ドキュメント管理ツール 4 選

職場において、ナレッジや重要ドキュメントの効果的な共有は、ビジネスをより生産的に進めるために欠かせません。実際、Technology Services Industry Association によると、70% 以上の企業がナレッジの効果的な共有によって生産性を 20% 以上高められると予想しています。一方、調査で正式なナレッジ管理プロセスを導入していると答えた企業はわずか 15% でした。

ビジネスにとって効果的なドキュメント管理ツール 4 選

現在利用できるドキュメント管理ツールのなかで、これが唯一ベストだと言えるものはありません。何が最適かはビジネスの規模やニーズによって異なるからです。また、効果的なナレッジマネジメントを実現するためには、複数のツールを使う必要があるかもしれません。そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツールを 4 つを紹介します。

1. Google ドライブ

主なメリット : 低コスト
主なデメリット : きちんと整理されていなければ、必要な情報がなかなかたどり着けない

従業員が数名の小規模なスタートアップなら、ドキュメント管理ツールにコストをかける必要はありません。その場合は Google ドライブのような低コストのツールが適しています。ストレージは 30GB まで無料で、それ以上は 100GB で月額 1.99 ドル、1TB で月額 9.99 ドルです。

Google ドライブを使うと、アプリ内でドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどを作成できます。ハードドライブ上のファイルをアップロードすることも可能です。

うまく使う鍵は、ドキュメント整理の戦略を作ること。そうしないと、あらゆるファイルがごちゃまぜになり、必要な情報になかなかたどり着けません。フォルダとサブフォルダを作ってナレッジベースを体系化し、ドキュメントには検索しやすいタイトルをつけましょう。

2. Confluence

主なメリット : 必要な情報を見つけやすく、カスタマイズが簡単
主なデメリット : 中規模から大規模の企業向けで、コストが高い

ビジネス規模が拡大し、Google ドライブでの検索が大変だと感じるようになったら、アトラシアンの Confluence を検討してみましょう。

Confluence は、ドキュメント、プロジェクト、キャンペーンなどの作成や管理、連携ができるオープンな共有ワークスペースです。階層型で必要な情報を見つけやすく、社内 Wiki としても機能します。

このツールでは、テンプレート、ページ履歴、インラインコメント、ページコメントが利用できるほか、自分が所有するページやフォローしているページが更新されると通知をリアルタイムで受け取ることも可能です。また、Google ドライブ、Trello、Jira など、ほかの複数のツールとも連携できます。

主なデメリットはコストです。Confluence の料金モデルでは、データストレージではなく、ユーザーの数に応じて課金されます。例えば、ユーザー数が 10 人までであれば、年間 100 ドルで使用できますが、1 人でもユーザーが増えると、年間コストは 750 ドルに跳ね上がります。ツールを使う従業員の数が増えるほど、コストが高くなるというわけです。

3. HelloSign

主なメリット : 重要なビジネスプロセスを効率化
主なデメリット : 用途が限られる

契約書であれ内定通知書であれ、経緯のわかる記録を管理するのは、ストレスかつ非効率的です。

HelloSign はデジタル署名用のクラウドベースのソリューションで、活用すれば商談の成立、新入社員研修、新しい契約の締結を素早く行えます。ここでは文書への署名の有無を把握できるだけでなく、完了した書類の履歴を記録として保管することも可能です。

さらに、HelloSign は Dropbox、Google、Oracle、Evernote など、ほかのドキュメント管理ツールとも連携できます。多くの場合、料金は無料から毎月 40 ドル（年払いの場合）です。エンタープライズプラットフォームの場合、料金は 99 ドルから 449 ドル以上になります。

またプロセスをスピードアップできるよう、必要に応じてユーザーがウェブサイト上で直接署名できる API も提供してます。

4. Quip

主なメリット : モバイルファーストな仕様で、ユーザーが柔軟にやり取りできる
主なデメリット : タスクの委任やプロジェクトワークフローには使えない

生産的な職場にとってコラボレーションは重要ですが、複数のユーザーがドキュメントを同時に操作すると、たちまち収拾がつかなくなります。プロジェクト計画であれ、製品ロードマップであれ、予算であれ、Quip を使うとドキュメントがリアルタイムで更新されるため、コラボレーションがスムーズに進みます。そうすれば、受信トレイにメールが溜まってしまうこともありません。

ここではドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成・編集できるほか、チームメンバーはリアルタイムでチャットしたりコメントを入力したりすることも可能です。またモバイルフレンドリーなので、コンピューターから離れていても会話を簡単に把握できます。

Quip は、Jira、Box、Dropbox など、ほかの複数のドキュメント管理ツールと連携できます。料金は、年払いの場合 5 人チームで毎月 30 ドル、ユーザーが 1 人増えるごとに毎月 10 ドルかかります。

自社にぴったりのドキュメント管理ツールはどれでしょうか？今使っているツールの問題点を考えてみてください。それから、その問題に効果的に対応でき、予算内にすんなり収まるツールを選ぶとよいでしょう。