Créer des directives pour les noms des canaux

Dans Slack, les canaux permettent aux équipes de collaborer, de communiquer entre elles, d’échanger au sujet de leur travail et de partager des messages, des outils et des fichiers. Lorsque la plupart des conversations ont lieu dans des canaux publics, les membres de votre espace de travail peuvent trouver les informations et le contexte dont ils ont besoin pour fournir un travail de qualité.

Créez des canaux Slack reprenant la structure de votre entreprise et nommez-les de façon claire et cohérente afin que votre espace de travail soit bien ordonné et facile à parcourir. Ainsi, les utilisateurs poseront leurs questions au bon endroit, trouveront rapidement les informations qu’ils recherchent et travailleront efficacement.

Les bonnes pratiques pour créer des canaux

  • Créez d’abord des canaux généralistes, puis plus spécialisés au fil du temps
  • Créer des préfixes standard pour vos canaux afin que chacun puisse s’y retrouver facilement.
  • Encouragez l’utilisation des canaux publics 

 

Définir une structure pour vos canaux

Commencer par les canaux généraux

Organisez votre espace de travail à l’aide de catégories déjà connues de votre équipe afin d’orienter facilement les utilisateurs lors de leurs premiers pas sur Slack. Ajoutez de nouveaux canaux dont le nom évoque des thèmes majeurs qui sont familiers à la plupart des membres :

  • Départements (exemple : #design, #marketing, #finance)
  • Siège et filiales (exemple : #san-francisco, #paris, #tokyo)
  • Annonces concernant toute l’entreprise (exemple : #annonces-mondiales, #annonces-ingénieurs)

Construire et se développer

À mesure que votre espace de travail s’agrandit et que de nouveaux utilisateurs le rejoignent, vous devrez créer des canaux plus spécialisés. Ne vous précipitez pas : commencez à petite échelle et ajoutez de nouveaux canaux lorsque la conversation prend naturellement un nouveau tour.

Par exemple, si votre canal #vente devient le lieu de conversations distinctes, ajoutez de nouveaux canaux pour répondre à ces besoins. Par exemple, un espace #vente-formation pour les nouvelles recrues, ou #vente-leads pour suivre les nouveaux contacts. Tout est possible !

Conseil : Ajoutez un thème et un objectif à vos canaux pour indiquer aux utilisateurs l’utilisation prévue. 


Créer des préfixes de canaux

Nous vous conseillons d’utiliser un ensemble de préfixes standard afin que la nomenclature de vos canaux reste claire et cohérente. Voici quelques-uns de nos préfixes préférés :

 

aide- Pour poser des questions ou trouver des informations auprès d’autres équipes et services.
Exemples : #aide-avantages, #aide-finance, #aide-informatique
équipe- Pour coordonner le travail et les activités des équipes.
Exemples : #équipe-design, #équipe-assistance, #équipe-vente
projet- Pour les équipes pluridisciplinaires dont les membres travaillent en collaboration. 
Exemples : #projet-nouveau-design, #
proj-démébagement-bureau, #projet-rapport-dépenses 
triage- Pour classer les questions et les tâches de façon efficace.
Exemples : #triage-vente, #triage-centre-aide, #triage-site-web
événement- Pour planifier des événements de toutes tailles.
Exemples : #événement-conseil-admin, #événement-repas-entreprise #événement-rh-extérieur

 

Remarque : les préfixes vous permettent d’organiser votre liste de canaux si votre barre latérale est affichée dans l’ordre alphabétique.

 

Créer et partager vos directives

Une fois que vous avez défini le processus à suivre pour créer vos canaux, n’oubliez pas de le partager ! Rappelez-vous que pour travailler efficacement, les membres de votre espace de travail ont besoin d’un environnement structuré de façon cohérente.

Créez un mémo Slack et partagez vos directives dans une canal public réservé aux annonces que tous les membres peuvent consulter. Nous vous conseillons également de :

  • Épingler le mémo dans des canaux pertinents de sorte que vos membres puissent s’y reporter facilement par la suite.
  • Inclure ce mémo dans la documentation fournie aux nouvelles recrues pour leur présenter le fonctionnement de votre espace de travail.
  • Permettre aux administrateurs et personnes gérant votre espace Slack de modifier ce mémo pour compléter les directives et ajouter d’autres préfixes.

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Gérer les canaux existants

Le travail ne cesse d’évoluer, les priorités changent : un projet peut changer de nom, il peut être repoussé à un autre jour ou tout simplement annulé. Pour que l’ensemble de vos canaux reste organisé, voici ce que vous pouvez faire :

Conseil : les fils de discussion ont une double fonction. Ils vous permettent de répondre directement à un message sur un canal, mais aussi à organiser les réponses, les images et les autres fichiers dans une conversation unique. Ainsi, les membres d’un canal peuvent prendre part simultanément à plusieurs conversations sans déranger les autres.

 

Et ensuite ?

Dans l’environnement Slack, le travail passe avant tout par les canaux. Si vos noms sont choisis de façon adéquate et cohérente, votre espace de travail restera plus facilement organisé. Voici quelques conseils supplémentaires à garder à l’esprit lorsque votre espace de travail s’agrandit :