr erstellen. Du kannst auch Kopien von deiner Festplatte hochladen.

Das Wichtigste ist, dass du eine Strategie für die Organisation deiner Dokumente hast, damit sie nicht in einem unübersichtlichen Sammelsurium von Dateien enden, in dem man sich nur schwer zurechtfindet. Erstelle Ordner und Unterordner, um deine Wissensdatenbank zu systematisieren und die Titel der Dokumente leicht durchsuchbar zu machen.

2. Confluence

Wichtigster Vorteil: Einfach zu handhaben und anzupassen
Wichtigster Nachteil: Für mittelgroße und große Unternehmen teuer

Wenn dein Unternehmen so groß geworden ist, dass sich die Suche in Google Drive wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen anfühlt, solltest du ein Upgrade auf Confluence von Atlassian in Betracht ziehen.

Die Software ist ein offener und gemeinsam genutzter Arbeitsbereich, mit dem du Dokumente, Projekte, Kampagnen und vieles mehr erstellen, verwalten und gemeinsam bearbeiten kannst. Sie kann sogar mit einer leicht zu durchschauenden Hierarchie als internes Wiki für das Unternehmen dienen.

Das Tool umfasst Vorlagen, Seitenverläufe, Inline- und Seitenkommentare sowie Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn eine Seite, für die du verantwortlich bist oder der du folgst, aktualisiert wird. Außerdem lässt es sich mit zahlreichen anderen Tools integrieren, z. B. Google Drive, Trello, Jira und mehr.

Der größte Nachteil ist, dass die Software teuer sein kann. Das Preismodell von Confluence basiert nicht auf der Anzahl der Benutzer:innen, sondern auf der Menge der gespeicherten Daten. Zum Beispiel können bis zu zehn Personen die Software für 100 USD pro Jahr verwenden, aber mit einer/einem weiteren Benutzer:in steigen die jährlichen Kosten auf 750 USD. Je mehr Mitarbeitende das Tool verwenden, desto teurer wird es.

3. HelloSign

Wichtigster Vorteil: Optimiert einen wichtigen Geschäftsprozess
Wichtigster Nachteil: Die Einsatzmöglichkeiten sind begrenzt

Egal, ob es sich um einen Vertrag oder ein Angebotsschreiben handelt – es kann frustrierend und ineffizient sein, den Überblick über den Papierkram zu behalten.

HelloSign ist eine Cloud-basierte Lösung für digitale Unterschriften, mit der du Verträge schneller abschließen, das Onboarding für neue Mitarbeitende durchführen und neue Vereinbarungen schneller umsetzen kannst. Du kannst nachverfolgen, wer ein Dokument unterschrieben hat und wer nicht, und eine Historie der ausgefüllten Dokumente für deine Unterlagen anlegen.

Außerdem lässt sich HelloSign mit verschiedenen anderen Tools für das Dokumentenmanagement integrieren, z. B. Dropbox, Google, Oracle und Evernote. Die Preise reichen von einer kostenlosen Version bis zu einer Version für 40 USD pro Monat für die meisten Unternehmen bei jährlicher Zahlung. Die Preise für die Enterprise-Plattform reichen von 99 USD bis 449 USD aufwärts.

Bei Bedarf bietet HelloSign auch eine API, mit der die Benutzer:innen direkt auf deiner Website unterschreiben können, um den Prozess zu beschleunigen.

4. Quip

Wichtigster Vorteil: Der auf die mobile Anwendung ausgerichtete Fokus gibt Benutzer:innen mehr Flexibilität bei der Interaktion
Wichtigster Nachteil: Erlaubt keine Aufgabendelegation oder Projekt-Workflows

Gute Zusammenarbeit ist für eine produktive Arbeitsumgebung unverzichtbar, aber wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, kann es schnell unübersichtlich werden. Egal, ob du einen Projektplan, eine Produkt-Roadmap oder ein Budget erstellst – Quip bietet dynamische Dokumente, die eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen, ohne dass sich die E-Mails in deinem Posteingang stapeln.

Du kannst Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen und bearbeiten, und die Mitglieder des Projekt-Teams können in Echtzeit miteinander chatten und Anmerkungen hinterlassen. Die Software unterstützt mobile Geräte, sodass du die Unterhaltung auch dann fortsetzen kannst, wenn du nicht an deinem Computer sitzt.

Quip lässt sich in verschiedene andere Dokumentenmanagementsysteme integrieren, z. B. Jira, Box, Dropbox und mehr. Die Preise beginnen bei 30 USD pro Monat für ein fünfköpfiges Projekt-Team und 10 USD pro Monat für jede weitere Person, wenn du jährlich zahlst.

Welches Dokumentenmanagementsystem passt jetzt also zu deinem Unternehmen? Überlege dir, wo dein aktuelles System Schwierigkeiten bereitet. Wähle dann ein Tool aus, das diese Probleme effektiv angeht und nahtlos in dein Budget passt.