Transformation hat bei Viessmann Tradition. In vier Generationen hat sich das familiengeführte Unternehmen vom Heizungshersteller zum Lösungsanbieter gewandelt. Heute gestaltet Viessmann mit 14.500 Mitarbeiter:innen unter der Leitung von Maximilian Viessmann „Lebensräume für zukünftige Generationen“, so das vom CEO formulierte Unternehmensleitbild. Dafür entwickelt Viessmann nahtlose Klima- und Energielösungen, die die Umgebung mit der optimalen Raumtemperatur, Warmwasser, Strom und guter Luftqualität gleichermaßen versorgen.
Zentral bei Viessmann ist die Digitalisierung, die das Unternehmen seit 2015 vorantreibt und damit ein integriertes Lösungsangebot geschaffen hat. Dafür verbindet das Unternehmen seine Produkte und Systeme über Plattformen und digitale Services miteinander und bietet eine Vielzahl zusätzlicher Dienstleistungen. Im Zentrum der Innovation steht das Nutzererlebnis für Endkund:innen und Fachpartner, das in einem ganzheitlichen digitalen Ökosystem, das die Hardware mit Apps, Servicetools und Smart-Home-Systemen vernetzt, zum Leben erweckt wird.
Für die IoT-basierte Systemwelt mit allen zugehörigen Diensten, Anwendungen, Schnittstellen und mehr zeichnet bei Viessmann der Bereich Digital Services verantwortlich. Für die Gestaltung des digitalen Ökosystems kooperiert diese Abteilung eng mit den Entwickler:innen aus dem Embedded-Systems- sowie Cloud-Bereich. „In früheren Zeiten waren die Abteilungen für die Gerätesteuerungen und weitere Systeme stark in ihren jeweiligen Silos organisiert, da es keine große Notwendigkeit zur Kollaboration gab – die Heizung wurde installiert, eingestellt und wärmte“, beschreibt Tobias Demuth, IoT-Projektmanager bei Viessmann Digital Services, den Wandel. „Das hat sich im Zeitalter des digitalen Ökosystems fundamental geändert, da Hardware, Apps und Cloud-Services in alle Richtungen gemeinsam funktionieren müssen.“
Asynchrone Abstimmung mit maximaler Transparenz
Die zentrale Kollaborationsplattform für inzwischen fast 1.200 Entwickler:innen sowie weitere Stakeholder aus Vertrieb, After Sales und anderen weltweit bildet Slack. Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch der Bedarf, sich über Standorte hinweg schnell abzustimmen, alle Konversationen zu bewahren und leicht durchsuchbar zu machen. Schnell fiel die Wahl auf Slack, da viele Kolleg:innen bereits damit vertraut waren. Als textbasiertes Chatsystem erlaubt Slack einerseits, ein dynamisches Gespräch zu führen, andererseits sind alle Absprachen dokumentiert und wiederauffindbar. Themenbasierte Channels erlauben es, dass alle nur in die Diskussionen eingebunden sind, die jeweils für sie interessant sind. Laut Demuth ein entscheidender Vorteil: „Slack ist aus meiner Sicht einzigartig darin, dass es den Mix aus asynchroner Kommunikation in öffentlichen Channels und darauf aufbauenden, dann wieder synchron und dynamisch verlaufenden Chats in Threads und Direktnachrichten perfekt hinbekommt“, erklärt er. Auch aus Entwicklerperspektive hat ihn Slack überzeugt: „Als ich meine erste Integration selber geschrieben habe, war das der Zeitpunkt, zu dem auch ich gesagt habe, Slack ist das Tool, mit dem ich gerne arbeite“, berichtet Demuth von seinen Erfahrungen. „Die API ist sehr gut dokumentiert und nachvollziehbar und gibt mir die nötigen Freiheiten, in alle Richtungen zu integrieren. Aus meiner Entwicklersicht eine ganz hervorragende Erfahrung.“
Die Nutzung von Slack umfasst die fachliche Kommunikation und den Austausch in der täglichen Entwicklungsarbeit in Bereichen wie Release und Incident Management, First Level Support und Wartungen sowie alle Abstimmungsprozesse, die asynchron ablaufen können. „Wir halten zwar unsere Dailies und zweiwöchentliche Planning- und Review-Sessions“, erklärt Demuth. „Mein Ziel als Teamleiter aber ist es, dass die Kolleg:innen darüber hinaus an keinen Meetings teilnehmen müssen und sich auf ihre wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren können. Die Maxime lautet: Was asynchron geteilt werden kann, wird auch asynchron geteilt – so kann jede:r Mitarbeiter:in individuell und je nach Zuständigkeit und Priorität dann reagieren, wann es am besten in den individuellen Arbeitsablauf passt. Keine unnötigen Unterbrechungen zur Unzeit mehr, das ist etwas, das die Zufriedenheit der Kolleg:innen spürbar erhöht hat. Diese Vorteile unterscheiden Slack deutlich von allen anderen Kommunikationstools im Markt.“
Wie Automatisierung das Release Management optimiert
Für den ganz großen Produktivitätsschub sorgen über 100 Plug-ins (wie Trello, Miro und GitHub) sowie Automatisierungen in Slack, die vor allem die Releasezyklen drastisch verkürzen. Eine der digitalen Lösungen, die Viessmann Digital Services entwickelt, ist beispielsweise die ViCare App, die als zentrale Schnittstelle die Heizanlage, Endkund:innen und die Fachpartner von Viessmann vernetzt. So können Bewohner:innen Einstellungen via Smartphone vornehmen und bei Störungen aus der App heraus den Fachbetrieb kontaktieren. Über die Cloud kann dieser sämtliche Daten der Heizung abrufen und Ferndiagnosen durchführen.
Das digitale Ökosystem bei Viessmann wird abteilungsübergreifend, über mehrere Standorte und zum Teil verschiedene Zeitzonen hinweg betreut, mit jeweils eigenen Releasezyklen für die jeweiligen Bereiche – dabei müssen aber jeweils alle Mitarbeiter:innen die gesamte Umgebung im Blick haben. Um die gegenseitige Transparenz sicherzustellen, ohne zu viel Zeit zu verlieren und Releases dadurch zu verzögern, hat Tobias Demuth Jira Service Desk in Slack integriert und eine Automatisierung dafür geschrieben. Sobald ein Release geplant ist, wird ein Ticket mit den Release Notes in Jira erstellt, das in einem Slack Channel automatisch alle Stakeholder erreicht. „So hat jede:r jederzeit die Information, an welchen Stellen sich wann etwas ändert“, erklärt Demuth. „In 95 Prozent der Fälle entsteht kein Handlungsbedarf. Bei den übrigen fünf Prozent, bei denen es tatsächlich zu einem Problem kommen könnte, können wir sofort handeln, ohne uns zu einem Meeting zu verabreden und dadurch Zeit zu verlieren.“ Um die Nachvollziehbarkeit der Releases zu gewährleisten, ist in diesem Automatisierungsprozess zudem Google Calendar integriert.
Im Gegensatz zum traditionellen Entwicklungsprozess ohne asynchrone Abstimmungsmöglichkeiten kann Viessmann Digital Services rund drei bis vier Releases pro Tag veröffentlichen, da die Arbeitspakete kleinteiliger gegliedert sind und schneller in die Testphase gelangen. Zum Vergleich: Updates an der Plattform benötigten in den alten Arbeitsstrukturen bis zu einem Monat. Mit dem neuen Ansatz ist es Viessmann Digital Services gelungen, seine Innovationsgeschwindigkeit, die in der aktuellen Zeit zentral ist, deutlich zu erhöhen.
Integrationen fördern Produktivität zusätzlich
Integrationen in Slack spielen für das Team eine wichtige Rolle. Dazu zählen zum Beispiel verschiedene Programmbefehle, über die sich Logfiles und Statusinformationen eines extern entwickelten Services abrufen lassen. Etwa ein Bot, der die Kommunikation in bestimmten Channels nach Schlüsselwörtern filtert und thematisch besser passende Kanäle vorschlägt. Außerdem gibt es ein Tool, mit dem auch weniger technikaffine Teammitglieder bei Verbindungsproblemen einer Heizung grundlegende Diagnosen selbst durchführen können. Dafür geben die Nutzer:innen in Slack an, welches Gerät es zu betrachten gilt. Im Hintergrund wird dann die API kontaktiert, die bisher empfangenen Daten heruntergeladen und auf wohlbekannte Probleme hin analysiert. Anschließend wird dann in Slack eine Antwort gepostet, die einen kurzen Bericht zum vorliegenden Thema und gegebenenfalls alle notwendigen Informationen zur Erstellung eines Tickets enthält.
Neue Einblicke fördern Innovationsfähigkeit
Die Nutzung von Slack erhöht insgesamt die Produktivität der Entwickler:innen – unter anderem auch, weil Slack dafür sorgt, dass alle Informationen jederzeit alle Kolleg:innen erreichen und es den Bedarf an Präsenz-Meetings auf das absolute Minimum reduziert. Ein weiterer enormer Vorteil für die Innovationsfähigkeit erschließt sich bei genauerem Hinsehen. Denn Slack fördert auch den Austausch von Ideen. „Es gibt nicht wenige Menschen, die sich nicht wohlfühlen, Ideen in einer größeren Runde vorzutragen. Slack gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Ansätze zu überdenken, zu strukturieren und im richtigen Channel zur Diskussion zu stellen. Das fördert spürbar die Bereitschaft und verleiht dem fachlichen Austausch mehr Tiefe“, erklärt Demuth. Dabei versinkt die Unterhaltung nicht im E-Mail-Postfach, sondern findet innerhalb einer in sich geschlossenen, nachvollziehbaren Struktur statt. Umgekehrt haben sich fachliche Feedbackschleifen deutlich beschleunigt, da sich kurze Fragen über den jeweiligen Channel sehr schnell klären lassen.
Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Mit der digitalen Transformation spielt auch eine ausgeprägte Feedback- und Fehlerkultur unternehmensweit eine immer größere Rolle. Dies wird durch diese Art der Kommunikation weiter verstärkt, führt zu noch mehr konstruktivem Austausch und sorgt für ein angenehmes Arbeitsklima. „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich unsere Expert:innen durch die asynchrone Kommunikation sehr detailliert und mit sehr präzisen Gedanken zu Themen äußern und wir dadurch Einsichten gewinnen, die wir vorher wahrscheinlich nicht gewonnen hätten“, erklärt Demuth. Der Zugang zu den Channels gibt außerdem eine vollständige Übersicht, fördert das gegenseitige Verständnis für die Arbeit der angrenzenden Abteilungen und führt durch mehr Austausch und Sichtbarkeit zu einem besseren Teamgeist.
Ausblick
Dank des direkteren Austausches und der höheren Transparenz, die durch Slack möglich wurde, sind bei Viessmann einst isolierte Teams besser zusammengewachsen.
Für die Zukunft kann sich Demuth vorstellen, auch in der Zusammenarbeit der R&D-Abteilungen und der Digital Services in ihrer mehrschichtigen Matrix-Organisation Abläufe mit Slack runder zu gestalten. In der Matrix-Struktur gibt es Component Owner, die technische Komponenten wie Apps oder Schnittstellen verantworten. Sie arbeiten mit den Product Ownern und den Feature Ownern, die für Querschnittsfunktionen zuständig sind, zusammen.
Aktuell ist dies ein Prozess, in dem die verschiedenen Anforderungen über Meetings und längere Kommunikationsketten geklärt werden. Hier sieht er echte Potenziale, mittels Slack-Channels die Zusammenarbeit zu beschleunigen und über einen eigenen Workflow in Slack sicherzustellen, dass Jira-Tickets schnell und vollständig erstellt werden können. Denn auch hier lassen sich Arbeitsschritte automatisieren und reibungsloser gestalten.
